최종 업데이트 2026년 11월 6일
다른 출처의 규정과 수치를 2026년 11월 6일에 확인했습니다. 내용은 바뀔 수 있으니 적용 전에 해당 출처에서 다시 확인하세요.
일반적인 정보이며 세무 또는 법률 자문이 아닙니다. 규정은 국가와 상황에 따라 다르므로, 세금이나 법적 효력이 걸린 내용은 세무사에게 확인하세요.
고객에게 송장을 발행하려면 먼저 가격과 지불 조건을 합의한 다음, 고유 번호, 양 당사자의 정보, 발행일, 작업 내용, 금액과 VAT, 지불 기한, 결제 방법이 담긴 문서를 만듭니다. 이 문서를 PDF로 대금을 처리하는 담당자에게 보내고, 결제될 때까지 추적하세요.
송장은 두 가지 역할을 합니다. 하나는 대금 청구이고, VAT 등록 사업자의 송장은 고객이 VAT를 환급받는 근거로 쓸 수 있는 세무 기록이기도 합니다. 무엇을 반드시 적어야 하는지는 세무 역할이 정합니다. 반면 대금 회수 역할은 직접 챙겨야 합니다. VAT 규정은 지불 기한이나 은행 정보를 요구하지 않기 때문입니다.
송장에는 무엇이 들어가야 하나요?
EU VAT 송장에는 VAT 지침 제226조에 나열된 항목이 들어가야 합니다. 아래는 작성하는 순서대로 정리한 것으로, 각 항목의 호 번호와 흔히 하는 실수를 함께 적었습니다.
| 항목 | 제226조 호 | 흔한 실수 |
|---|---|---|
| 발행일 | (1) | 기간에 맞추려고 날짜를 소급 |
| 송장을 고유하게 식별하는 연속 번호 | (2) | 고객별로 번호를 매기거나 번호를 재사용. 송장 번호 매기는 방법 참고 |
| 공급자의 정식 명칭, 주소, VAT 번호 | (3), (5) | 법인명 없이 상호만 기재 |
| 고객의 정식 명칭과 주소 | (5) | 회사명 대신 담당자 이름 기재 |
| 고객이 VAT를 직접 신고하거나 다른 EU 국가에서 재화를 구매하는 경우 고객의 VAT 번호 | (4) | 역과세(reverse charge) 송장에서 누락 |
| 재화의 수량과 종류, 또는 용역의 범위와 종류 | (6) | "제공한 서비스"라고만 기재 |
| 공급일(발행일과 다른 경우) | (7) | 지난달에 끝난 작업인데 누락 |
| VAT 세율별 순금액, 부가세 제외 단가, 할인 | (8) | 가격 안에 할인을 숨김 |
| VAT 세율과 VAT 금액 | (9), (10) | 품목이 섞여 있는데 한 가지 세율을 일괄 적용 |
| VAT를 부과하지 않는 이유: 면세 근거 또는 "Reverse charge" 문구 | (11), (11a) | 사유 없이 VAT 0으로 기재 |
위 목록은 VAT 법이 요구하는 내용입니다. 지불 기한과 결제 정보는 여기에 없지만 반드시 필요합니다. 이 두 가지가 빠진 송장은 법적으로 유효해도 대금이 들어오지 않을 수 있습니다.
몇몇 상황에서는 목록이 달라집니다.
- 영국: HMRC의 VAT 안내서 16.3.1항에 매우 비슷한 목록이 있으며, 세금 시점(tax point)이라고 하는 공급 시점도 요구합니다.
- VAT 미등록 사업자: VAT를 부과하지 않으며 VAT 송장도 발행하지 않습니다. 그래도 GOV.UK의 일반 송장 항목에서는 고유 번호, 양 당사자의 정보, 명확한 설명, 공급일, 송장 발행일, 금액을 요구합니다.
- 소액 거래: EU 국가는 €100까지 간이 송장을 허용해야 합니다(제220a조, 일부 국경 간 판매는 예외). 영국은 고객이 동의하면 £250까지 허용합니다(HMRC 안내서 16.6.1항).
- 국가별 추가 요건: 제226조는 VAT만 다룹니다. 회사법이나 세법이 사업자 등록 번호 같은 항목을 추가할 수 있으므로 세무사에게 한 번 확인하고, 그 결과를 양식에 반영하세요.
각 항목은 VAT 송장 양식 항목 설명에서 자세히 설명합니다.
고객에게 송장을 발행하는 단계별 방법
- 가격과 조건을 먼저 합의하세요. 작업 범위, 가격, 지불 조건을 견적서나 고객이 답장한 이메일에 담아 두세요. 송장은 고객이 처음 가격을 알게 되는 자리로 적합하지 않습니다.
- 청구 정보를 미리 확인하세요. 법인 정식 명칭, 청구 주소, 있다면 VAT 번호, 구매 주문 번호, 송장을 받을 주소가 필요합니다. 일을 의뢰한 담당자는 이 정보를 모르는 경우가 많으니 확인을 부탁하세요.
- 청구 시점을 정하세요. 완료 시, 선금 수령 시, 단계별, 매월 중에서 고릅니다. 아래 표가 도움이 됩니다.
- 처음 보는 사람도 승인할 수 있게 항목을 작성하세요. 한 번도 만난 적 없는 경리 담당자는 "매장 간판 2.4 m, 4월 10일 설치"는 승인하지만 "간판"이라고만 적으면 문의가 돌아옵니다.
- 항목마다 세금을 계산하세요. 국내 판매에는 보통 자국 세율을 적용합니다. 국경을 넘는 거래라면 먼저 EU 고객에게 송장 발행하는 방법이나 해외 고객에게 송장 발행하는 방법을 읽으세요.
- 날짜를 정하세요. 발행일은 오늘입니다. 지불 기한은 지불 조건에서 계산한 실제 날짜로 적으세요. "2026년 4월 28일"이 "net 14"보다 다툼의 여지가 적습니다.
- 결제 방법을 알리세요. 계좌 명의, IBAN, BIC를 적고, 입금이 들어왔을 때 대조할 수 있도록 송장 번호를 결제 참조로 적어 달라고 요청하세요.
- 발행한 뒤에는 건드리지 마세요. 발행 시점에 번호가 부여되고 송장이 확정됩니다. 나중에 오류를 발견하면 조용히 고치지 말고 대변 송장을 발행하거나 취소 후 재발행하세요.
- 올바른 수신처로 보내세요. 경리 부서 주소로 PDF를 이메일로 보내고 담당자를 참조에 넣으세요. 짧은 이메일의 첫 줄에 번호, 금액, 지불 기한을 적습니다. PDF로 충분한지도 확인하세요. 일부 국가는 이미 구조화된 전자 송장을 요구합니다. 벨기에는 2026년 1월 1일부터 VAT 과세 사업자 간 거래에 이를 적용하고 있습니다.
- 결제를 기록하거나 독촉하세요. 지불 기한을 메모해 두세요. 기한 다음 날까지 입금되지 않았다면 독촉 메일 순서를 시작하세요.
완성된 송장 작성 예시
다음은 가상의 예시입니다. 간판 제작업체가 카페의 새 매장 간판을 청구하며, 설명을 위해 VAT 20%를 적용했습니다.
| 항목 | 이 송장의 내용 |
|---|---|
| 송장 번호 | INV-2026-0042 |
| 발행일 | 2026년 4월 14일 |
| 공급일 | 2026년 4월 10일 |
| 지불 기한 | 2026년 4월 28일 |
| 고객 주문 번호 | PO 5518 |
| 공급자 | Harbour Signs Ltd, 4 Quay Street. VAT 번호 XX123456789 |
| 고객 | Corner Café Ltd, 18 Mill Road. VAT 번호 XX987654321 |
| 결제 | Harbour Signs Ltd 앞 계좌 이체, IBAN XX00 0000 0000 0000. 참조 INV-2026-0042 |
| 설명 | 수량 | 단가 | VAT | 순금액 |
|---|---|---|---|---|
| 간판 디자인(시간) | 6 | €65.00 | 20% | €390.00 |
| 알루미늄 매장 간판 2.4 m | 1 | €1,250.00 | 20% | €1,250.00 |
| 설치, 4월 10일 | 1 | €280.00 | 20% | €280.00 |
| 순금액 합계 | €1,920.00 | |||
| VAT 20% | €384.00 | |||
| 청구 총액 | €2,304.00 |
이 송장에는 의도적으로 선택한 세 가지가 있습니다. 공급일은 발행일과 달라서 따로 적었습니다. 작업을 끝낸 날 바로 송장을 발행한다면 날짜 하나로 두 역할을 모두 합니다. 디자인 작업에는 시간과 단가를 적었는데, HMRC가 시간당 단가를 용역의 단가로 보기 때문입니다(16.3.2항). 반면 간판은 전체 가격이 붙은 하나의 품목입니다. 고객의 주문 번호도 넣었는데, 일부 경리 부서는 이 번호가 없으면 결제를 진행하지 않기 때문입니다.
송장은 언제 보내야 하나요?
합의한 청구 시점이 되면 바로 보내야 합니다. 지불 조건은 보통 송장 발행일 또는 고객이 송장을 받은 날부터 계산하기 때문입니다.
| 작업 방식 | 송장 발행 시점 | 다음에 읽을 글 |
|---|---|---|
| 일회성 작업 | 작업을 마치거나 납품한 날 | |
| 선금이 있는 큰 작업 | 수락 시, 그리고 완료 시 | 선금과 잔금 송장 |
| 장기 프로젝트 | 미리 합의한 단계별 | 기성 청구 |
| 정기 서비스 | 매월 같은 날짜 | 월정액 선금 송장 |
| 시간 단위 작업 | 월말 또는 합의한 단계별 | 청구 가능 시간을 송장으로 |
VAT 규정이 최대 기한을 정합니다. 영국에서는 보통 세금 시점으로부터 30일 이내에 VAT 송장을 발행해야 합니다(HMRC 안내서 16.2.3항). EU에서는 역과세가 적용되는 국경 간 용역의 송장을 다음 달 15일까지 발행해야 하며(제222조), 그 밖의 공급에 대해서는 각 국가가 기한을 정할 수 있습니다.
지불 기한을 합의하지 않은 송장은 어떻게 되나요?
지불 기한을 합의하지 않은 송장은 EU(연체 방지 지침 제3조)와 영국(GOV.UK)의 기업 고객에 대해, 고객이 송장을 받은 날 또는 그 뒤에 납품되었다면 납품일로부터 30일이 지난 때에 연체로 봅니다.
따라서 14일을 원한다면 작업을 시작하기 전에 14일로 합의하세요. 송장에 처음 적는 것은 고객이 수락한 견적서에 담긴 조건보다 효력이 약합니다. 기업 간에 합의하는 기한은 60일까지 가능하며, 그보다 길게 하려면 명시적으로 합의해야 하고 부당하지 않아야 합니다.
송장이 반송되는 이유는 무엇인가요?
송장이 반송되는 가장 흔한 이유는 경리 부서가 이미 승인된 건과 대조할 수 없기 때문입니다. 보내기 전에 다음을 확인하세요.
- 잘못된 법인: 계약은 지주회사와 맺었는데 송장에는 매장 이름이 적혀 있는 경우
- 구매 주문 번호 누락: 고객의 시스템이 번호 없는 송장을 받지 않는 경우
- 승인할 수 없는 설명: 대금을 처리하는 사람이 회의에 참석하지 않았던 경우
- 견적과 다른 총액: 이유를 설명하는 항목이 없는 경우
- VAT 번호 누락 또는 오류: 고객이 VAT를 환급받지 못할 수 있음
- 잘못된 수신 주소: 담당자가 휴가 중이어서 송장도 함께 묶여 있는 경우
ERPFlow에서 고객 송장 발행하기
ERPFlow에서 송장은 고객 레코드에 연결된 초안으로 시작합니다. 항목을 추가할 때 서비스나 제품을 고르면 설명과 가격이 채워지고, 필요하면 할인을 넣으며, 항목마다 세율을 지정합니다. 지불 기한은 발행일로부터 14일로 시작하며 변경할 수 있습니다. 법인명, VAT 번호, 주소, 은행 정보는 설정 → 비즈니스 정보에서 가져옵니다.
발행을 누르면 송장에 INV-2026-0042 같은 번호가 부여되고 송장이 확정됩니다. 이메일로 보내기는 19개 언어 중 선택한 언어의 PDF를 보내고 발송 기록을 남깁니다. 이후 결제 기록으로 전액 또는 부분 결제를 추적하고, 연체 필터로 기한이 지난 송장을 확인하며, 결제 알림 보내기로 송장 한 건씩 알림 이메일을 보냅니다.
알아 둘 한계도 있습니다. ERPFlow에는 공급일을 입력하는 별도 필드가 없으므로, 공급일이 발행일과 다르면 항목 설명이나 메모에 적어야 합니다. 온라인 카드 결제는 없습니다. VIES에서 VAT 번호를 확인하지 않으며 고객의 국가에 맞는 세율을 자동으로 고르지도 않습니다. 전자 송장은 Peppol BIS Billing 3.0 XML로 내보내므로 전자 송장 사업자에게 직접 전달해야 하며, ERPFlow가 Peppol 네트워크로 직접 전송하지는 않습니다.