請求書の書き方（顧客への請求を手順で解説）

顧客に請求するには、まず価格と支払条件を合意し、そのうえで固有の番号、双方の情報、発行日、作業内容、金額とVAT、支払期日、支払方法を記載した書類を発行します。PDFを支払担当者に送り、入金されるまで追跡します。

請求書には2つの役割があります。代金を求めることと、VAT登録事業者にとっては顧客がVATを控除する際の税務記録になることです。税務上の役割が、記載必須の項目を決めます。代金を回収する役割は自分で整える部分です。VATのルールは支払期日も銀行口座も求めていないからです。

請求書に必ず記載する項目は？

EUのVAT請求書には、VAT指令第226条に定められた項目が必要です。記入する順に並べ、号数と、それぞれでよくある間違いを添えます。

この一覧はVAT法が求めるものです。支払期日と支払先の情報は載っていませんが、実際には必要です。これらがない請求書は有効でも、支払われにくくなります。

状況によって、この一覧は変わります。

• 英国では、HMRCのVATガイドの16.3.1項にほぼ同じ一覧があり、課税時点（タックスポイント）と呼ばれる供給の時点も求められます。
• VAT登録をしていない場合、VATは請求せず、VAT請求書も発行しません。それでも、通常の請求書についてのGOV.UKの一覧は、固有の番号、双方の情報、明確な説明、供給日、請求書の日付、金額を求めています。
• 少額の場合、EU各国は€100までの簡易請求書を認めなければなりません（第220a条。一部の国境をまたぐ販売は例外）。英国では顧客の同意があれば£250までの簡易請求書が認められています（HMRCガイド16.6.1項）。
• 国によって追加の項目があります。第226条が扱うのはVATだけです。会社法や税法により、登録番号などの記載が加わることがあります。会計士に一度確認し、その答えをテンプレートに組み込んでください。

各項目の詳しい説明はVAT請求書テンプレートの項目解説にあります。

顧客に請求する手順は？

顧客への請求は、次の10の手順で進めます。

1. 先に価格と条件を合意します。作業範囲、価格、支払条件を見積書か、顧客が返信したメールに書いておきます。請求書で初めて金額を知らせるのは避けたい形です。
2. 必要になる前に請求先の情報を集めます。正式名称、請求先住所、VAT番号（ある場合）、発注番号、請求書の送付先アドレスです。依頼してくれた担当者がこれらを知らないことは多いので、確認してもらいます。
3. 請求のタイミングを決めます。完了時、前払金の受領時、段階ごと、毎月などです。下の表が参考になります。
4. 知らない人が承認できるように明細を書きます。あなたに会ったことのない経理担当者が通せるのは、「店頭看板、2.4 m、4月10日に設置」のような記載です。「看板」だけでは問い合わせが来ます。
5. 明細ごとに税額を確認します。国内の販売は通常、自国の税率です。国境をまたぐ場合は、先にEUの顧客への請求書とVATか海外の顧客への請求書を読んでください。
6. 日付を設定します。発行日は当日です。支払期日は支払条件から計算した実際の日付にします。「ネット14日」より「2026年4月28日」のほうが、後で揉めません。
7. 支払方法を書きます。口座名義、IBAN、BICを記載し、入金の照合ができるよう、請求書番号を支払い参照に指定してもらいます。
8. 発行したら手を加えません。発行の時点で番号が確定し、請求書は最終版になります。後で誤りが見つかったら、こっそり直さずクレジットノートを発行するか、取り消して再発行します。
9. 正しい宛先に送ります。PDFを経理のアドレスに送り、担当者にもコピーを入れます。短いメールで、番号、金額、支払期日を冒頭に書きます。PDFで足りるかも確認してください。構造化された電子請求書を義務づける国が増えています。ベルギーでは、2026年1月1日からVAT課税事業者間で義務化されています。
10. 入金を記録するか、催促します。支払期日を控えておき、期日の翌日までに入金がなければリマインダーの流れを始めます。

完全な請求書の記入例

ここでは、看板制作会社がカフェに店頭看板を請求する架空の例を示します。VATは例として20%にしています。

この請求書には意図した選択が3つあります。供給日を載せたのは、発行日と違うからです。仕事を終えた日に請求するなら、1つの日付で両方を兼ねられます。デザイン作業は時間と単価を示しています。HMRCは時間単価をサービスの単価として扱う（16.3.2項）ためで、看板は全額の1品として載せています。顧客の注文番号を載せたのは、番号がないと支払いを承認しない経理部門があるからです。

請求書はいつ送るべき？

請求書は、合意した請求のタイミングが来たらすぐ送ります。支払条件は通常、請求書の日付か顧客が受け取った日から数えるためです。

VATのルールが上限を決めています。英国では通常、課税時点から30日以内にVAT請求書を発行します（HMRCガイド16.2.3項）。EUでは、リバースチャージが適用される国境をまたぐサービスは、翌月15日までに請求書を発行しなければならず（第222条）、その他の取引の期限は国ごとに定められます。

支払期日の合意がない請求書はどうなる？

支払日の合意がない請求書は、EU（遅延支払指令の第3条）でも英国（GOV.UK）でも、事業者の顧客については、顧客が受け取って30日後、納品がそれより後なら納品から30日後に遅延とみなされます。

14日にしたいなら、仕事を始める前に14日で合意してください。請求書に初めて記載するより、顧客が承諾した見積書に書いてあるほうが強い根拠になります。事業者間では60日までの支払期間を合意できます。それより長くできるのは、明示的に合意し、かつ公正な場合に限られます。

請求書が差し戻される理由は？

請求書が差し戻されるのは、たいてい経理担当者が、すでに承認済みの何かと照合できないからです。送信前に次の点を確認してください。

• 請求先の会社の間違い。契約相手は持株会社なのに、請求書に店舗の名前が書かれている。
• 発注番号がない。顧客のシステムが、番号のない請求書を受け付けない。
• 誰も承認できない内容。支払う担当者は打ち合わせに出ていない。
• 見積書と合計が違うのに、理由を示す明細がない。
• VAT番号がない、または誤っている。顧客がVATを控除できなくなる場合がある。
• 宛先の違い。担当者が休暇中で、請求書も一緒に休暇に入ってしまう。

ERPFlowで顧客に請求するには？

ERPFlowでは、請求書は顧客に対する下書きとして始まります。明細を追加するときは、サービスまたは製品を選ぶと説明と価格が入ります。値引きは任意で、税率は明細ごとに設定します。支払期日は発行日の14日後が初期値で、変更できます。正式名称、VAT番号、住所、銀行口座は設定 > ビジネス情報から取り込まれます。

発行で請求書にINV-2026-0042のような番号が付き、最終版になります。メールで送信は、19言語のどれかでPDFを届け、送信を記録します。その後は、入金を記録で全額入金も一部入金も記録でき、期限超過フィルターで遅れている請求書がわかり、支払いリマインダーを送信で請求書ごとにリマインダーを送れます。

知っておくべき制限もあります。ERPFlowには供給日の専用欄がないため、供給日が発行日と異なる場合は、明細の説明かメモに書いてください。オンラインのカード決済はありません。VIESでのVAT番号の確認や、顧客の国に応じた税率の自動選択もしません。電子請求書はPeppol BIS Billing 3.0のXMLとして書き出せるので、電子請求書の事業者に渡してください。ERPFlow自体はPeppolネットワークで送信しません。