최종 업데이트 2026년 11월 6일
일반적인 정보이며 세무 또는 법률 자문이 아닙니다. 규정은 국가와 상황에 따라 다르므로, 세금이나 법적 효력이 걸린 내용은 세무사에게 확인하세요.
송장 번호는 올라가기만 하는 하나의 번호 체계로 매기고, 번호를 다시 쓰지 말고, 송장을 발행하는 시점에 부여하세요. 접두사, 연도, 카운터로 이루어진 INV-2026-0042 같은 형식은 거의 모든 곳에서 통합니다. EU와 영국의 VAT 규정은 각 송장을 고유하게 식별하는 연속 번호를 요구합니다.
송장 번호에 대해 규정은 실제로 무엇이라고 하나요?
송장 번호에 관한 규정이 요구하는 내용은 대부분의 예상보다 적습니다. EU VAT 지침 제226조 (2)는 "하나 이상의 계열에 기반하여 송장을 고유하게 식별하는 연속 번호"를 요구합니다. HMRC의 VAT 안내서 16.3.1항도 거의 같은 표현을 씁니다. VAT에 등록하지 않았더라도 GOV.UK는 고유 식별 번호를 요구합니다.
어느 쪽도 형식이나 시작 번호를 정하지 않고, 문자나 연도에 대해서도 언급하지 않습니다. "하나 이상의 계열"이라는 표현은 원칙적으로 번호를 따로 운영하는 것도 허용된다는 뜻입니다.
"연속"이 "빠진 번호 없음"까지 뜻하는지는 국가에 따라 다릅니다. 프랑스 세무 지침은 시간순으로 이어지는 연속 번호를 요구하며, 영업 방식상 정당한 경우에만 별도 계열을 허용합니다. 독일에서는 한 세무 법원이 2017년에 빠진 번호만으로는 세무서가 추가 소득을 추정할 권한이 생기지 않는다고 판단했습니다. 더 엄격한 기준에 맞춰 만드세요. 빠진 번호가 없게 하고, 생기면 서면으로 이유를 남기는 것입니다.
송장 번호는 어떤 형식을 써야 하나요?
대부분의 소규모 사업자에게 가장 좋은 송장 번호 형식은 접두사, 연도, 네 자리 카운터를 조합한 것입니다. 정렬이 올바르게 되고, 해가 바뀌어도 고유성이 유지되며, 다른 문서와 송장을 구분할 수 있기 때문입니다.
| 형식 | 예시 | 적합한 경우 | 주의할 점 |
|---|---|---|---|
| 단순 카운터 | 1042 | 아주 작은 사업자 | 절대 처음부터 다시 시작하지 않기. 번호가 반복됨 |
| 연도와 카운터 | 2026-0042 | 대부분의 사업자 | 특별한 주의점 없음 |
| 접두사, 연도, 카운터 | INV-2026-0042 | 견적서나 주문도 번호를 매기는 경우 | 접두사를 바꾸지 않기 |
| 날짜 기반 | 20260314-01 | 하루에 몇 건 발행하는 경우 | 건너뛴 날이 누락된 송장처럼 보임 |
| 지점별 별도 번호 체계 | TLN-2026-0042 | 여러 사업장이 각자 청구 | 각 번호 체계가 끊기지 않아야 하며, 국가에 따라 사유를 요구함 |
| 고객 코드와 카운터 | ACME-007 | 사실상 해당 없음 | 고객마다 별도 번호 체계가 되어 전체가 완전하다는 것을 증명할 수 없음 |
고객 코드를 넣은 번호는 가장 흔한 실수입니다. 정돈되어 보이지만 하나의 번호 체계를 수십 개로 쪼갭니다. 고객이 송장에 자체 참조 번호를 원한다면 구매 주문 번호처럼 별도 필드에 넣으세요.
송장 번호는 매년 처음부터 다시 시작해야 하나요?
연도가 번호에 포함되어 있다면 매년 다시 시작해도 됩니다. INV-2026-0001과 INV-2027-0001은 서로 다른 번호로 유지되기 때문입니다. 단순 카운터는 다시 시작할 수 없습니다. 0001번 송장이 두 장이면 각 번호가 하나의 송장을 식별해야 한다는 원칙이 깨집니다.
연도 기반 번호는 그해 송장의 수를 세기도 쉽습니다. 2026년의 마지막 송장이 INV-2026-0214라면, 취소된 송장을 포함해 그해 문서 214건을 제시할 수 있어야 합니다.
첫 송장은 몇 번으로 시작해야 하나요?
EU와 영국의 VAT 규정이 시작 번호를 정하지 않으므로 첫 송장은 어떤 번호여도 됩니다. 첫 고객에게 처음 거래라는 것을 알리고 싶지 않다면 1001에서 시작해도 괜찮습니다. 중요한 것은 그 번호에서 이어서 번호 체계가 계속된다는 점과, 어디서 시작했는지 기록에 메모를 남겨 아무도 1번부터 1000번까지의 송장을 찾지 않게 하는 것입니다.
송장이 취소되면 번호는 어떻게 되나요?
취소된 송장은 그 번호를 영구히 유지하고, 대체 송장은 다음 번호를 받습니다. 원본을 고치는 편이 깔끔해 보이기 때문에 사람들이 가장 자주 놓치는 규칙입니다.
| 상황 | 번호 처리 방법 |
|---|---|
| 초안을 삭제함, 발송한 적 없음 | 발행할 때 번호를 부여한다면 할 일 없음. 번호가 없었음 |
| 오류가 있는 채로 발송함 | 번호를 그대로 두고 대변 송장이나 무효 처리로 취소한 뒤, 다음 번호로 새 송장을 발행 |
| 고객이 거래를 취소함 | 번호를 그대로 두고 같은 방식으로 취소 |
| 번호를 건너뜀 | 나중에 채우거나 다른 번호를 바꾸지 않음. 이유를 적어 메모를 보관 |
| 두 송장이 같은 번호를 씀 | 먼저 발행한 것을 유지하고, 두 번째를 취소한 뒤 다음 번호로 재발행 |
| 소프트웨어를 바꿈 | 마지막 번호에서 이어가거나, 두 시스템의 번호가 충돌하지 않도록 새 접두사를 사용 |
다음은 어수선했던 한 주 동안에도 깔끔하게 유지되는 번호 대장의 가상 예시입니다.
| 번호 | 날짜 | 고객 | 순금액 | 상태 |
|---|---|---|---|---|
| INV-2026-0040 | 3월 2일 | Oak Dental | €600 | 결제됨 |
| INV-2026-0041 | 3월 3일 | Pine Logistics | €1,200 | 무효: 잘못된 회사에 청구 |
| INV-2026-0042 | 3월 3일 | Fern Café | €1,200 | 발행됨: 0041을 대체 |
| INV-2026-0043 | 3월 9일 | Oak Dental | €450 | 결제됨 |
이 대장을 읽는 사람은 실수를 포함해 모든 번호를 설명할 수 있습니다. 번호 체계의 목적이 바로 이것입니다. 장부에서 아무것도 누락되지 않았음을 보여 주는 것입니다.
송장 번호에 빠진 번호가 있는지 어떻게 확인하나요?
송장 번호의 빠진 부분은 스프레드시트에서 2분 정도면 확인할 수 있습니다. 송장 목록을 내보내 번호순으로 정렬하고, 번호를 A열에 둡니다. 그다음 다음과 같이 합니다.
- B2에 카운터를 추출하는 수식
=VALUE(RIGHT(A2,4))을 넣고 아래로 복사합니다. - C3에 이웃한 값을 비교하는 수식
=B3-B2를 넣고 아래로 복사합니다. - C열에서 1이 아닌 값을 필터링합니다.
2는 번호 하나가 빠졌다는 뜻이고, 0은 중복이며, 큰 음수는 대개 새 연도의 시작입니다. 연도별로 실행하고, 세무사에게 넘기기 전에도 실행해서 이유를 기억하는 동안 각 빠진 번호를 설명할 수 있게 하세요.
나중에 시간을 낭비하게 만드는 번호 매기기 실수
- 초안을 만들 때 번호 부여: 포기한 초안마다 빠진 번호가 생깁니다. 발행할 때 번호를 부여하세요.
- 무효 처리한 번호를 정정 송장에 재사용: 고객은 같은 번호의 서로 다른 문서 두 개를 갖게 됩니다.
- 연말에 빠진 번호를 메우려고 번호를 다시 매김: 고객이 가진 문서와의 연결이 끊어지며, 빠진 번호보다 더 나쁘게 보입니다.
- 스프레드시트 카운터 공유: 같은 날 아침에 두 사람이 송장을 발행하면 조만간 같은 번호가 나옵니다.
- 견적서와 번호 체계 공유: 거절된 견적서가 빈 번호를 남깁니다. 견적서와 송장은 번호 체계를 따로 두세요.
ERPFlow의 송장 번호 매기기
ERPFlow는 송장에 INV-YYYY-NNNN 형식으로 번호를 자동으로 매깁니다. 초안에는 번호가 없고 발행할 때 부여되므로, 초안을 삭제해도 빠진 번호가 생기지 않습니다. 연도는 발행일에서 가져오며 카운터는 조직별로 매년 다시 시작합니다. 작년 날짜로 소급한 초안은 작년 번호 체계의 다음 번호를 받습니다. 무효 처리한 송장은 번호를 유지하고 PDF에 VOID 도장이 찍힙니다. 복제로 만든 정정본은 새 초안이며 새 번호를 받습니다.
접두사는 설정 → 비즈니스 정보에서 바꿀 수 있습니다. 이후 발행하는 송장에만 적용되고 카운터는 그대로 이어집니다. 견적서와 주문은 각자의 카운터를 사용하며 QUO-, ORD- 접두사가 붙습니다.
ERPFlow는 조직마다 하나의 송장 번호 체계를 유지하므로 지점별로 번호를 따로 운영할 수 없으며, 시작 번호를 직접 정하는 설정도 없습니다. CSV 가져오기로 불러온 송장은 파일에 있는 번호를 유지하고, 가져오기가 카운터를 옮기지 않습니다. 따라서 다른 시스템에서 올해 송장을 가져온다면 번호가 반복되지 않도록 새 송장에는 다른 접두사를 설정하세요.