Rechnung für Dienstleistungen schreiben: Beratung, Kanzlei, Agentur

Um Dienstleistungen in Rechnung zu stellen, rechnen Sie nach den Bedingungen Ihrer Mandatsvereinbarung ab und beschreiben die Arbeit so, dass der Kunde sie ohne Rückruf freigeben kann: der abgedeckte Zeitraum, was getan wurde, Stunden und Satz oder das Festhonorar, Auslagen und durchlaufende Posten in eigenen Zeilen, dann USt., Gesamtbetrag und Fälligkeitsdatum.

Ein Kunde kann eine gelieferte Palette zählen. Rat kann niemand zählen, also muss die Rechnung ihn sichtbar machen. Das unterscheidet die Rechnung einer Beratung, einer Kanzlei, einer Buchhaltung oder einer Agentur von einer gewöhnlichen. Die allgemeinen Schritte stehen in Rechnung an Kunden schreiben.

Wie rechnen Sie jede Honorarform ab?

Sie rechnen jede Honorarform so ab, dass die Position wiederholt, was die Mandatsvereinbarung versprochen hat, möglichst mit denselben Worten.

Wenn Sie die Honorarbasis nicht schriftlich festgehalten haben, beheben Sie das, bevor Sie die Rechnung beheben. Der Honorarabschnitt einer Mandatsvereinbarung zeigt, was hineingehört.

Wie viel Detail sollte eine Rechnung für Dienstleistungen enthalten?

Eine Rechnung für Dienstleistungen braucht genug Detail, um die Leistung und ihren Umfang zu bestimmen, und das verlangt auch das Gesetz. Artikel 226 Nr. 6 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie verlangt „Umfang und Art der erbrachten Dienstleistungen“. Der HMRC-Leitfaden zur USt. verlangt eine Beschreibung, die ausreicht, sie zu bestimmen, und sagt, der Einzelpreis einer Dienstleistung könne ein Stundensatz oder ein Preis für eine Standardleistung sein.

Denken Sie an die Vertraulichkeit. Eine Rechnung läuft durch eine Buchhaltung, die nichts von einer Kündigung oder einem Streit wissen muss. Halten Sie die Position bei sensibler Arbeit neutral („Arbeitsrechtliche Beratung, März 2026, 6 Stunden“) und senden Sie die ausführliche Darstellung getrennt an Ihre Kontaktperson.

Ein Beispiel: Honorare, Stunden, eine Auslage und ein durchlaufender Posten

Hier ein erfundenes Beispiel: Eine kleine Beratung stellt einem Kunden den März in Rechnung, zur Veranschaulichung mit 20 % USt.

Die Summe ergibt sich aus 6.735 € plus 1.347 € USt., plus dem durchlaufenden Posten von 120 €.

Bei den letzten beiden Zeilen machen Kanzleien und Beratungen Fehler. Ihre Bahnfahrt ist ein Kostenbestandteil Ihrer eigenen Arbeit, gehört also zu Ihrem Preis und unterliegt der USt., wie auch immer Sie sie auf der Rechnung nennen. HMRC sagt, dass seine Bedingungen in der Regel verhindern, dass Reise-, Telefon- und Portokosten eines Beraters als durchlaufende Posten zählen (Absatz 25.1 des oben genannten Leitfadens und der Leitfaden zu weitergegebenen Kosten und durchlaufenden Posten).

Ein echter durchlaufender Posten ist etwas anderes. Sie haben als Vertreter des Kunden gezahlt, der Kunde hat das Gekaufte erhalten und genutzt, und Sie geben den genauen Betrag weiter. Die EU-Grundlage ist Artikel 79 Buchstabe c der Mehrwertsteuersystemrichtlinie, der außerdem den Nachweis des tatsächlichen Betrags verlangt und Ihnen verbietet, darauf berechnete USt. abzuziehen. USt. auf weiterberechnete Auslagen und durchlaufende Posten geht die Prüfpunkte durch.

Wie oft sollten Sie Dienstleistungen abrechnen?

Monatlich ist der sicherste Standard für nach Zeit abgerechnete Dienstleistungen, denn eine kurze Rechnung über jüngste Arbeit wird gelesen und bezahlt, eine Rechnung über fünf Monate wird verhandelt. So zeigt sich ein Problem außerdem nach dem Honorar eines Monats statt nach fünf.

Welchen Rhythmus Sie auch wählen, nennen Sie auf jeder Rechnung den Zeitraum. Artikel 226 Nr. 7 verlangt den Tag der Leistung, wenn er vom Ausstellungsdatum abweicht, und „1. bis 31. März 2026“ beantwortet das zusammen mit der ersten Frage des Kunden.

Geleistete, aber noch nicht abgerechnete Arbeit ist Geld, das Sie verleihen. Ein WIP-Bericht zeigt, wie viel das ist. Wenn Sie vor Beginn Geld auf Rechnung nehmen, lesen Sie Anzahlung und Schlusszahlung, wie Sie es abrechnen, und wenn Sie Mandantengeld verwalten, gehen die Regeln Ihrer Aufsicht vor.

Wie zeigen Sie einen Rabatt oder gekürzte Stunden?

Zeigen Sie gekürzte Stunden als sichtbaren Rabatt, statt stillschweigend weniger Stunden zu berechnen, denn dann sieht der Kunde die Arbeit und das Entgegenkommen. Artikel 226 Nr. 8 verlangt ohnehin, Rabatte auszuweisen, wenn sie nicht schon im Einzelpreis stecken.

Hier ein erfundenes Beispiel. Ein Consultant hat 40 Stunden zu 95 € gearbeitet und beschließt, 34 zu berechnen.

Diese 3.230 € sind genau 34 Stunden zu 95 €, und das Budgetgespräch im nächsten Monat beginnt bei der tatsächlichen Zahl. Unser Ratgeber zu Abschreibungen auf Leistung und Forderungsausfall erklärt den Unterschied zwischen beidem.

Wie vermeiden Sie, dass eine Rechnung den Kunden überrascht?

Sie vermeiden eine Überraschung, indem Sie sagen, was in der Rechnung steht, bevor der Kunde sie öffnet. Ein Begleittext von drei Zeilen leistet das meiste, und die E-Mail-Vorlagen für Rechnungen enthalten weitere Fassungen:

Anbei Rechnung INV-2026-0088 für März: 8.202,00 €, fällig am 14. April. Sie umfasst Phase 1 der Prüfung zum vereinbarten Festhonorar und 32,5 Stunden Folgearbeit zu den vereinbarten Sätzen, innerhalb der besprochenen Schätzung von 40 Stunden. Die Stunden nach Datum finden Sie in der beigefügten Aufstellung.

Wenn eine Rechnung eine Schätzung überschreiten wird, rufen Sie vorher an. Ein Kunde, der von einer Überschreitung von Ihnen erfährt, redet in der Regel darüber. Ein Kunde, der sie auf einer Rechnung findet, bestreitet sie in der Regel.

Rechnungen für Dienstleistungen in ERPFlow

ERPFlow hat keinen Timer und keine Stundenzettel. Arbeit nach Stunden rechnen Sie ab, indem Sie auf der Rechnung einen Satz und eine Menge eintragen, meist aus einer Dienstleistung, die Satz und Steuer hält. Die Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald.

Führen Sie Ihre Zeitaufzeichnung vorerst dort, wo Sie sie heute führen, und tippen Sie die Summen ein. Ein Projekt kann mit einem Kunden sowie mit dessen Angeboten und Rechnungen verknüpft werden, und jede Karte hat ein Feld „Aufgewendete Zeit“ in Stunden und Minuten, das pro Projekt und pro Kunde addiert wird. Diese Summe wird nicht zu Rechnungspositionen, und es gibt keinen Bericht pro Person.

Die Rechnung im Beispiel oben funktioniert so, wie sie ist. Jede Position hat ihre eigene Menge, ihren Preis, einen optionalen Rabatt und einen Steuersatz, sodass Honorarpositionen USt. tragen können, während eine Position für einen durchlaufenden Posten keine trägt. Eine Zeitaufstellung kann auf die Karte Anhänge der Rechnung, doch die E-Mail enthält nur das Rechnungs-PDF, die Aufstellung senden Sie also selbst. Retainer können als wiederkehrende Rechnungen laufen, die dem Kunden termingerecht eine Rechnung stellen und das Geld nie einziehen.

Projekte haben keine Sätze, Budgets, Kalkulation oder Rentabilität, und ERPFlow hat keinen WIP-Bericht. Ausgaben sind nicht mit Kunden oder Aufträgen verknüpft, eine Weiterberechnung ist also eine Position, die Sie auf der Rechnung eintippen.