最近更新于 2026年11月6日
以下为一般性信息，不构成税务或法律建议。具体规则因国家和个人情况而异，凡涉及税务或法律后果的内容，请向您的会计师确认。
给专业服务开发票，要按委托书中的条款计费，并把工作描述得让客户不必打电话就能批准：涵盖的期间、做了什么、小时数和费率或固定费用，支出和代垫款项各占一行，然后是增值税、总额和到期日。
客户能数清送到的一托盘货，却数不清一条建议，所以必须由发票把它呈现出来。这正是咨询公司、律师事务所、会计师或广告代理的账单与普通账单的区别。一般步骤见如何给客户开发票。
每种收费方式应当怎样开票？
每种收费方式的开票，都应让明细行重复委托书中的承诺，措辞尽量与之相同。
| 收费方式 | 这一行写什么 | 何时发送 | 延伸阅读 |
|---|---|---|---|
| 按小时 | 谁或哪个角色、期间、小时数、费率 | 每月，或在约定阶段 | 把工时变成发票 |
| 固定费用 | 交付成果，并引用约定的费用 | 在委托书约定的阶段 | 一次性总价与按小时计费 |
| 预付费用 | 涵盖的月份和约定的范围 | 每月同一天，通常提前开票 | 月度服务费 |
| 阶段或里程碑 | 阶段名称、金额、累计总额 | 达到该阶段时 | 按进度开票 |
| 设上限的按小时计费 | 同按小时，另加已用和剩余的上限 | 每月 | 按小时与预付费用的比较 |
如果您还没有把收费方式写下来，先解决这个问题，再去改发票。委托书中的费用部分说明了应包含哪些内容。
专业服务发票应包含多详细的内容？
专业服务发票需要足够的细节来识别服务及其范围，这同时也是法律的要求。欧盟增值税指令第 226(6) 条要求写明“所提供服务的范围和性质”。HMRC 的增值税指南要求有足以识别服务的说明，并指出服务的单价可以是小时费率，也可以是标准服务的价格。
| 过于笼统 | 足够清楚 |
|---|---|
| 咨询服务 | 供应链评审，第 2 阶段：实地走访和报告，2026 年 3 月 2 日至 27 日 |
| 法律工作 | 租约续签，12 Mill Road：谈判和起草，12.5 小时，每小时 €140 |
| 月费 | 记账和增值税申报准备，2026 年 3 月，固定月费 |
要注意保密。发票会经过财务团队，他们没有必要知道某次解雇或某场纠纷。对于敏感的工作，明细行保持中性（“劳动用工咨询，2026 年 3 月，6 小时”），详细说明另行发给您的联系人。
完整示例：费用、小时数、一笔支出和一笔代垫款项
下面是一个虚构的示例：一家小型咨询公司为一位客户开具 3 月的账单，为便于说明，增值税按 20% 计算。
| 明细行 | 数量 | 费率 | 净额 | 20% 增值税 |
|---|---|---|---|---|
| 第 1 阶段调研，按 3 月 3 日委托书的固定费用 | 1 | €3,000.00 | €3,000.00 | €600.00 |
| 高级顾问，3 月 2 日至 27 日 | 12.5 小时 | €140.00 | €1,750.00 | €350.00 |
| 顾问，3 月 2 日至 27 日 | 20 小时 | €95.00 | €1,900.00 | €380.00 |
| 前往客户现场的火车票，按成本转收 | 1 | €85.00 | €85.00 | €17.00 |
| 小计 | €6,735.00 | €1,347.00 | ||
| 代客户支付的土地登记查询费（代垫款项） | 1 | €120.00 | €120.00 | 无 |
| 应付总额 | €8,202.00 |
总额是 €6,735 加 €1,347 增值税，再加 €120 代垫款项。
最后两行是事务所最容易出错的地方。您的火车票是您履行自己工作的成本，所以属于您价格的一部分，要加收增值税，无论您在发票上怎么称呼它。HMRC 指出，按其条件，顾问自己的差旅、电话和邮寄费用通常不能算作代垫款项（上述指南的 25.1 段，以及其关于成本与代垫款项的指南）。
真正的代垫款项则不同。您是以客户代理人的身份付款，客户收到并使用了所购买的东西，您按原金额转收。欧盟的依据是增值税指令第 79(c) 条，该条还要求有实际金额的证明，并禁止您抵扣其中产生的增值税。可报销代垫费用与代垫款项的增值税逐项讲了判断标准。
专业服务应该多久开一次票？
对于按时间计费的专业服务，每月开票是最稳妥的默认做法，因为针对近期工作的短账单会被认真读完并付款，而五个月的账单只会被拿来讨价还价。这样一来，出了问题也是在一个月的费用之后暴露，而不是五个月之后。
无论选择什么节奏，每张发票都要写明期间。第 226(7) 条要求在供应日期不同于开票日期时写明供应日期，而“2026 年 3 月 1 日至 31 日”可以同时回答这个要求和客户的第一个问题。
您已经完成却尚未开票的工作，相当于您借出去的钱。在制品（WIP）报告能显示这笔钱有多少。如果您在开工前预收款项，开票方法见定金与尾款发票；如果您代管客户资金，则应首先遵守监管机构的规定。
如何显示折扣或减记的工时？
减记的工时应当以明显的折扣形式显示，而不是悄悄少计几个小时，这样客户既看得到工作量，也看得到您的让步。如果折扣没有包含在单价中，第 226(8) 条本来就要求单独列示。
下面是一个虚构的例子。一位顾问工作了 40 小时，每小时 €95，决定只收 34 小时的费用。
| 明细行 | 金额 |
|---|---|
| 顾问，3 月，40 小时，每小时 €95.00 | €3,800.00 |
| 折扣 15%，4 月 2 日与 J. Smith 商定 | −€570.00 |
| 净额 | €3,230.00 |
这 €3,230 正好是 34 小时乘以 €95，下个月讨论预算时，也是从真实数字开始。关于两者的区别，请参阅我们的减记与核销指南。
如何避免账单让客户感到意外？
要避免账单让客户感到意外，就要在客户打开之前告诉他账单里有什么。三行的附言就能起到大部分作用，更多版本见发票邮件模板：
附上 3 月的发票 INV-2026-0088：€8,202.00，4 月 14 日到期。其中包括按约定固定费用完成的评审第 1 阶段，以及按约定费率计算的 32.5 小时后续工作，在我们讨论过的 40 小时预估之内。按日期列出的小时数见附件摘要。
如果账单将超出预估，请先打电话。客户如果是从您这里听说超支的，往往愿意商量；如果是在发票上发现的，往往会提出异议。
在 ERPFlow 中给专业服务开发票
ERPFlow 没有计时器，也没有工时表。按小时计费的工作，是在发票上填写费率和数量来开票，通常借助一项保存了费率和税率的服务。工时记录功能，包括把记录的工时转换为发票，将在后续推出。
目前，请继续在您现有的地方记录时间，再把合计数输入发票。项目可以关联客户及其报价和发票，每张卡片都有一个已用时间字段，以小时和分钟输入，并按项目和按客户累加。这个合计不会变成发票明细行，也没有按人员统计的报告。
上面示例中的发票，按现有功能就能做出来。每一行都有自己的数量、价格、可选的折扣和税率，所以费用行可以带增值税，而代垫款项行不带。工时摘要可以放在发票的 附件 卡片里，但邮件只会附上发票 PDF，所以摘要需要您自己发送。预付费用可以用定期发票来处理，它按计划向客户开票，从不负责收款。
项目没有费率、预算、成本核算或盈利能力功能，ERPFlow 也没有在制品（WIP）报告。支出不会关联到客户或工作，所以转收费用就是您在发票上输入的一行。