인력 파견·채용 대행사의 고객 송장 발행 방법

인력 파견 대행사는 승인된 근무 시간표의 시간에 합의한 청구 단가를 곱해 임시 인력의 송장을 매주 또는 2주마다 발행합니다. 채용 대행사는 후보자가 수락하거나 근무를 시작할 때 보통 후보자 연봉의 일정 비율인 채용 수수료를 한 번 청구합니다. 선금형 헤드헌팅은 탐색이 진행되는 단계에 맞춰 분할 청구합니다.

대행사 유형별 송장 종류

대행사 유형마다 청구 대상이 다르므로 송장, 시기, 근거 자료가 모두 달라집니다.

임시 인력 파견 송장의 구조

임시 인력 파견 송장은 승인된 시간을 합의한 청구 단가로, 정해진 주에 대해 항목별로 청구합니다. 다음은 물류 창고 고객의 주간 송장을 가상으로 만든 예시이며 VAT는 20%입니다.

이런 송장을 쉽게 지불하게 만드는 것은 참조 정보의 흐름입니다. 고객의 구매 주문서나 비용 센터, 주 종료일, 항목마다 뒷받침하는 승인된 근무 시간표입니다. 고객이 시간을 승인했다면 다툴 거리가 별로 없고, 승인하지 않았다면 송장은 반송됩니다. 팀 근무 시간표 템플릿은 이런 항목으로 이어지는 양식을 제공합니다.

대형 고객은 공급업체 관리 시스템으로 이 과정을 직접 운영하기도 하며, 고객이 대행사 명의로 송장을 작성하는 자체 청구(self-billing)를 쓰기도 합니다. VAT 지침 제224조는 사전 합의와 송장별 수락 절차가 있으면 이를 허용하며, 송장에는 "Self-billing"이라는 문구가 있어야 합니다(제226조 제10a호). 한국어 공식 문구는 확인되지 않아 영문 그대로 둡니다.

마크업과 마진의 차이

마크업은 근로자 급여 대비 청구 단가를 재고 마진은 청구 단가 대비 남는 금액을 재는데, 대행사가 둘을 혼동해 말하는 것이 잘못된 가격 책정의 흔한 원인입니다.

같은 청구 단가 €24에 가상의 수치를 대입하면 다음과 같습니다.

마크업 60%는 후한 것처럼 들립니다. 하지만 시간당 €6로 사무실, 컨설턴트, 대금을 늦게 주는 고객을 모두 감당해야 합니다. 임시 인력 파견에는 채용 수수료에 없는 자금 공백도 있습니다. 지불 조건이 30일이면 첫 고객 입금 전에 주급을 네다섯 번 지급할 수 있습니다. 지불 조건을 정할 때 이 점을 감안하세요.

채용 수수료 송장의 구조

채용 수수료 송장은 채용이 성사되었을 때 보통 후보자의 합의된 연봉에 비율을 적용해 한 번 청구합니다. 수수료 수준은 거래 약관에서 정할 상업적 사안이므로 아래 수치는 가상입니다.

연봉 €48,000에 수수료 20%는 €9,600이고 VAT 20%인 €1,920을 더하면 합계 €11,520입니다. 필요해지기 전에 약관에서 "연봉"을 정의하세요. 상여금, 수수료, 차량 수당을 포함하는지에 따라 수수료가 협상한 비율보다 크게 달라질 수 있습니다.

채용 수수료: 운영 관리자, 후보자 J. Example, 입사일 2027년 2월 1일. 합의된 첫해 기본급 €48,000의 20%, 2026년 10월 5일자 거래 약관에 따름. 환불 조건: 제7조.

환불. 약관에서 채용한 사람이 일찍 퇴사하면 수수료의 일부를 환불하도록 정한 경우가 많습니다. 다음은 €9,600 수수료에 대한 가상의 단계별 비율입니다.

환불은 이미 발행한 송장을 줄이는 것이므로 원래 송장을 수정하지 않고 보통 대변 송장으로 처리합니다.

선금형 헤드헌팅. 선금 수수료는 탐색 기간에 걸쳐 나눕니다. 가상의 예시로 연봉 €75,000의 30%인 €22,500을 €7,500씩 세 번, 위임 시, 후보자 명단 제출 시, 채용 확정 시에 청구합니다. 방식은 프로젝트 대신 탐색이 들어간 기성 청구와 같습니다.

대행사 송장에 적용되는 VAT

대행사 송장의 VAT는 대행사가 근로자를 공급하는지, 소개만 하는지에 따라 달라집니다. HMRC는 VAT Notice 700/34에서 이 구분을 분명히 합니다.

• 본인 명의로 인력 공급: 고객에게서 회수하는 인건비를 포함한 전체 청구액에 VAT가 부과됩니다(2.3항). 위 송장에서는 대행사의 마진이 아니라 €3,048 전체에 VAT가 부과된다는 뜻입니다.
• 대리인으로서 고객과 직접 계약하는 근로자를 소개: 소개 서비스에 해당하며 대행사의 청구액에 VAT가 부과됩니다(5.1.2항).

전체 청구액에 부과되는 VAT는 환급받을 수 없는 고객이 부담하게 되므로 고객과 이에 관한 대화를 예상해야 합니다. 다른 나라는 각자의 답을 내리니 해당 국가의 규정을 확인하세요. 해외 고객은 EU 고객 송장 발행 가이드를 참고하세요.

송장에 영향을 주는 파견 근로자 규정

파견 근로자 규정은 주로 청구 단가와 전환 수수료를 통해 송장에 영향을 줍니다. 규정은 국가마다 다르고 바뀌므로 전문가에게 확인할 사항으로 참고하세요.

• 동등 대우: EU에서는 지침 2008/104/EC 제5조에 따라 임시 인력의 기본 근로·고용 조건이 직접 채용되었을 때 적용될 조건 이상이어야 하며, 회원국마다 시행 방식이 다릅니다. 영국에서는 같은 고용주 아래 같은 직무로 연속 12주가 지나면 이에 상응하는 권리가 시작됩니다. 그 시점에 급여가 오른다면 약관이 청구 단가도 따라 오르도록 해야 합니다.
• 정규직 전환: EU 법은 업무 종료 후 고객이 임시 인력을 채용하지 못하게 하는 조항을 무효로 하면서 대행사 서비스에 대한 합리적인 보상은 허용합니다(제6조 제2항). 영국에서는 전환 수수료를 정해진 조건에서만 청구할 수 있고, 수수료는 고용주와의 계약서에 있어야 합니다.
• 근로자에 대한 청구: 같은 지침 제6조 제3항은 대행사가 고객에게 채용되도록 주선한 대가로 근로자에게 수수료를 청구하는 것을 금지합니다.
• 면허: 일부 국가와 업종에서는 대행사가 면허를 보유해야 합니다. 새로운 국가의 고객에게 청구하기 전에 확인하세요.

영국 정부가 이 체계의 변경을 협의 중이므로 영국의 현행 규정을 확인하세요.

ERPFlow에서 인력 파견·채용 고객에게 송장 발행하기

ERPFlow에는 현재 타이머나 근무 시간표가 없습니다. 추적한 시간을 송장으로 전환하는 것을 포함한 시간 추적은 준비 중입니다. 급여, 교대 일정, 후보자 추적 기능도 없으므로 채용 자체가 아니라 송장을 처리합니다.

• 단가: 직무마다 단위를 hr로 한 서비스와 청구 단가를 추가합니다. 고객마다 다른 단가는 항목에서 직접 덮어씁니다.
• 주간 송장: 승인된 시간을 송장 항목의 수량으로 입력하고 설명에 주와 근로자를 적습니다. 복제를 쓰면 지난주 송장이 새 초안으로 복사되어 항목을 다시 입력하지 않아도 됩니다. 정기 송장은 실행할 때마다 항목이 동일하므로 이 경우에 맞지 않습니다.
• 참조: 주문 번호 필드에 고객의 구매 주문서를 넣으면 PDF에 인쇄됩니다.
• 근거 자료인 근무 시간표: 승인된 근무 시간표를 송장에 첨부합니다. 첨부 파일은 사용자의 기록에 남고 송장 이메일과 함께 발송되지 않으므로, 고객이 원하면 근무 시간표를 따로 보내세요.
• 채용 수수료: 송장의 한 항목으로 만들고 설명에 위의 문구를 넣습니다.
• 환불: ERPFlow에는 대변 송장 문서가 없습니다. 전체 취소와 재발행은 무효로 표시와 복제로 처리할 수 있지만, 부분 환불에는 사용 중인 별도 시스템의 대변 송장이 필요합니다.

각 고객의 고객 기록에 순매출과 미수금이 표시됩니다. ERPFlow는 근로자별, 고객별, 채용 건별 마진을 보여 주지 않습니다.