최종 업데이트 2026년 11월 6일
견적서를 송장으로 전환하려면 고객이 견적서를 수락할 때까지 기다린 다음, 합의한 항목과 가격을 새 송장에 복사하고, 송장에만 있는 정보(고유 번호, 발행일, 지불 기한)를 추가해 발송하세요. 송장 발행 소프트웨어가 복사를 대신해 주므로 두 문서의 내용이 달라질 일이 없습니다.
견적서는 제안이고, 송장은 대금 청구이며 대부분의 국가에서 세무 문서이기도 합니다. 아래 내용은 대부분 이 차이에서 나옵니다.
견적서와 송장은 무엇이 다른가요?
항목과 가격은 그대로 넘어갑니다. 그 밖의 거의 모든 것이 바뀝니다.
| 견적서 | 송장 | |
|---|---|---|
| 목적 | 가격 제안 | 대금 청구 |
| 번호 | 견적서 번호 체계 | 송장 번호 체계의 새 번호 |
| 중요한 날짜 | 유효 기간 | 지불 기한 |
| 고객 정보 | 담당자 이름만으로도 충분할 수 있음 | 법인 정식 명칭과 주소, 필요 시 VAT 번호 |
| 변경 가능 여부 | 수락 전까지 가능 | 불가. 발송한 송장은 수정하지 않고 정정함 |
| 세금 영향 | 없음 | 보통 VAT 납부 의무 발생 |
사람들이 놓치는 부분은 고객 정보 행입니다. 견적서는 "Bloom Studio의 Maria"에게 보낼 수 있지만, 송장에는 법인을 적어야 하며 그렇지 않으면 경리 부서가 반송합니다.
견적서는 언제 전환해야 하나요?
합의한 청구 시점이 되면 전환하세요. 고객이 수락한 시점과 항상 같지는 않습니다.
- 작고 빠른 작업: 작업이 끝났을 때 전체 금액을 청구합니다.
- 규모가 큰 작업: 수락 시 선금을, 완료 시 잔금을 청구합니다.
- 장기 프로젝트: 합의한 단계마다 청구합니다. 설정 방법은 기성 청구 가이드에서 다룹니다.
어떤 방식이든 단계는 견적서에 직접 적어 두세요. 서명란 위에 "수락 시 30%"라고 이미 적혀 있으면 선금 송장을 보내기가 훨씬 수월합니다.
견적서를 송장으로 전환하는 단계별 방법
- 수락을 확인하세요. 서명본이나 수락 의사를 밝힌 이메일을 보관하세요.
- 견적서가 아직 유효한지 확인하세요. 만료되었다면 청구하기 전에 가격을 다시 확인하세요.
- 항목을 복사하세요. 다시 입력하지 말고 소프트웨어의 전환 기능을 사용하세요.
- 고객 정보를 완성하세요. 법인 정식 명칭, 청구 주소, 있다면 VAT 번호를 적으세요.
- 고객의 참조 번호를 추가하세요. 송장에 구매 주문 번호가 필요한지 물어보세요. 규모가 큰 고객 중에는 번호 없이는 결제하지 못하는 곳이 많습니다.
- 날짜를 정하세요. 발행일은 오늘 날짜로, 지불 기한은 합의한 지불 조건에 따라 정하세요.
- 세율을 확인하세요. VAT는 일반적으로 견적 시점이 아니라 용역을 공급하는 시점에 적용되는 세율을 따르므로, 세율이 바뀌기 전에 견적한 작업은 새 세율을 적용해야 할 수 있습니다.
- 발행하고 발송하세요. 이 단계에서 송장에 번호가 부여되고 송장이 확정됩니다.
작성 예시: 견적서 하나, 송장 두 개
다음은 가상의 예시입니다. 리모델링 회사가 순금액 €4,800에 VAT 20%를 더해 견적하고, 수락 시 30%, 나머지는 완료 시 받기로 했습니다.
| 문서 | 순금액 | VAT(20%) | 합계 |
|---|---|---|---|
| 견적서 QUO-2026-0042 | €4,800 | €960 | €5,760 |
| 송장 1: 선금 30% | €1,440 | €288 | €1,728 |
| 송장 2: 잔금 70% | €3,360 | €672 | €4,032 |
| 송장 합계 | €4,800 | €960 | €5,760 |
마지막 줄은 매번 확인하세요. 송장 합계가 견적서와 맞지 않는다면 항목이 빠졌거나 작업이 바뀌었는데 서류에 아직 반영되지 않은 것입니다. 선금에 VAT가 어떻게 적용되는지는 국가마다 다르며, 선금과 잔금 송장 가이드에서 설명합니다.
견적서 수락 후 작업이 바뀌면 어떻게 하나요?
수락된 견적서는 그대로 두고, 변경 사항을 송장에 별도 항목으로 추가하세요. 누구도 물어볼 필요가 없도록 "추가: 복도 재배선, 3월 14일 이메일로 합의"처럼 표시하세요.
변경 규모가 크다면 추가 작업에 대한 짧은 새 견적서를 보내고 그것도 전환하세요. 몇 분이면 되고, 고객이 송장에서 처음 보기 전에 추가 비용을 승인하게 됩니다.
송장이 반송되는 실수
- 다시 입력한 가격: 숫자 하나만 달라도 고객의 경리 부서가 결제를 보류합니다.
- 구매 주문 번호 누락: 고객이 필요로 하는 경우에 해당합니다.
- 회사 이름 대신 담당자 이름 기재
- 만료된 견적서를 예전 가격으로 청구: 비용이나 고객의 요구 범위가 달라졌을 때 발생합니다.
- 수락 후 견적서 수정: 그렇게 하면 무엇을 합의했는지 더 이상 보여 줄 수 없습니다.
ERPFlow에서 견적서를 송장으로 전환하기
ERPFlow에서는 견적서를 열고 송장으로 전환을 선택하면 고객과 항목이 새 송장 초안으로 복사됩니다. 초안의 날짜는 오늘이고, 지불 기한은 견적서의 지불 조건에 따라 정해집니다. 견적서는 그대로 남고 두 문서가 서로 연결되어, 각 문서의 연결된 문서에 상대 문서가 표시됩니다.
- 단계별로 청구하려면 단계마다 한 번씩 전환하세요. 전환할 때마다 견적서 전체가 새 초안으로 만들어지므로, 발행하기 전에 해당 단계의 몫만 남기도록 편집합니다.
- 견적서를 리드에게 보냈다면 ERPFlow가 먼저 리드를 고객으로 바꾸도록 안내하고, 같은 단계에서 전환까지 진행합니다.
- 청구하기 전에 먼저 이행한다면 견적서를 주문으로, 주문을 송장으로 전환하세요. 주문은 유료 요금제에서 사용할 수 있습니다.
- 초안을 발행하면
INV-2026-0042같은 번호가 부여되고 송장이 확정됩니다.
ERPFlow에서는 고객이 온라인으로 견적서를 수락하거나 전자 서명할 수 없습니다. 견적서를 수락됨으로 직접 표시해야 하며, 서명본을 견적서에 첨부할 수 있습니다.