最終更新：2026年11月6日
一般的な情報であり、税務・法律上の助言ではありません。ルールは国や状況によって異なります。税務や法律に関わる内容は、税理士などにご確認ください。
顧客が動きやすい請求書メールは、冒頭の2行に、請求書番号、金額、支払期日、支払方法の4つの事実を入れます。請求書はPDFで添付し、ファイル名をわかりやすくして、支払いを承認する人に送り、6週間後に検索しても見つかる件名にします。
読むのは、あなたのことを知らない人かもしれません。やり取りしてきた担当者ではなく、その人に向けて書きましょう。
請求書メールの件名には何を書く？
請求書メールの件名には、「請求書」の語、番号、自社の名前、余裕があれば金額と支払期日を入れます。支払処理の時期が来たとき、人が検索する語だからです。
| 弱い例 | 良い例 | 理由 |
|---|---|---|
| 請求書 | 請求書INV-2026-0042（Harbour Signs）：€2,304.00、4月28日期日 | 見つけやすく、開かなくても最初の疑問に答えられる |
| 請求書を添付します | 請求書INV-2026-0042、PO 5518、Harbour Signs | 経理部門は注文番号で照合することが多い |
| 3月分 | 3月分リテーナー：Harbour Signsの請求書INV-2026-0061 | 「3月分」だけでは検索に出てこない |
標準の請求書メールのテンプレートは？
標準の請求書メールは、すでにあなたを知っている顧客への、通常の請求書に使えます。括弧内の情報を差し替えてください。
件名：請求書[番号]（[自社名]）：[金額]、[支払期日]期日
[氏名]様
[内容]の請求書[番号]を添付します。合計はVAT込みで[金額]、お支払い期日は[支払期日]です。
[口座名義]宛ての銀行振込でお支払いください。IBANは[IBAN]、参照には[番号]をご記入ください。
内容に思っていたものと異なる点があれば、このメールにご返信ください。こちらで対応します。
よろしくお願いします。 [氏名]
問い合わせを促す一文は、見た目以上に大切です。今日出た問題なら、失うのは1日です。同じ問題が支払期日に出れば、支払条件の全期間を失い、最初からやり直しになります。
新しい顧客への初回の請求書メールは？
初回の請求書メールでは、書類まわりの確認も依頼します。宛先の誤りや仕入先登録の漏れがわかるのが、このときだからです。
件名：[自社名]からの初回の請求書：[番号]、[金額]、[支払期日]期日
[氏名]様
初めての請求書[番号]をお送りします。内容は[内容]で、VAT込みで[金額]、お支払い期日は[支払期日]です。お支払い先の情報はPDFに記載しています。
次の2点をご確認いただけますか。請求書の送付先がこのアドレスで正しいかということと、お支払いに発注番号や仕入先登録書類など、ほかに必要なものがないかということです。別の方宛てにすべき場合は、お知らせいただければすぐにそちらへお送りします。
よろしくお願いします。 [氏名]
発注番号つきで経理の受付アドレスに送るメールは？
経理の受付アドレスへのメールは、冒頭に発注番号を書きます。読み手が照合するのがその番号であり、担当者のプロジェクトのことは知らないからです。
件名：請求書[番号]、PO [注文番号]、[自社名]、[金額]
ご担当者様
[担当者名]様からの発注書[注文番号]に基づく請求書[番号]を添付します。
金額：VAT込みで[金額]。お支払い期日：[支払期日]。当社の情報と銀行口座は請求書に記載しています。
処理に必要なものがあれば、お知らせください。
よろしくお願いいたします。 [氏名]
担当者にもコピーを入れ、届いたことを知らせて承認してもらいます。顧客がポータル経由の請求を求めている場合はポータルを使ってください。メールの写しは単に無視されることがあります。
前払金の請求書メールは？
前払金の請求書メールには、支払いが済んだら何が始まるかを書きます。支払いで何が始まるかが見えれば、顧客にはすぐ支払う理由ができるからです。請求の方法は前払金と残金の請求書で解説しています。
件名：前払金の請求書[番号]：[仕事]の確定に[金額]
[氏名]様
見積書をご承諾いただきありがとうございます。前払金[割合]%の請求書[番号]を添付します。VAT込みで[金額]、お支払い期日は[支払期日]です。
お支払いを確認でき次第、[着手時期]の予定を確定します。残金の[残金]は、見積書に記載のとおり、完了時に請求します。
よろしくお願いします。 [氏名]
毎月の請求書メールは？
毎月の請求書メールは、変更がないはずなので、とても短くて構いません。変更がなければそう伝え、あれば目立つように書きます。
件名：[月]分の請求書[番号]（[自社名]）：[金額]、[支払期日]期日
[氏名]様
[月]分の請求書を添付します。番号は[番号]、VAT込みで[金額]、お支払い期日は[支払期日]です。先月と同じで、変更はありません。
よろしくお願いします。 [氏名]
請求書が届いていないと言われたときのメールは？
請求書を再送するメールでは、元の番号と日付をそのまま使います。新しい請求ではなく、写しだからです。合意していない限り、支払期日をリセットしないでください。
件名：請求書[番号]の写し（[自社名]）、[支払期日]期日
[氏名]様
届いていなかったとのこと、失礼しました。[発行日]に発行した請求書[番号]の写しをお送りします。金額は[金額]、お支払い期日は[支払期日]です。
今回は届いたかご確認いただけますか。また、別のアドレスにお送りすべきでしたら、お知らせください。
よろしくお願いします。 [氏名]
訂正版の請求書メールは？
訂正版の請求書メールでは、どの番号を取り消し、どの番号が代わるかを書きます。書かないと、顧客が両方を支払ったり、どちらも支払わなかったりするかもしれません。
件名：訂正版の請求書[新しい番号]が[古い番号]に代わります
[氏名]様
請求書[古い番号]に誤りが見つかりました。[誤りの内容]です。この請求書は取り消しましたので、破棄してください。
訂正版の請求書[新しい番号]を添付します。VAT込みで[金額]、お支払い期日は[支払期日]です。
お手数をおかけして申し訳ありません。
よろしくお願いします。 [氏名]
銀行口座の情報はメールに書いてもいい？
銀行口座の情報は、請求書のPDFに載せ、メールにも載せて構いませんが、メールだけで変更してはいけません。犯罪者は、口座番号を書き換えた、そっくりの請求書を送ります。口座情報の変更は、注意深い経理部門が最も疑うことです。口座が変わるときは、担当者にも電話をかけ、次の文面を送ってください。
当社の銀行口座は[日付]に変更になります。次回のお支払いの前に、新しい口座情報を電話で確認させていただきます。電話での確認がない口座変更の連絡が当社から届いた場合は、不審なものとして扱い、すでにお持ちの当社の電話番号にお電話ください。
顧客が請求書メールを無視するのはなぜ？
顧客が請求書メールを無視するのは、多くの場合、メールが支払う人に届いていないか、動くために必要な情報が書かれていないからです。
- 担当者にしか送っていない。担当者は支払いを実行できず、ほかの用事もあります。
- あいまいなファイル名。
invoice.pdfは、何十もの同名のファイルに埋もれます。ファイル名に請求書番号を入れます。 - 添付ではなくリンクにしている。経理部門は保管できるファイルを求めており、知らないリンクをブロックする会社も多くあります。
- 返信できないアドレスから送っている。問い合わせが戻ってきてしまうと、支払わない理由になります。
- 金額がPDFの中にしかない。受信箱を片付けている人は、何も開かずに、何を請求されているか知りたいものです。
支払期日を過ぎたら、支払期日超過のリマインダーの流れに切り替えてください。
ERPFlowから請求書メールを送るには？
請求書のメールで送信は、固定の文面のメールを送ります。件名は「Invoice INV-2026-0042 from Your Business」のようになります。本文では顧客にあいさつし、請求書番号、発行日、支払期日、合計を示し、銀行口座を記載したPDFを添付します。返信は、ビジネス設定のメールアドレスに届きます。メールとPDFは請求書の言語（19言語のいずれか）で作られます。
文面は編集できず、メールは顧客の登録情報から入る1つのアドレスにしか送れません。そのため、ERPFlow自身のメールでは上のテンプレートを使えません。使うには、メールを送信せずに発行済みにするを選び、PDFをダウンロードして自分のメールボックスから送り、送信済みにするで請求書に送信を記録します。
ERPFlowが送ったメールはそれぞれ、請求書の送信として記録され、アクティビティログにも残ります。顧客から「届いていない」と言われても、推測せずに確認できます。送信に失敗したメールは、請求書が発行済みで未送信のままになり、未送信フィルターで、まだ送るべきものがわかります。支払済みの請求書を再送すると全額支払い済みの旨が、無効にした請求書なら支払いは不要である旨が書かれます。定期請求も、同じ固定の文面で、実行のたびにメールで送れます。