最近更新于 2026年11月6日
其他来源的规则和数据已于 2026年11月6日 核对。这些内容会变动，请在依据其操作前向原始来源确认。
以下为一般性信息，不构成税务或法律建议。具体规则因国家和个人情况而异，凡涉及税务或法律后果的内容，请向您的会计师确认。
给客户开发票，先谈定价格和付款条款，再开出一份单据，写明唯一编号、双方信息、开票日期、工作内容说明、金额和增值税（如适用）、到期日以及付款方式。把它以 PDF 发给真正负责付款的人，然后跟进到款项收到为止。
发票有两个作用。一是请求付款；二是对已登记增值税的企业来说，它还是一份税务凭证，客户可以凭它抵扣增值税。税务这一层决定了发票上必须写什么。收款这一层则要靠您自己做好，因为增值税规则并不要求写到期日或银行账户。
发票必须包含哪些内容？
欧盟增值税发票必须包含增值税指令第 226 条列出的各项内容。下表按填写顺序排列，并注明条款中的序号，以及每一项最常见的错误。
| 内容 | 第 226 条序号 | 常见错误 |
|---|---|---|
| 开票日期 | (1) | 为了凑某个期间而倒填日期 |
| 唯一标识该发票的连续编号 | (2) | 按客户分别编号，或重复使用编号。参见如何给发票编号 |
| 您的全称、地址和增值税号 | (3)、(5) | 只写了商号，没有写法定名称 |
| 客户的全称和地址 | (5) | 写了联系人姓名，而不是公司名称 |
| 客户的增值税号，适用于由客户自行申报增值税或从另一欧盟国家购买货物的情形 | (4) | 反向征收发票上漏写 |
| 货物的数量和性质，或服务的范围和性质 | (6) | 只写“已提供服务” |
| 供应日期（与开票日期不同时） | (7) | 工作上个月就完成了，却没有写 |
| 按增值税税率分列的净额、不含税单价、折扣 | (8) | 折扣藏在价格里 |
| 增值税税率和增值税金额 | (9)、(10) | 对混合明细行统一套用一个税率 |
| 不收增值税的原因：免税依据，或“Reverse charge”字样 | (11)、(11a) | 税额为零，却没有任何说明 |
这份清单是增值税法的要求。到期日和您的收款信息不在其中，但您无论如何都需要它们。没有这些内容的发票可以完全有效，却依然收不到钱。
有几种情况，清单会有所不同：
- 在英国， HMRC 的增值税指南在 16.3.1 段给出了非常相近的清单，并且要求写明供应时间，即税点（tax point）。
- 如果您没有增值税登记， 就不收增值税，也不开具增值税发票。GOV.UK 对普通发票的清单仍然要求写明唯一编号、双方信息、清楚的说明、供应日期、开票日期和金额。
- 对于小额交易， 欧盟国家必须允许开具金额不超过 €100 的简化发票（第 220a 条，部分跨境销售除外）。英国在客户同意的前提下，允许开具不超过 £250 的简化发票（HMRC 指南 16.6.1 段）。
- 您所在国家可能要求更多。 第 226 条只涉及增值税。公司法或税法可能增加其他内容，例如注册号，所以请向会计师问清楚一次，然后把答案固定进您的模板。
每个字段的详细解释见增值税发票模板字段详解。
如何给客户开发票，分步说明
- 先谈定价格和条款。 把范围、价格和付款期限写进报价，或写进客户已回复确认的邮件。让客户在发票上才第一次看到价格，是很糟糕的做法。
- 提前收集开票信息，不要等到要用时才问。 您需要法定名称、开票地址、增值税号（如有）、采购订单号，以及发票应当寄往的地址。聘用您的人往往不清楚这些，请他们去问清楚。
- 选定开票时机。 可以是完工时、收定金时、按阶段，或按月。后文的表格可以帮您选择。
- 把明细写得让陌生人也能批准。 财务部门里从没见过您的人，会放行“店面招牌，2.4 米，4 月 10 日安装”。而“标牌”只会招来询问。
- 算出每一行的税额。 境内销售通常适用您所在国家的税率。涉及跨境的，请先阅读如何向欧盟客户开发票或如何向国际客户开发票。
- 确定日期。 开票日期就是今天。到期日要写成一个具体日期，按您的付款条款算出来，因为“2026 年 4 月 28 日”比“net 14”更不容易引起争议。
- 写明如何付款。 给出账户名称、IBAN 和 BIC，并请客户把发票编号作为付款备注，这样款项到账时您可以对上账。
- 开具，然后不要再动它。 开具时才会分配编号，发票也随之定稿。之后发现的错误，应通过贷项通知单处理，或者作废后重开，绝不能悄悄修改。
- 发到正确的邮箱。 把 PDF 邮件发给财务邮箱并抄送您的联系人，用一封简短的邮件，在开头几行就写明编号、金额和到期日。同时确认只发 PDF 是否足够，因为有些国家现在要求使用结构化电子发票。比利时自 2026 年 1 月 1 日起，已在需缴增值税的企业之间实行这一要求。
- 记录付款，或者去催款。 记下到期日。如果款项在到期日次日仍未到账，就启动您的提醒流程。
一份完整的发票示例
下面是一个虚构的示例：一家招牌制作公司给一家咖啡馆开具新店面招牌的发票，为便于说明，增值税按 20% 计算。
| 字段 | 本张发票上的内容 |
|---|---|
| 发票编号 | INV-2026-0042 |
| 开票日期 | 2026 年 4 月 14 日 |
| 供应日期 | 2026 年 4 月 10 日 |
| 到期日 | 2026 年 4 月 28 日 |
| 客户的订单号 | PO 5518 |
| 开票方 | Harbour Signs Ltd，4 Quay Street。增值税号 XX123456789 |
| 收票方 | Corner Café Ltd，18 Mill Road。增值税号 XX987654321 |
| 付款方式 | 银行转账至 Harbour Signs Ltd，IBAN XX00 0000 0000 0000。付款备注 INV-2026-0042 |
| 说明 | 数量 | 单价 | 增值税 | 净额 |
|---|---|---|---|---|
| 招牌设计，小时 | 6 | €65.00 | 20% | €390.00 |
| 铝制店面招牌，2.4 米 | 1 | €1,250.00 | 20% | €1,250.00 |
| 安装，4 月 10 日 | 1 | €280.00 | 20% | €280.00 |
| 净额合计 | €1,920.00 | |||
| 20% 增值税 | €384.00 | |||
| 应付总额 | €2,304.00 |
这张发票上有三处选择是有意为之。供应日期之所以出现，是因为它与开票日期不同；如果您在完工当天开票，一个日期就同时起到两个作用。设计工作显示了小时数和费率，因为 HMRC 把小时费率视为服务的单价（16.3.2 段），而招牌则是按整价计算的单件商品。客户的订单号也写在上面，因为有些财务团队没有它就不会放款。
什么时候应该发送发票？
约定的开票时机一到，就应当发送发票，因为付款期限通常从开票日期，或从客户收到发票之日起算。
| 您的工作方式 | 何时开票 | 延伸阅读 |
|---|---|---|
| 一次性工作 | 完工或交付当天 | |
| 有定金的较大工作 | 客户接受时，以及完工时 | 定金与尾款 |
| 长期项目 | 在事先约定的各阶段 | 按进度开票 |
| 常规服务 | 每月同一天 | 月度服务费 |
| 按小时计费的工作 | 月底，或每个约定阶段 | 把工时变成发票 |
增值税规则划定了最晚期限。在英国，您通常要在税点后 30 天内开具增值税发票（HMRC 指南 16.2.3 段）。在欧盟，适用反向征收的跨境服务必须在次月 15 日前开票（第 222 条），其他供应的期限则由各国自行规定。
发票没有约定到期日会怎样？
对欧盟（《迟延付款指令》第 3 条）和英国（GOV.UK）的企业客户来说，没有约定付款日期的发票，在客户收到发票 30 天后视为逾期；如果交付晚于收票，则在交付 30 天后视为逾期。
所以，如果您想要 14 天，就要在开工前约定好 14 天。第一次把它印在发票上，不如把它写进客户已接受的报价里有力。企业之间约定的期限最长可到 60 天，只有明确约定且公平的情况下才可以更长。
为什么发票会被退回？
发票被退回，通常是因为财务部门无法把它与某项已批准的事项对应起来。点击发送之前，请检查下面这些：
- 法人主体错误。 合同是与控股公司签的，发票上写的却是门店。
- 没有采购订单号， 而客户的系统没有订单号就不接收发票。
- 说明让人无法批准。 付款的人没有参加过那次会议。
- 总额与报价不一致， 又没有任何一行说明原因。
- 增值税号缺失或有误， 这可能导致客户无法抵扣增值税。
- 发错了邮箱。 您的联系人在休假，发票也跟着休假了。
在 ERPFlow 中给客户开发票
在 ERPFlow 中，发票从针对某个客户记录的草稿开始。您添加明细行，选择一项服务或产品来自动填入说明和价格，可选择加上折扣，并为每一行设置税率。到期日默认是开票日期后 14 天，您可以修改。您的法定名称、增值税号、地址和银行账户信息取自 设置 > 业务信息。
开具 会给发票分配编号，例如 INV-2026-0042，并将其定稿。通过邮件发送 会以 19 种语言之一发送 PDF，并记录发送情况。之后，记录付款 可以跟踪全额或部分付款，已逾期 筛选器显示哪些已经逾期，发送付款提醒 则发出一封提醒邮件，一次针对一张发票。
有几点限制需要了解。ERPFlow 没有单独的供应日期字段，所以当该日期与开票日期不同时，请把它写在明细行说明或 备注 里。ERPFlow 没有在线银行卡支付。它不会在 VIES 中核对增值税号，也不会根据客户所在国家自动选择税率。电子发票可导出为 Peppol BIS Billing 3.0 XML，由您交给自己的电子发票服务商，ERPFlow 本身不会通过 Peppol 网络发送电子发票。