预算工时与实际工时：如何跟踪固定费用的设计项目

要在固定费用的设计项目上对比预算工时和实际工时，请在开工前把费用换算成每个阶段的工时预算，按这些阶段记录时间，并每周对比已用工时与每个阶段的完成比例。两者之间的差距就是预警，此时还来得及采取行动。

怎样把固定费用换算成工时预算？

把固定费用换算成工时预算的做法是：把费用扣除外部成本后，除以您的平均对外收费费率，再留出一部分工时作为备用。下面是一个虚构的例子：一家设计工作室约定固定费用 €24,000，没有外部成本，团队平均费率为 €80/小时。

€24,000 ÷ €80 = 300 小时。工作室留出 10%，也就是 30 小时作为备用，其余 270 小时分配到各阶段。

对外收费费率中已经包含了您的利润，所以做满 300 小时就能实现计划的利润；第 301 小时开始，就在侵蚀利润。如果您的阶段划分遵循 RIBA 工作计划，RIBA 阶段费用那篇指南讲了怎么拆分，同样的方法也适用于按固定费用工作的营销代理和咨询顾问。

每周应该对比什么？

对比已用工时与每个阶段实际完成的比例。光看已用工时，只能知道花了多少，说明不了进展到了哪里。

下面是同一个虚构项目在第 10 周的情况：

应得工时是预算乘以完成比例。偏差是应得工时减去实际工时，所以负数表示您用掉的工时超过了进展所对应的数量。

深化设计这一行最容易误导。80 小时里用了 74 小时，看上去还有 6 小时的余量，但它只完成了 75%，实际上落后了 14 小时。请向负责该阶段的人询问完成比例，并请他按剩余工作量来判断，因为按已花工时判断会显得好看。

怎样预测项目完工时的工时？

预测完工有两种方式，真实情况通常介于两者之间。

最好情形仍在 300 小时之内，备用还剩 5 小时。按趋势则超出整笔费用 22 小时，按 €80/小时算，就是 €1,760 没人付钱的时间。第 10 周正是还值得知道这一点的时候，因为还有 141 个预算小时的工作没有做。

实际工时超前于预算时，该怎么办？

先找原因，因为每种原因的处理方式不同。

如果是客户造成的变更，请在开工前发出这封邮件：

您在 3 月 12 日要求的布局改动超出了约定的需求范围，大约需要 16 小时，按每小时 €80 计，为 €1,280，另加增值税。请通过邮件确认，我们会把它作为单独的阶段加入。

项目结束时该做什么？

项目结束时，把每个阶段的最终工时写在预算旁边，并保留这张表。做过几个项目之后，您手里就有了比任何经验法则都更好的东西：您会知道自己的方案设计阶段要 70 小时，而不是 60 小时。

有了这些数字，下一次的固定费用才能放心报价。一次性总价与按小时计费和根据自己过往工时撰写费用方案两篇指南接着讲这件事。

在 ERPFlow 中跟踪固定费用的项目

ERPFlow 没有项目预算、项目费率、按项目的成本核算或盈利分析，所以它不能显示偏差，也不会对超支发出提醒。ERPFlow 目前没有计时器，也没有工时表。工时记录功能，包括把记录的工时转换为发票，将在后续推出。

目前可以这样做：

• 项目： 为这项工作建一块项目看板，关联到客户，每个阶段一张卡片。把预算写进标题，例如“方案设计（预算 60 小时）”。
• 工时： 填入每张卡片的已用时间。看板列表显示该项目的合计。不按员工拆分，时间也没有日期。
• 对比： 偏差表放在电子表格里。卡片的 CSV 导出给出每张卡片以整分钟计的已用时间（Time Spent 列）和项目名称，不必重新录入。
• 费用： 把固定费用放进报价，并在每个阶段转换为发票。每次转换都会生成整份报价的新草稿，您再把它改成该阶段应占的份额。在关联单据下把发票关联到项目。