如何把报价转换为发票

把报价转换为发票，要等客户接受报价之后，把约定的明细行和价格复制到一张新发票里，再补上只有发票才有的内容（自己的编号、开票日期和到期日），然后发送。发票软件会替您完成复制，所以两份单据不会出现不一致。

报价是一个要约。发票则是付款请求，在大多数国家还是一份税务单据。下面的大部分内容都源于这一区别。

报价和发票之间有什么不同？

明细行和价格会带过来。围绕它们的几乎所有内容都会变化。

客户信息这一行是人们最容易忽略的。报价可以发给“Bloom Studio 的 Maria”。发票则必须写明法律主体，否则财务团队会把它退回。

什么时候应该转换报价？

等约定的开票时机到来时再转换。这并不总是客户说“可以”的那一刻。

• 小型、快速的工作： 完工时开具全额发票。
• 较大的工作： 客户接受时开定金发票，完工时开余款发票。
• 长期项目： 在约定的阶段开票。我们关于按进度开票的指南讲了怎么设置这些阶段。

无论采用哪种方式，都要把各阶段写在报价本身上。当客户已经在签名上方看到“接受时支付 30%”，发定金发票就容易得多。

如何把报价转换为发票，分步说明

1. 确认客户已接受。 保留已签署的副本，或者表示同意的那封邮件。
2. 检查报价是否仍然有效。 如果已经过期，开票前先确认价格。
3. 复制明细行。 用软件的转换功能，而不是重新输入。
4. 补全客户信息。 法定名称、开票地址，以及增值税号（如有）。
5. 加上对方的参考号。 问一问发票上是否需要写采购订单号。许多大客户没有它就无法付款。
6. 设定日期。 开票日期用今天，到期日按约定的付款条款计算。
7. 核对税率。 增值税一般适用供应发生时有效的税率，而不是报价时的税率，所以在税率调整之前报价的工作，可能需要按新税率计算。
8. 开具并发送。 这一步会给发票分配编号，并使其定稿。

完整示例：一份报价，两张发票

下面是一个虚构的例子。一家装修公司报价 €4,800 加 20% 增值税，接受时支付 30%，完工时支付余款。

每次都要核对最后一行。如果发票加起来与报价不符，要么漏了一行，要么工作发生了变化而文件上还没有体现。定金适用增值税的方式因国家而异，定金与尾款发票指南对此有详细说明。

报价被接受之后工作发生变化怎么办？

不要动已接受的报价，把变更作为单独一行加到发票上。给它加上标签，免得别人再来询问，例如“追加项目：走廊重新布线，3 月 14 日邮件确认”。

如果变更很大，就为额外的工作发一份简短的新报价，并同样把它转换为发票。这只需几分钟，却意味着客户在账单上看到额外费用之前，就已经批准了它。

导致发票被退回的错误

• 重新输入的价格。 错一个数字，客户的财务团队就会停止付款。
• 没有采购订单号， 而客户需要它。
• 写了联系人的姓名，而不是公司名称。
• 过期的报价仍按旧价格开票， 而此时您的成本或对方的范围已经变动。
• 接受之后又编辑报价。 这样您就无法再证明当初约定了什么。

在 ERPFlow 中把报价转换为发票

在 ERPFlow 中，打开报价，选择 转换为发票，客户和明细行就会被复制到一张新的发票草稿里。草稿的日期是今天，到期日按报价的付款期限计算。报价保持原样，两份单据相互关联，所以各自都会在 关联单据 下显示对方。

• 要分阶段开票， 每个阶段转换一次。每次转换都会生成整份报价的一份新草稿，您在开具前把它改成该阶段对应的份额。
• 如果报价发给的是潜在客户， ERPFlow 会先请您把这个潜在客户转为客户，然后在同一步完成转换。
• 如果您先交付后开票， 先把报价转换为订单，再把订单转换为发票。订单在付费套餐中提供。
• 开具草稿时， 它会获得编号，例如 INV-2026-0042，并成为定稿。

在 ERPFlow 中，客户不能在线接受报价，也不能以电子方式签署。报价需要您自己标记为已接受，并且可以把已签署的副本附在上面。