기성 청구: 작업 진행에 따라 프로젝트를 분할 청구하는 방법

기성 청구는 작업이 진행됨에 따라 프로젝트를 여러 번에 나누어 송장으로 청구하는 방식이며, 마지막에 한 번 청구하지 않습니다. 작업 전에 단계와 금액을 합의하고, 단계에 도달할 때마다 송장을 발행하며, 누적 합계를 표시해 고객이 지금까지 청구된 금액과 남은 금액을 언제든 볼 수 있게 합니다.

기성 청구란 무엇인가요?

기성 청구는 긴 작업을 분할해서 청구하는 방식이며, 각 분할은 도달한 단계나 측정한 작업에 연결됩니다. 비용이 나가는 시점에 가깝게 현금이 들어오고, 고객이 중간에 지급을 멈추더라도 입는 손실이 제한됩니다.

설정 방식은 흔히 네 가지입니다. 각 송장을 발생시키는 기준이 다릅니다.

선금은 기성 청구가 아니지만 첫 번째 분할 청구로 기성 청구 앞에 놓이는 경우가 많습니다. 선금과 잔금만 필요한 작업은 선금과 잔금 송장 가이드에서 다룹니다. 유보금은 또 다릅니다. 고객이 각 기성 지급에서 보류하는 돈이며, 송장의 유보금에 별도 가이드가 있습니다.

기성 청구는 언제 써야 하나요?

작업이 길거나 비용이 커서 돈을 받기 전에 몇 주 동안 인건비와 공급업체 대금을 먼저 지불해야 한다면 기성 청구를 쓰세요. 간단한 시험이 있습니다. 작업이 끝나기 전까지 쓸 금액을 합산해 보세요. 한 건의 대손으로 그 금액을 잃으면 타격이 크다면 단계별로 청구하세요.

일부 지역에서는 계약뿐 아니라 법이 단계별 지급에 대해 규정하기도 합니다.

• 잉글랜드, 웨일스, 스코틀랜드: Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996 제109조는 작업 기간이 45일 미만으로 명시되었거나 추정되는 경우가 아니라면 건설 계약의 당사자에게 분할, 단계별 또는 정기 지급을 받을 권리를 줍니다. 거주자와의 계약은 제외됩니다.
• EU: 지급 지연 지침(Late Payment Directive) 제5조는 국내법에 따라 사업자들이 분할 지급 일정을 자유롭게 합의할 수 있도록 합니다. 한 회분이 늦어지면 이자와 보상금은 연체된 금액에 대해서만 계산됩니다.

이러한 규정 밖의 대부분의 작업에서는 계약만이 그 권리를 주므로 단계를 서면으로 정해 두세요.

기성 청구 설정 방법, 단계별

1. 단계를 견적서에 넣습니다. 각 단계에 이름과 금액 또는 비율을 정하고, 고객이 가격과 함께 수락하게 합니다. 나중에 만든 단계는 재협상이 됩니다.
2. 각 단계를 양쪽이 확인할 수 있는 기준으로 정의합니다. "2차 배선 완료 및 검수 통과"는 통합니다. "절반쯤 진행"은 안 됩니다.
3. 누가 어떻게 단계를 확인하는지 정합니다. 고객의 이메일이나 서명된 현장 메모면 충분하며, 어느 쪽인지 합의해 두기만 하면 됩니다.
4. 단계를 비용과 비교합니다. 각 단계의 누적 금액을 그 시점까지 쓸 것으로 예상하는 금액과 대조하세요. 마지막 송장까지 지출이 먼저 나간다면 단계가 제 역할을 하지 못하는 것입니다.
5. 완료 시점에 지급할 금액을 남겨 둡니다. 고객은 작업이 끝날 때까지 일정 금액을 보류하길 원하며, 이는 정당한 요구입니다. 남는 금액이 거의 없으면 반발을 예상하세요.
6. 단계에 도달한 주에 송장을 발행합니다. 합의한 지불 조건에 따릅니다. 늦은 송장은 협상으로 얻은 현금 흐름의 이점을 돌려줍니다.
7. 모든 송장에 누적 합계를 표시하고, 작업의 변경 사항은 별도 항목으로 적습니다.
8. 마지막 송장에서 정산합니다. 송장의 합이 계약 금액에 합의한 변경을 더한 금액과 같아야 합니다.

계산 예시: 송장 네 장과 변경 하나

가상의 예시입니다. 인테리어 시공 회사가 VAT 20% 별도로 €48,000 계약을 맺고, 서명 시 20%, 1차 배선 30%, 2차 배선 30%, 완료 시 20%를 청구하기로 합니다. 작업 중 고객이 이메일로 €3,200의 변경에 동의하고, 회사는 이를 세 번째 단계와 함께 청구합니다.

비율은 원래의 €48,000에 대해 계산하므로 합계가 계속 100%가 됩니다. 변경은 별도 항목으로 한 번, 전액 청구합니다. 새 총액을 기준으로 비율을 다시 계산하면 변경을 두 번 청구하거나, 왜 그러지 않았는지 설명하느라 한나절을 보내게 됩니다.

마지막 행은 매번 확인하세요. €48,000에 €3,200을 더하면 €51,200이고, 순액 열의 합도 같습니다.

각 송장에 짧은 누적 합계를 넣으세요. 송장 3에는 다음과 같이 쓸 수 있습니다.

기성 지급 3/4: 2차 배선 완료, 견적서 QUO-2026-0042. 원 계약 €48,000, 합의된 변경 €3,200, 변경 후 계약 €51,200. 이 송장 이전 청구액 €24,000. 이 송장 €17,600. 잔여 청구액 €9,600. 모든 금액은 VAT 별도입니다.

이 메모는 고객의 경리 팀이 가장 먼저 던지는 질문에 답합니다. 직접 작성하지 않은 계약과 송장을 대조해야 하는 사람들이기 때문입니다.

진척률로 청구하는 방법

진척률 청구는 계약 금액에 완료된 작업의 비율을 곱한 다음 이미 청구한 금액을 빼서 송장마다 금액을 계산합니다.

이번 송장 = (변경 후 계약 금액 × 진척률) − 지금까지 청구한 금액

같은 계약에서 송장 두 장을 보낸 뒤 작업이 70% 완료되었다고 측정했다고 가정합니다. €51,200 × 70%는 €35,840입니다. 이미 청구한 €24,000을 빼면 이번 송장은 순액 €11,840이고, VAT 20%를 포함하면 €14,208입니다.

그 달에 늘어난 분을 청구하지 말고 항상 지금까지 청구한 금액을 빼세요. 그러면 지난달의 후한 추정치가 이번 달에 저절로 바로잡히고, 총액이 계약에서 벗어나지 않습니다.

첫 송장 전에 진척 측정 방식을 합의하세요. 설치 수량, 발생 비용, 검사자의 평가 중 하나입니다. 미국 상업용 건설에서는 공정별 금액표로 이를 정형화하는 경우가 많으며, 이는 AIA G702와 G703 가이드에서 설명합니다. 작업은 했지만 아직 청구하지 않은 부분은 WIP 보고서가 추적합니다.

기성 송장의 VAT는 어떻게 처리하나요?

기성 송장의 VAT는 보통 계약 전체가 아니라 그 송장 자체의 금액에 대해 청구하며, 처음 한 번에 청구하지 않습니다. VAT가 납부 대상이 되는 시점은 국가마다 다릅니다.

• EU: VAT 지침 제64조는 연속적인 지급이나 거래 명세서를 발생시키는 공급을 해당 기간이 끝나는 때 완료된 것으로 봅니다. 작업이 끝나기 전에 받은 대금은 수령 시점에 받은 금액에 대해 VAT가 부과됩니다(제65조). 회원국은 날짜를 송장이나 대금 지급에 연결할 수 있습니다(제66조).
• 영국: 정기 지급이 있는 건설 계약에서 세금 시점은 대금을 받은 때와 VAT 송장을 발행한 때 중 이른 쪽입니다(VAT Notice 708, 23.1.3항).

실질적인 결과로, 송장 발행이 날짜를 정하는 곳에서는 고객이 대금을 내기 전에 그 단계의 VAT를 납부해야 할 수 있습니다. 현금이 빠듯하다면 VAT 송장이 아닌 지급 신청서가 해당 국가에서 허용되는지, 대금을 받을 때 VAT 송장을 따라 발행해도 되는지 회계사에게 문의하세요.

단계마다 날짜가 있으므로, 중간에 세율이 바뀌면 하나의 계약이 두 가지 VAT 세율로 나뉠 수도 있습니다.

기성 청구에서 무엇이 잘못되기 쉬운가요?

기성 청구는 대개 작업이 아니라 서류에서 문제가 생깁니다.

• 끝나지 않은 단계를 청구함. 분쟁이 생긴 송장 하나가 그 뒤의 모든 것을 붙잡을 수 있습니다.
• 변경을 다음 단계 금액에 녹임. 고객은 계약과 맞지 않는 단계를 보고 지급을 멈춥니다.
• 누적 합계가 없음. 고객의 경리 팀이 이력을 다시 맞춰야 하고, 그 시간은 지불 조건보다 오래 걸립니다.
• 계약을 다시 서술하는 마지막 송장. 남은 금액만 청구하세요. 계약 전체를 보여 줘야 한다면 누적 합계에 보여 주세요.
• 청구를 수금으로 착각함. 누적 합계는 송장으로 발행한 금액을 보여 줍니다. 실제로 지급된 금액은 단계별로 따로 추적해야 합니다.
• 단계가 미지급인데도 계속 진행함. 단계가 추가될 때마다 위험에 놓인 금액이 늘어나므로, 연체된 주에 바로 문제를 제기하세요.

ERPFlow에서 프로젝트를 단계별로 청구하기

ERPFlow에는 기성 청구 모듈이 없습니다. 진척률을 계산하지 않고, 공정별 금액표를 보관하지 않으며, 기성 평가서를 만들거나 유보금을 처리하지 않습니다. ERPFlow에서 작업은 견적서와 거기에서 발행하는 송장이며, 고정 가격 작업의 마일스톤 청구는 여기에 해당합니다. 단계별 평가가 있는 계약에는 너무 부족하며, 건설 업체 페이지에도 그렇게 적혀 있습니다.

• 견적서에서 단계마다 청구합니다. 견적서를 열고 단계마다 한 번씩 송장으로 전환을 선택하세요. 전환할 때마다 견적서 전체의 새 초안이 만들어지므로, 송장을 발행하기 전에 그 단계의 몫으로 수정합니다. 견적서는 수락된 그대로 남고 각 송장은 연결된 문서에 나타납니다.
• 누적 합계는 직접 관리합니다. 연결된 문서는 송장을 나열하지만 남은 청구액을 계산하지는 않습니다. 누적 합계는 송장의 메모에 입력하세요. PDF에 인쇄됩니다.
• 마이너스 항목을 찾지 마세요. ERPFlow는 음수 가격이나 수량을 허용하지 않으므로 "지금까지 청구액 차감" 행은 항목 표에 넣을 수 없습니다. 그 단계의 금액을 일반 항목으로 청구하고 차감은 메모에 적으세요.
• 청구 전에 이행한다면 견적서를 주문으로 전환해 거기서 송장을 발행하세요. 주문에서 만든 송장도 주문 전체에서 시작합니다. 주문은 Free 요금제에 포함되지 않습니다.
• 보드로 작업을 관리합니다. 고객에 연결한 프로젝트는 견적서와 그 송장에도 연결할 수 있습니다. 예산이나 작업 원가는 없습니다.

결제는 송장당 몇 건이든 직접 기록하며 부분 결제 상태는 저절로 나타납니다. 연체된 단계의 알림은 직접 보내기로 선택할 때만 발송됩니다.