전문 서비스 송장 발행 방법

전문 서비스 송장을 발행하려면 업무 위임 계약서의 조건대로 청구하고, 고객이 전화하지 않고도 승인할 수 있도록 작업을 설명하세요. 대상 기간, 수행한 일, 시간과 단가 또는 고정 요금을 적고, 실비와 대납금은 별도 줄로 나눈 다음 VAT, 총액, 지불 기한을 적습니다.

고객은 납품된 팔레트는 셀 수 있지만 조언은 셀 수 없으므로, 송장이 이를 보여 줘야 합니다. 컨설팅 회사, 법률 사무소, 회계 사무소, 에이전시의 청구가 일반 송장과 다른 점이 여기에 있습니다. 일반적인 순서는 고객에게 송장 발행하는 방법에 있습니다.

보수 방식별로 송장은 어떻게 발행하나요?

각 보수 방식에 맞춰, 송장 항목이 업무 위임 계약서에서 약속한 내용을 가능하면 같은 표현으로 반복하도록 발행하세요.

보수 기준을 문서로 정리해 두지 않았다면, 송장을 손보기 전에 그것부터 정리하세요. 업무 위임 계약서의 보수 조항에서 포함할 내용을 볼 수 있습니다.

전문 서비스 송장에는 얼마나 자세히 적어야 하나요?

전문 서비스 송장에는 서비스와 그 범위를 식별할 수 있을 만큼의 상세 내용이 필요하며, 법이 요구하는 것도 같은 내용입니다. EU VAT 지침 제226조 (6)은 "제공한 용역의 범위와 종류"를 요구합니다. HMRC의 VAT 안내서는 용역을 식별하기에 충분한 설명을 요구하며, 용역의 단가는 시간당 단가이거나 표준 용역의 가격일 수 있다고 설명합니다.

기밀 유지도 염두에 두세요. 송장은 경리 부서를 거치는데, 이들이 해고나 분쟁에 대해 알 필요는 없습니다. 민감한 업무라면 항목을 중립적으로 적고("고용 자문, 2026년 3월, 6시간") 자세한 설명은 담당자에게 따로 보내세요.

작성 예시: 수수료, 시간, 실비, 대납금

다음은 가상의 예시입니다. 소규모 컨설팅 회사가 3월분을 청구하며, 설명을 위해 VAT 20%를 적용했습니다.

총액은 €6,735에 VAT €1,347을 더하고, 대납금 €120을 더한 금액입니다.

마지막 두 줄에서 많은 회사가 실수합니다. 기차 요금은 본인 업무를 하는 데 드는 비용이므로 가격의 일부이며, 송장에 뭐라고 적든 VAT가 붙습니다. HMRC는 자문 제공자 본인의 출장, 전화, 우편 비용은 대개 조건을 충족하지 못해 대납금으로 볼 수 없다고 설명합니다(위 안내서 25.1항, 그리고 비용과 대납금의 고객 전가에 관한 안내).

진정한 대납금은 다릅니다. 고객의 대리인으로서 대금을 지급했고, 구매한 것을 고객이 받아 사용했으며, 정확한 금액을 그대로 전달하는 경우입니다. EU의 근거는 VAT 지침 제79조 (c)이며, 이는 실제 금액의 증빙도 요구하고 그 금액에 부과된 VAT를 공제하지 못하도록 합니다. 청구 가능한 실비와 대납금의 VAT에서 판단 기준을 하나씩 살펴봅니다.

전문 서비스는 얼마나 자주 청구해야 하나요?

시간 기준으로 청구하는 전문 서비스에는 매월 청구가 가장 안전한 기본값입니다. 최근 작업에 대한 짧은 청구는 읽히고 결제되지만, 다섯 달 치 청구는 협상 대상이 되기 때문입니다. 또한 문제가 생겨도 다섯 달 치가 아니라 한 달 치 수수료 단계에서 드러납니다.

주기를 무엇으로 하든 모든 송장에 기간을 적으세요. 제226조 (7)은 공급일이 발행일과 다를 때 공급일을 요구하는데, "2026년 3월 1일~31일"이라고 쓰면 그 요건과 고객의 첫 질문에 한꺼번에 답하게 됩니다.

작업은 했지만 아직 청구하지 않은 금액은 고객에게 빌려준 돈입니다. WIP 보고서로 그 규모를 파악할 수 있습니다. 시작 전에 선수금을 받는다면 청구 방법은 선금과 잔금 송장을 보세요. 고객의 돈을 보관한다면 감독 기관의 규정이 우선합니다.

할인이나 감액한 시간은 어떻게 표시하나요?

감액한 시간은 조용히 적은 시간만 청구하지 말고 눈에 보이는 할인으로 표시하세요. 그러면 고객이 작업량과 양보한 부분을 모두 볼 수 있습니다. 제226조 (8)도 할인이 단가에 이미 반영되어 있지 않다면 별도로 표시하도록 요구합니다.

다음은 가상의 예시입니다. 컨설턴트가 시간당 €95로 40시간을 일했지만 34시간만 청구하기로 했습니다.

€3,230은 정확히 시간당 €95로 34시간에 해당하며, 다음 달 예산 논의도 실제 숫자에서 출발합니다. 둘의 차이는 청구액 감액과 대손 처리 가이드에서 설명합니다.

청구 내용이 고객을 놀라게 하지 않으려면 어떻게 하나요?

고객이 송장을 열기 전에 그 안에 무엇이 있는지 알려 주면 놀라지 않습니다. 세 줄짜리 안내 메모만으로 대부분 해결되며, 송장 이메일 양식에 더 많은 예시가 있습니다.

3월분 송장 INV-2026-0088을 첨부합니다. 금액은 €8,202.00이며 지불 기한은 4월 14일입니다. 합의한 고정 요금의 검토 1단계와, 합의한 단가로 계산한 후속 작업 32.5시간이 포함되어 있고, 앞서 논의한 40시간 견적 범위 안입니다. 날짜별 시간은 첨부한 요약에 있습니다.

청구액이 견적을 넘을 것 같다면 먼저 전화하세요. 초과 사실을 공급자에게서 직접 들은 고객은 대개 논의하려 하고, 송장에서 처음 발견한 고객은 대개 이의를 제기합니다.

ERPFlow에서 전문 서비스 송장 발행하기

ERPFlow에는 타이머도 근무 시간표도 없습니다. 시간 단위 작업은 송장에 단가와 수량을 입력해 청구하며, 보통 단가와 세금을 담아 둔 서비스에서 가져옵니다. 추적한 시간을 송장으로 전환하는 것을 포함한 시간 추적은 준비 중입니다.

지금은 시간 기록을 쓰던 곳에 그대로 두고 합계를 직접 입력하세요. 프로젝트는 고객과 그 견적서, 송장에 연결할 수 있고, 각 카드에는 시간과 분으로 입력하는 소요 시간 필드가 있어 프로젝트별, 고객별로 합산됩니다. 이 합계가 송장 항목이 되지는 않으며, 담당자별 보고서도 없습니다.

위 예시의 송장은 그대로 작성할 수 있습니다. 각 항목에는 수량, 가격, 선택 사항인 할인, 세율이 따로 있어서 수수료 줄에는 VAT를 붙이고 대납금 줄에는 붙이지 않을 수 있습니다. 시간 요약은 송장의 첨부파일 카드에 올릴 수 있지만, 이메일로는 송장 PDF만 발송되므로 요약은 직접 보내야 합니다. 월정액 선금은 정기 송장으로 운영할 수 있으며, 정해진 일정에 고객에게 청구만 할 뿐 돈을 수금하지는 않습니다.

프로젝트에는 단가, 예산, 원가 계산, 수익성 기능이 없고, ERPFlow에는 WIP 보고서도 없습니다. 지출은 고객이나 작업에 연결되지 않으므로 재청구는 송장에 직접 입력하는 항목입니다.