최종 업데이트 2026년 11월 6일
일반적인 정보이며 세무 또는 법률 자문이 아닙니다. 규정은 국가와 상황에 따라 다르므로, 세금이나 법적 효력이 걸린 내용은 세무사에게 확인하세요.
고객이 바로 처리할 수 있는 송장 이메일은 첫 두 줄에 송장 번호, 금액, 지불 기한, 결제 방법의 네 가지를 담습니다. 송장은 PDF로 첨부하고 파일 이름을 명확하게 정하며, 결제를 승인하는 사람에게 보내고, 6주 뒤에도 검색으로 찾을 수 있는 제목을 쓰세요.
이메일을 읽는 사람은 공급자를 전혀 모를 수도 있습니다. 그동안 이야기를 나눈 담당자가 아니라 그 사람을 위해 쓰세요.
송장 이메일 제목에는 무엇을 써야 하나요?
송장 이메일 제목에는 "송장"이라는 단어, 번호, 사업체 이름을 쓰고 공간이 되면 금액과 지불 기한도 쓰세요. 결제 처리일이 돌아왔을 때 사람들이 검색하는 내용이 바로 이것이기 때문입니다.
| 약한 제목 | 더 나은 제목 | 이유 |
|---|---|---|
| 송장 | Harbour Signs 송장 INV-2026-0042: €2,304.00, 4월 28일까지 | 검색이 되고, 열지 않아도 첫 질문에 답함 |
| 송장 첨부 | 송장 INV-2026-0042, PO 5518, Harbour Signs | 경리 부서는 주문 번호로 대조하는 경우가 많음 |
| 3월 | 3월 월정액 선금: Harbour Signs 송장 INV-2026-0061 | "3월"만으로는 검색에 나오지 않음 |
일반 송장 이메일 양식
일반 송장 이메일은 공급자를 이미 아는 고객에게 보내는 일상적인 송장에 쓸 수 있습니다. 대괄호 안의 내용을 바꿔 쓰세요.
제목: [사업체 이름] 송장 [번호]: [금액], [지불 기한]까지
안녕하세요, [이름] 님.
[내용]에 대한 송장 [번호]을 첨부합니다. VAT 포함 총액은 [금액]이며 지불 기한은 [지불 기한]입니다.
계좌 이체로 [계좌 명의], IBAN [IBAN] 계좌에 결제해 주시고, 참조에 [번호]를 기재해 주세요.
예상과 다른 부분이 있으면 이 이메일에 회신해 주세요. 바로 확인하겠습니다.
감사합니다. [작성자 이름]
문의를 환영한다는 줄은 보기보다 중요합니다. 오늘 제기된 문제는 하루를 잃게 하지만, 지불 기한에 제기된 같은 문제는 지불 조건 전체를 잃게 하고 처음부터 다시 시작해야 합니다.
새 고객에게 보내는 첫 송장 이메일
첫 송장 이메일에는 서류 확인도 함께 담아야 합니다. 잘못된 주소나 빠진 공급업체 등록이 이때 드러나기 때문입니다.
제목: [사업체 이름] 첫 송장: [번호], [금액], [지불 기한]까지
안녕하세요, [이름] 님.
첫 송장 [번호]을 보내드립니다. [내용]에 대한 금액으로 VAT 포함 [금액]이며 지불 기한은 [지불 기한]입니다. 결제 정보는 PDF에 있습니다.
두 가지만 확인해 주실 수 있을까요? 송장을 받을 주소가 맞는지, 그리고 구매 주문 번호나 공급업체 양식처럼 결제에 필요한 다른 사항이 없는지입니다. 다른 담당자에게 가야 한다면 알려 주세요. 바로 전달하겠습니다.
감사합니다. [작성자 이름]
구매 주문서가 있는 경리 부서 주소로 보내는 이메일
경리 부서 주소로 보내는 이메일은 구매 주문 번호를 맨 앞에 써야 합니다. 읽는 사람이 이 번호로 대조하며, 담당자의 프로젝트를 알지 못하기 때문입니다.
제목: 송장 [번호], PO [주문 번호], [사업체 이름], [금액]
안녕하세요.
[담당자 이름] 님이 발행한 구매 주문서 [주문 번호]에 대한 송장 [번호]을 첨부합니다.
금액: VAT 포함 [금액]. 지불 기한: [지불 기한]. 공급자 정보와 은행 계좌는 송장에 있습니다.
처리에 필요한 다른 자료가 있으면 알려 주세요.
감사합니다. [작성자 이름]
담당자를 참조에 넣어서 송장이 도착했음을 알리고 승인할 수 있게 하세요. 고객이 포털로 송장을 받겠다고 하면 포털을 이용하세요. 이메일로 보낸 사본은 무시될 수 있습니다.
선금 송장 이메일
선금 송장 이메일에는 결제하면 무엇이 시작되는지 밝혀야 합니다. 결제가 무엇을 시작시키는지 알면 서둘러 결제할 이유가 생기기 때문입니다. 청구 방법은 선금과 잔금 송장 가이드에서 다룹니다.
제목: 선금 송장 [번호]: [작업] 확정을 위한 [금액]
안녕하세요, [이름] 님.
견적을 수락해 주셔서 감사합니다. 선금 [비율]%에 대한 송장 [번호]을 첨부합니다. VAT 포함 [금액]이며 지불 기한은 [지불 기한]입니다.
결제가 확인되면 [작업 시작 일정]을 확정하겠습니다. 잔금 [잔금]은 견적서에 정한 대로 작업 완료 후 청구합니다.
감사합니다. [작성자 이름]
월간 송장 이메일
월간 송장 이메일은 바뀐 것이 없어야 하므로 매우 짧아도 됩니다. 그 점을 밝히고, 바뀐 것이 있으면 분명히 알리세요.
제목: [사업체 이름] [월] 송장 [번호]: [금액], [지불 기한]까지
안녕하세요, [이름] 님.
[월] 송장을 첨부합니다. 번호 [번호], VAT 포함 [금액], 지불 기한은 [지불 기한]입니다. 지난달과 동일하며 변경 사항은 없습니다.
감사합니다. [작성자 이름]
고객이 송장을 받지 못했다고 할 때 보내는 이메일
송장을 다시 보내는 이메일은 원래 번호와 날짜를 유지해야 합니다. 새 청구가 아니라 사본이기 때문입니다. 합의하지 않았다면 지불 기한을 다시 정하지 마세요.
제목: [사업체 이름] 송장 [번호] 사본, 지불 기한 [지불 기한]
안녕하세요, [이름] 님.
받지 못하셨다니 죄송합니다. [발행일]에 발행한 송장 [번호]의 사본을 보내드립니다. 금액은 [금액]이며 지불 기한은 [지불 기한]입니다.
이번에는 잘 도착했는지, 그리고 다른 주소로 보내야 하는지 확인해 주실 수 있을까요?
감사합니다. [작성자 이름]
정정 송장 이메일
정정 송장 이메일에는 어떤 번호가 취소되고 어떤 번호가 대체하는지 밝혀야 합니다. 그렇지 않으면 고객이 두 건을 모두 결제하거나 둘 다 결제하지 않을 수 있습니다.
제목: 정정 송장 [새 번호]이 [이전 번호]을 대체합니다
안녕하세요, [이름] 님.
송장 [이전 번호]에서 오류를 발견했습니다: [오류 내용]. 해당 송장은 취소되었으니 무시해 주세요.
정정 송장 [새 번호]을 첨부합니다. VAT 포함 [금액]이며 지불 기한은 [지불 기한]입니다.
번거롭게 해 드려 죄송합니다.
감사합니다. [작성자 이름]
송장 이메일에 은행 정보를 넣어도 되나요?
은행 정보는 송장 PDF에 넣고 이메일에도 넣을 수 있지만, 이메일만으로 변경해서는 안 됩니다. 사기범은 계좌 번호를 바꾼 비슷한 송장을 보내므로, 신중한 경리 부서는 은행 정보 변경을 가장 의심합니다. 계좌가 바뀐다면 거래 담당자에게 전화도 하고 다음 문구를 보내세요.
저희 은행 계좌가 [날짜]에 변경됩니다. 다음 결제 전에 전화로 새 계좌 정보를 확인해 드리겠습니다. 저희가 전화로 확인하지 않은 계좌 변경 안내를 받으면 의심스러운 것으로 간주하고, 이미 알고 계신 저희 번호로 전화해 주세요.
고객이 송장 이메일을 무시하는 이유는 무엇인가요?
고객이 송장 이메일을 무시하는 이유는 대부분 이메일이 결제하는 사람에게 도달하지 않았거나, 처리하는 데 필요한 내용이 없기 때문입니다.
- 담당자에게만 발송: 담당자는 대금을 집행할 권한이 없고 다른 일로 바쁩니다.
- 모호한 파일 이름:
invoice.pdf는 수십 개의 다른 파일 속에 묻힙니다. 파일 이름에 송장 번호를 넣으세요. - 첨부 대신 링크: 경리 부서는 보관할 수 있는 파일을 원하며, 많은 곳이 출처를 모르는 링크를 차단합니다.
- 회신 불가 주소: 반송되는 문의는 결제하지 않을 이유가 됩니다.
- 금액이 PDF 안에만 있음: 받은 편지함을 정리하는 사람은 아무것도 열지 않고 청구 금액을 보고 싶어 합니다.
지불 기한이 지났다면 연체 독촉 메일 순서로 넘어가세요.
ERPFlow에서 송장 이메일 보내기
송장의 이메일로 보내기는 고정된 이메일을 발송합니다. 제목은 "Invoice INV-2026-0042 from Your Business" 형태입니다. 본문에는 인사말과 함께 송장 번호, 발행일, 지불 기한, 총액이 들어가고, PDF가 첨부되며 PDF에는 은행 정보가 표시됩니다. 회신은 비즈니스 설정의 이메일 주소로 전달됩니다. 이메일과 PDF는 19개 언어 중 송장에 설정된 언어를 사용합니다.
문구는 수정할 수 없고 이메일은 고객 레코드에서 채워진 한 개의 주소로만 발송됩니다. 따라서 ERPFlow의 자체 이메일로는 위 양식을 쓸 수 없습니다. 양식을 쓰려면 이메일 없이 발행됨으로 표시를 선택한 다음 PDF 다운로드로 받은 파일을 본인의 메일함에서 보내고, 발송됨으로 표시를 눌러 송장에 발송 사실을 기록하세요.
ERPFlow가 보낸 이메일은 모두 송장의 발송 기록과 활동 로그에 남으므로, 고객이 도착하지 않았다고 할 때 추측하지 않고 확인할 수 있습니다. 이메일 발송이 실패하면 송장은 발행됨, 미발송 상태로 남고 미발송 필터에 아직 보내야 할 송장이 나타납니다. 결제된 송장을 다시 이메일로 보내면 전액 결제되었다는 문구가, 무효 처리한 송장은 결제할 금액이 없다는 문구가 들어갑니다. 정기 송장도 매번 같은 고정 문구로 이메일을 보낼 수 있습니다.