月額リテーナーの請求書の書き方（前払い・VAT・超過時間）

月額リテーナー（月額固定の継続契約料）を請求するには、合意した料金の請求書を毎月同じ日に発行し、対象期間を明記し、契約で定めた支払期日を設定します。リテーナーの範囲外の仕事は、独立した行で請求します。月の開始前に入金される前払いで請求するほうが、安全な習慣です。

月額リテーナーの請求書には何を書く？

月額リテーナーの請求書には、通常の請求書に必要なすべてに加えて、対象期間、根拠となる契約、追加分を書きます。見落とされやすいのが期間で、これがないと、顧客の経理部門は請求書を正しい月に仕訳できません。

ここでは架空の例を示します。広告代理店が料金を前払いで請求する、4月分の3月25日付の請求書です。

どの種類のリテーナーを請求する？

「リテーナー」には3つの異なる取り決めがあり、請求の仕方もそれぞれ異なります。広告・制作会社とコンサルタントが指すのは、たいてい最初の2つです。弁護士が指すのは、多くの場合3つ目です。

預託金は、顧客の資金に関する規則の対象になることがあるので、法律事務所は、ここにあることを真似する前に、所管の規制当局に確認すべきです。リテーナーと時間制の請求で迷っている場合は、コンサルタントの時間制とリテーナーの比較を参照してください。

リテーナーは前払いと後払い、どちらで請求する？

リテーナーは前払いで請求するほうが通常は望ましいです。お金が仕事の前に届き、顧客が支払わなくなっても、損失が少ないうちに停止できるからです。12月の仕事について、それぞれの形を示します。

11月付で12月の仕事に対して発行したリテーナーの請求書は、通常、会計上は11月ではなく12月に属します。どちらの方法で請求しているかを経理担当者に伝え、売上が正しい月に入るようにしてください。

リテーナーの請求書のVATはいつ課税される？

月額リテーナーのVATは、一般に期間ごとに納税義務が生じ、前払いがあればそれが前倒しになります。VAT指令の第64条は、継続的に支払いが行われるサービスを各期間の終了時に完了したものとみなし、第65条は、前払いを受け取った時点でVATを課税対象とします。加盟国は第66条により、これを変更できます。

英国では、HMRCのNotice 700が、継続的な供給では、VAT請求書を発行した日か入金を受けた日のどちらか早いほうごとに課税時点があると述べています（14.3項）。したがって、4月分として3月25日に発行したリテーナーの請求書は、3月25日を含む申告に入ります。同じ項では、定期的な支払い最長1年分を対象とする1通のVAT請求書を発行でき、各支払いの税抜額、支払期日、VAT税率、VATを列挙するとされています。1つの書類を希望する顧客には、これが向いています。

リテーナーの枠を超えた時間・下回った時間はどう請求する？

リテーナーを超えた時間や下回った時間は、毎月決めるのではなく、事前に合意したルールで請求します。ルールには3つの要素が必要です。追加1時間の費用、使わなかった時間を繰り越すかどうか、繰り越した時間がいつ失効するかです。

ここでは架空の例を示します。代理店が月€2,000で20時間分を請求します。追加の時間は1時間あたり€110です。使わなかった時間は、翌月にだけ繰り越されます。

四半期では、3×€2,000＋€220で、税抜€6,220です。VAT20%を加えると、顧客の支払いは合計€7,464になります。時間数は請求書ごとに送ってください。表が見える顧客は、明細に問い合わせをしないからです。

契約書の文面の例：

リテーナー：暦月ごとにVAT別で€2,000.00。マーケティング支援を最大20時間分含みます。前月25日に請求し、1日までにお支払いいただきます。使わなかった時間は翌月にのみ繰り越され、その後は失効します。枠を超えた時間は1時間あたり€110.00で、次の請求書で請求します。どちらの当事者も、30日前までの書面通知でこのリテーナーを終了できます。

リテーナーで収益が漏れる間違いは？

• 誤った月を書いた行。前月の名前が残ったままのテンプレートは問い合わせを受け、その問い合わせが支払いを遅らせます。
• 範囲に境界がない。契約が範囲外を定めていなければ、すべてが範囲内になってしまいます。
• 誰も数えていない時間。記録していない超過分は請求できず、数えていなければ料金を説明できません。
• 動かない料金。契約に年1回の見直しを入れてください。値上げの方法は料金改定のお知らせのガイドにあります。
• 仕事に追いつかない条件。前払いのリテーナーでNet 30にすると、後払いの請求になってしまいます。支払条件は、月の1日までに期日が来るようにします。

ERPFlowで月額リテーナーの請求書を設定するには？

ERPFlowでは、定期請求がスケジュールに従ってリテーナーを請求します。請求書を発行するだけで、お金は回収しません。カードへの請求も引き落としもなく、顧客はいつもどおり支払い、入金は自分で記録します。期限超過のリテーナーの請求書へのリマインダーは、手動で送ります。

顧客の請求書の1つを開いて定期請求にするを選ぶか、請求書 > 定期請求から始めます。毎月に設定し、最初の日付と支払条件を選んでから、各顧客にメールで送信か下書きを作成を選びます。価格を持つサービスで、明細が入力されます。実行のたびに、顧客ごとに実行日付の通常の請求書が1通作られ、ほかの請求書と同じように入金やリマインダーを受け付け、プランの月間の請求書数の上限に数えられます。

明細はそのまま繰り返され、月の欄はありません。「月額リテーナー：請求書の日付の翌暦月のサービス」のように、そのまま通用する文面にするか、下書きを作成を使って、発行する前に各下書きに月と追加分を入力します。日割りや従量課金がないため、追加分を請求書に入れるのも下書きを使います。2つのスケジュールを持つ顧客には、請求書が2通届き、1通にまとまることはありません。

プロジェクトのカードには、時間と分で入力する作業時間の欄があり、プロジェクトごと・顧客ごとに合算されるので、枠に対する時間の記録を持てます。この時間は請求書の明細にはなりません。時間は、請求書に単価と数量を入力して請求します。記録した時間を請求書に変換する機能を含むタイムトラッキングは、今後提供する予定です。