最近更新于 2026年11月6日
自由职业者的工时记录与开票流程只需要一份记录、一次每周检查和一个开票日。每段工作当天就写下来，每周五用十五分钟检查记录，每月在固定的日期把每位客户的工时开成一张发票。
工时多半丢在做完工作到写下来之间，所以这套习惯比您选什么工具更重要。
自由职业者在开始记录工时之前应该约定什么？
自由职业者应在记录第一个小时之前，约定小时费率、计费单位、哪些算可收费，以及开票日期。把它们写进报价或确认这项工作的邮件里，因为客户已经书面看过的规则，事后很难争辩。您可以复制下面这段并改成自己的数字：
时间按每小时 €75.00 加增值税收费，以 15 分钟为单位记录，于每月最后一个工作日开票。差旅按半价收费。付款期限为发票日期后 14 天。
如果您拿不准，其中每一项都有各自的指南：计费单位、差旅时间如何计费和付款条款。
一份简单的自由职业者工时记录是什么样的？
自由职业者的工时记录需要六列，用表格就完全够用。下面这些条目是虚构的：
| 日期 | 客户 | 任务 | 小时数 | 是否可收费 | 发票 |
|---|---|---|---|---|---|
| 4月3日 | Harbour Foods | 产品页面，初稿 | 3.25 | 是 | INV-2026-0031 |
| 4月3日 | Harbour Foods | 与营销负责人通话 | 0.5 | 是 | INV-2026-0031 |
| 4月6日 | Fell Cycles | 首页改写 | 2.0 | 是 | |
| 4月7日 | 自己的行政 | 记账 | 1.0 | 否 | 不适用 |
发票这一列作用最大。空白表示这些工时还没有开票，所以筛选出空白就能看到您尚未开票的工作，并避免任何内容被重复计费。
自己的行政事务也要记，尽管没有人为此付钱。几个月之后，它会告诉您真正能拿出来卖的工时有多少，而您的费率正取决于这个数字。
每周和每月的习惯是什么？
这套习惯有三个固定步骤，人们最爱跳过的是周五那一步。
| 何时 | 大约多久 | 做什么 |
|---|---|---|
| 当天 | 2 分钟 | 写下做了什么、为谁做、用了多长时间 |
| 周五 | 15 分钟 | 对照日历、已发邮件和修改过的文件检查记录，补上缺口 |
| 开票日 | 每位客户 10 分钟 | 按客户筛选，汇总可收费工时，开具发票，把发票编号写进记录 |
周五能抓回最多的钱。周五您还记得周二那个与客户的计划外电话。到月底就记不得了，凭记忆重建出来的工时往往偏少。
到期日过去之后，还需要一个习惯：在固定的日子催款，使用您事先写好的提醒序列。
算例：一个月的工时开成一张发票
下面是一个虚构的例子。一位自由文案撰稿人每小时收费 €75，差旅按半价，另加 20% 增值税。这是某位客户 4 月份的可收费工时。
| 明细 | 小时数 | 费率 | 不含税金额 |
|---|---|---|---|
| 文案撰写，产品页面 | 18.5 | €75.00 | €1,387.50 |
| 电话和修改 | 3.25 | €75.00 | €243.75 |
| 前往客户办公室的差旅，半价 | 2.0 | €37.50 | €75.00 |
| 不含税合计 | 23.75 | €1,706.25 | |
| 20% 增值税 | €341.25 | ||
| 应付总额 | €2,047.50 |
开具之前，核对 23.75 是否与记录中该客户该月的可收费合计一致。如果不一致，说明漏了一行，或者混进了别的月份的一行。每一行都要写得让客户不必再问：
Copywriting, product pages, 1 to 30 April: 18.5 hours at €75.00（文案撰写，产品页面，4月1日至30日：18.5 小时，每小时 €75.00）
如果您没有注册增值税，增值税一行就去掉，总额为 €1,706.25。自由职业者如何给客户开发票指南介绍了发票上还要写什么，把计费工时开成发票则进一步讲了汇总行或明细行的取舍。
自由职业者应该为固定价格的工作记录工时吗？
自由职业者也应该为固定价格的工作记录工时，因为没有别的办法能看出这项工作折合每小时赚多少。设想一个虚构的 €2,400 网站改写项目，用了 44 小时。折算下来是每小时 €54.55，而您的费率是 €75，按 €75 计算，同样的工时本该是 €3,300。
客户永远看不到这些工时。您会在下一次报价时用到它们，或者在对照预算工时与实际工时时，看出您总是对哪类工作定价偏低。
在 ERPFlow 中记录工时并开票
ERPFlow 目前没有计时器或工时表。工时记录功能，包括把记录的工时转换为发票，将在后续推出，详见路线图。目前您的记录仍保存在表格或计时应用里，而发票以及之后的一切由 ERPFlow 处理。
- 费率： 建一个服务，单位设为小时，并填上您的小时单价。在发票上选择该服务，并按记录填入数量，例如 18.5。您可以改写该行的描述。
- 发送： 开具时，发票获得编号并成为最终版本。它以 PDF 通过邮件发出，可选 19 种语言。
- 收款： 每笔付款到账时记录下来，包括部分付款。发票列表可以筛选“已逾期”，发送付款提醒会在您选择时给已逾期的发票发邮件。没有任何内容按计划自动发送，ERPFlow 本身也不收款。
- 客户旁边的工时： 关联到客户的项目包含手工填写已用时间的卡片，这些时间按项目和按客户累加。每张卡片只有一个数字，没有日期，也不会变成发票明细行，所以它不能取代带日期的记录。
Free 套餐有一名成员，每月允许 5 张发票，服务 5 项，项目卡片合计 10 张，请对照您自己的客户清单核对这些限制。