Rechnung an Kunden schreiben (Schritt für Schritt)

Um einem Kunden eine Rechnung zu stellen, vereinbaren Sie Preis und Zahlungsbedingungen und stellen dann ein Dokument aus mit einer eindeutigen Nummer, den Angaben beider Parteien, dem Ausstellungsdatum, einer Beschreibung der Leistung, den Beträgen und gegebenenfalls der USt., einem Fälligkeitsdatum und dem Zahlungsweg. Senden Sie es als PDF an die Person, die die Rechnungen bezahlt, und verfolgen Sie es bis zur Zahlung.

Eine Rechnung hat zwei Aufgaben. Sie verlangt Geld, und für ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen ist sie zugleich ein Steuerbeleg, mit dem Ihr Kunde die USt. zurückfordern kann. Die steuerliche Aufgabe bestimmt, was draufstehen muss. Die Aufgabe, das Geld hereinzuholen, liegt bei Ihnen, denn das Umsatzsteuerrecht verlangt weder ein Fälligkeitsdatum noch eine Bankverbindung.

Was muss eine Rechnung enthalten?

Eine EU-Rechnung mit USt. muss die Angaben enthalten, die Artikel 226 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie aufzählt. Hier sind sie in der Reihenfolge, in der Sie sie ausfüllen, mit der Nummer des Absatzes und dem Fehler, der bei jeder Angabe typisch ist.

Das verlangt das Umsatzsteuerrecht. Fälligkeitsdatum und Zahlungsangaben stehen nicht auf der Liste, und Sie brauchen sie trotzdem. Eine Rechnung ohne sie kann völlig gültig sein und wird dennoch nicht bezahlt.

Die Liste ändert sich in einigen Fällen:

• Im Vereinigten Königreich nennt der HMRC-Leitfaden zur USt. in Absatz 16.3.1 eine sehr ähnliche Liste und verlangt zusätzlich den Zeitpunkt der Leistung, den sogenannten Tax Point.
• Wenn Sie nicht umsatzsteuerlich registriert sind, berechnen Sie keine USt. und stellen keine Rechnung mit USt. aus. Die GOV.UK-Liste für gewöhnliche Rechnungen verlangt weiterhin eine eindeutige Nummer, die Angaben beider Parteien, eine klare Beschreibung, das Leistungsdatum, das Rechnungsdatum und die Beträge.
• Bei kleinen Beträgen müssen die EU-Länder eine vereinfachte Rechnung bis 100 € zulassen (Artikel 220a, mit Ausnahmen für manche grenzüberschreitenden Verkäufe). Das Vereinigte Königreich erlaubt eine bis 250 £, wenn der Kunde zustimmt (Absatz 16.6.1 des HMRC-Leitfadens).
• Ihr Land kann mehr verlangen. Artikel 226 betrifft nur die USt. Gesellschafts- oder Steuerrecht kann weitere Angaben vorschreiben, etwa eine Registernummer. Fragen Sie deshalb einmal Ihre Steuerberatung und bauen Sie die Antwort in Ihre Vorlage ein.

Jedes Feld wird ausführlich erklärt unter Felder einer Rechnungsvorlage mit USt..

Wie schreibe ich einem Kunden eine Rechnung, Schritt für Schritt?

1. Einigen Sie sich zuerst auf Preis und Bedingungen. Halten Sie Leistungsumfang, Preis und Zahlungsziel in einem Angebot oder in einer E-Mail fest, auf die der Kunde geantwortet hat. Eine Rechnung ist ein schlechter Ort, an dem ein Kunde erfährt, was etwas kostet.
2. Sammeln Sie die Rechnungsdaten, bevor Sie sie brauchen. Sie brauchen den rechtlichen Namen, die Rechnungsanschrift, gegebenenfalls eine USt-IdNr., eine Bestellnummer und die Adresse, an die Rechnungen gehen. Die Person, die Sie beauftragt hat, kennt sie oft nicht, bitten Sie sie deshalb, sie herauszufinden.
3. Wählen Sie den Abrechnungszeitpunkt. Das kann die Fertigstellung sein, eine Anzahlung, einzelne Etappen oder jeder Monat. Die Tabelle weiter unten hilft dabei.
4. Formulieren Sie die Positionen so, dass ein Fremder sie freigeben kann. Jemand in der Buchhaltung des Kunden, der Sie nie getroffen hat, gibt „Ladenschild, 2,4 m, montiert am 10. April“ frei. Bei „Beschilderung“ kommt eine Rückfrage.
5. Ermitteln Sie die Steuer für jede Position. Inlandsumsätze unterliegen normalerweise Ihrem örtlichen Satz. Bei allem, was eine Grenze überquert, lesen Sie zuerst Rechnungen an EU-Kunden und USt. oder Rechnungen an internationale Kunden.
6. Legen Sie die Daten fest. Das Ausstellungsdatum ist heute. Machen Sie das Fälligkeitsdatum zu einem konkreten Datum, berechnet aus Ihren Zahlungsbedingungen, denn „28. April 2026“ lässt weniger Raum für Streit als „netto 14 Tage“.
7. Nennen Sie den Zahlungsweg. Geben Sie Kontoinhaber, IBAN und BIC an und bitten Sie darum, die Rechnungsnummer als Verwendungszweck zu nennen, damit Sie den Zahlungseingang zuordnen können.
8. Stellen Sie sie aus und lassen Sie sie dann in Ruhe. Jetzt wird die Nummer vergeben, und die Rechnung ist endgültig. Ein später entdeckter Fehler wird mit einer Gutschrift oder durch Stornieren und Neuausstellen behoben, nie durch eine stille Änderung.
9. Senden Sie sie an das richtige Postfach. Schicken Sie das PDF an die Buchhaltungsadresse und setzen Sie Ihre Kontaktperson in Kopie, mit einer kurzen E-Mail, die Nummer, Betrag und Fälligkeitsdatum gleich in den ersten Zeilen nennt. Prüfen Sie, ob ein PDF genügt, denn manche Länder verlangen inzwischen strukturierte E-Rechnungen. Belgien tut das zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen seit dem 1. Januar 2026.
10. Erfassen Sie die Zahlung oder haken Sie nach. Notieren Sie das Fälligkeitsdatum. Ist das Geld am Tag danach nicht da, starten Sie Ihre Erinnerungsfolge.

Eine vollständige Rechnung im Beispiel

Hier ein erfundenes Beispiel: Ein Schildermacher stellt einem Café ein neues Ladenschild in Rechnung, zur Veranschaulichung mit 20 % USt.

Drei Entscheidungen auf dieser Rechnung sind Absicht. Der Tag der Leistung steht da, weil er vom Ausstellungsdatum abweicht. Wenn Sie am Tag der Fertigstellung abrechnen, erfüllt ein Datum beide Aufgaben. Die Entwurfsarbeit zeigt Stunden und einen Satz, weil HMRC einen Stundensatz als Einzelpreis einer Dienstleistung behandelt (Absatz 16.3.2), während das Schild ein einzelner Artikel zu seinem vollen Preis ist. Und die Bestellnummer des Kunden steht darauf, weil manche Buchhaltungen ohne sie keine Zahlung freigeben.

Wann sollten Sie eine Rechnung senden?

Sie sollten eine Rechnung senden, sobald der vereinbarte Abrechnungszeitpunkt erreicht ist, denn Zahlungsziele zählen meist ab dem Rechnungsdatum oder ab dem Eingang beim Kunden.

Die Umsatzsteuervorschriften setzen die äußerste Grenze. Im Vereinigten Königreich stellen Sie eine Rechnung mit USt. normalerweise innerhalb von 30 Tagen nach dem Tax Point aus (Absatz 16.2.3 des HMRC-Leitfadens). In der EU müssen grenzüberschreitende Dienstleistungen unter dem Reverse-Charge-Verfahren bis zum 15. Tag des Folgemonats in Rechnung gestellt werden (Artikel 222), und jedes Land kann für andere Umsätze Fristen setzen.

Was passiert, wenn eine Rechnung kein vereinbartes Fälligkeitsdatum hat?

Eine Rechnung ohne vereinbartes Zahlungsdatum gilt bei Geschäftskunden in der EU (Artikel 3 der Zahlungsverzugsrichtlinie) und im Vereinigten Königreich (GOV.UK) 30 Tage nach Erhalt durch den Kunden als verspätet, oder 30 Tage nach der Lieferung, falls diese später lag.

Wenn Sie also 14 Tage wollen, vereinbaren Sie 14 Tage, bevor Sie anfangen. Sie erstmals auf der Rechnung aufzudrucken, ist schwächer, als sie im Angebot stehen zu haben, das der Kunde angenommen hat. Zwischen Unternehmen vereinbarte Fristen können bis zu 60 Tage betragen, und länger nur, wenn es ausdrücklich vereinbart und fair ist.

Warum werden Rechnungen zurückgeschickt?

Rechnungen werden meist zurückgeschickt, weil die Buchhaltung sie keiner bereits freigegebenen Bestellung zuordnen kann. Diese Punkte sollten Sie prüfen, bevor Sie auf „Senden“ drücken:

• Die falsche juristische Person. Der Vertrag besteht mit einer Holding, und die Rechnung nennt den Laden.
• Keine Bestellnummer, obwohl das System des Kunden keine Rechnung ohne eine annimmt.
• Eine Beschreibung, die niemand freigeben kann. Die zahlende Person war nicht im Gespräch dabei.
• Ein Gesamtbetrag, der vom Angebot abweicht, ohne eine Position, die erklärt, warum.
• Eine fehlende oder falsche USt-IdNr., die den Kunden daran hindern kann, die USt. zurückzufordern.
• Das falsche Postfach. Ihre Kontaktperson ist im Urlaub, und die Rechnung ist mit im Urlaub.

Rechnungen an Kunden in ERPFlow

In ERPFlow beginnt eine Rechnung als Entwurf zu einem Kundendatensatz. Sie fügen Positionen hinzu, wählen eine Dienstleistung oder ein Produkt, das Beschreibung und Preis ausfüllt, mit optionalem Rabatt und einem Steuersatz je Position. Das Fälligkeitsdatum beginnt bei 14 Tagen nach dem Ausstellungsdatum, und Sie können es ändern. Ihr rechtlicher Name, Ihre USt-IdNr., Ihre Anschrift und Ihre Bankverbindung stammen aus Einstellungen → Unternehmensangaben.

Ausstellen gibt der Rechnung ihre Nummer, etwa INV-2026-0042, und macht sie endgültig. Per E-Mail senden liefert das PDF in einer von 19 Sprachen und hält die Zustellung fest. Danach verfolgt Zahlung erfassen volle oder Teilzahlungen, der Filter Überfällig zeigt, was zu spät ist, und Zahlungserinnerung senden verschickt eine Erinnerung, jeweils für eine Rechnung.

Einige Grenzen sollten Sie kennen. ERPFlow hat kein eigenes Feld für den Tag der Leistung. Weicht dieses Datum vom Ausstellungsdatum ab, schreiben Sie es in die Positionsbeschreibung oder in die Notizen. Es gibt keine Online-Kartenzahlung. ERPFlow prüft keine USt-IdNr. in VIES und wählt keinen Steuersatz anhand des Kundenlands. E-Rechnungen werden als Peppol BIS Billing 3.0 XML exportiert, die Sie an Ihren E-Rechnungs-Dienstleister weitergeben, und ERPFlow sendet sie nicht selbst über das Peppol-Netzwerk.