Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Regeln und Zahlen aus anderen Quellen geprüft am 6. November 2026. Sie ändern sich, bestätigen Sie sie deshalb bei der Quelle, bevor Sie sich darauf verlassen.
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Situation ab. Klären Sie alles mit steuerlichen oder rechtlichen Folgen daher mit Ihrer Steuerberatung.
Die Honorarklausel in der Mandatsvereinbarung eines Buchhalters legt fest, wie das Honorar berechnet wird, was es abdeckt, was extra kostet, wann es in Rechnung gestellt und bezahlt wird und wie es sich ändern kann. Schreiben Sie sie so, dass ein Mandant jede Rechnung aus dem Schreiben vorhersagen kann, denn Honorarstreit beginnt meist dort, wo das Schreiben verstummt.
Was sollte die Honorarklausel einer Mandatsvereinbarung enthalten?
Die Honorarklausel einer Mandatsvereinbarung sollte sieben Fragen beantworten, die der Mandant früher oder später ohnehin stellt.
| Die Frage des Mandanten | Was die Klausel leistet | Ohne die Klausel |
|---|---|---|
| Wie wird das Honorar berechnet? | Nennt Festpreis, Stundensatz oder eine Mischung, mit den Zahlen | Die erste Rechnung ist das Erste, was er davon hört |
| Was deckt es ab? | Verweist namentlich auf die Leistungsübersicht | „Ich dachte, die Steuererklärung wäre dabei“ |
| Wovon geht es aus? | Nennt Mengen, Fristen und den Zustand der Unterlagen | Sie tragen die Mehrarbeit, wenn der Mandant wächst |
| Was kostet extra? | Nennt den Satz und verspricht, vorher zu fragen | Streit um jede zusätzliche Zeile |
| Wann zahle ich? | Legt Rechnungstermine, Zahlungsbedingungen und Verzugsregeln fest | Schleppende Zahlung, ohne dass Sie etwas in der Hand haben |
| Und Auslagen und USt.? | Trennt Auslagen, durchlaufende Posten und USt. | Verwirrung bei der ersten Weiterberechnung |
| Kann es sich ändern, und kann ich gehen? | Regelt Honorarüberprüfung, Frist und das, was bei Beendigung geschuldet wird | Eine überraschende Erhöhung und ein offener Restbetrag |
Ein Teil davon ist nicht nur gute Praxis, sondern berufliche Pflicht. Das Fee-Information-Helpsheet des ICAEW beschreibt, was der Code of Ethics von den Mitgliedern verlangt: die Grundlage der Honorarberechnung zu erklären, wo es passt ein geschätztes Anfangshonorar zu nennen und Honorarangebote oder die Honorargrundlage schriftlich zu geben, normalerweise in der Mandatsvereinbarung. Außerdem steht dort, dass eine Kanzlei deutlich machen sollte, wenn eine Schätzung kein Festpreis ist. Andere Berufsverbände haben eigene Regeln, prüfen Sie also Ihre.
In der EU weist Artikel 22 der Dienstleistungsrichtlinie in dieselbe Richtung. Ein Dienstleister muss einen im Voraus festgelegten Preis bereithalten. Ist der Preis nicht im Voraus festgelegt, muss der Dienstleister auf Anfrage den Preis nennen, eine für den Kunden überprüfbare Berechnungsmethode oder einen hinreichend detaillierten Kostenvoranschlag.
Honorarklauseln zum Übernehmen
Das sind Ausgangspunkte mit erfundenen Beträgen. Gleichen Sie sie mit den Mustertexten Ihres Berufsverbands ab, etwa dem Engagement-Letters-Helpsheet des ICAEW, und mit den Erwartungen Ihrer Berufshaftpflichtversicherung.
Festpreis:
Unser Honorar für die Leistungen in Anlage 1 beträgt 3.060 € pro Jahr zuzüglich USt., in Rechnung gestellt mit 255 € pro Monat am ersten Werktag jedes Monats, für die zwölf Monate ab dem 1. Januar 2027.
Wovon das Honorar ausgeht:
Das Honorar geht von bis zu 80 Buchungen pro Monat aus, von vollständigen Unterlagen bis zum 10. des Folgemonats und von einem Jahresabschluss. Ändert sich eines davon, teilen wir Ihnen das mit, bevor wir etwas weiter berechnen.
Arbeiten außerhalb des Umfangs:
Arbeiten außerhalb von Anlage 1 berechnen wir mit 85 € pro Stunde zuzüglich USt. oder zu einem Festpreis, den wir zuvor vereinbaren. Berechenbare Zusatzarbeiten beginnen wir nicht ohne Ihre schriftliche Zustimmung; eine E-Mail genügt.
Eine Schätzung:
Dieser Betrag ist eine Schätzung und kein Festpreis. Erwarten wir, ihn zu überschreiten, sagen wir es Ihnen vorher, erklären den Grund und nennen Ihnen einen überarbeiteten Betrag.
Auslagen und durchlaufende Posten:
Auslagen berechnen wir zum Selbstkostenpreis, gegebenenfalls zuzüglich USt. Beträge, die wir in Ihrem Namen zahlen, etwa Eintragungsgebühren, werden auf der Rechnung gesondert und in exakt der gezahlten Höhe ausgewiesen.
Zahlung:
Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum zu zahlen. Auf überfällige Beträge dürfen wir Zinsen im gesetzlich zulässigen Rahmen berechnen, und wir dürfen die Arbeit nach 7 Tagen schriftlicher Ankündigung ruhen lassen.
Honorarüberprüfung:
Wir überprüfen das Honorar jeweils im Januar und kündigen Änderungen 30 Tage vorher schriftlich an. Stimmen Sie der Änderung nicht zu, können Sie dieses Mandat vor ihrem Inkrafttreten schriftlich beenden.
Beendigung im laufenden Jahr:
Endet dieses Mandat vor Jahresende, berechnen wir die bis dahin geleistete Arbeit zu den Preisen in diesem Schreiben, abzüglich Ihrer Zahlungen, und erstatten einen etwaigen Überschuss.
Schweigt das Schreiben zum Zahlungsverzug, kann bei Geschäftskunden trotzdem das Gesetz helfen. In der EU legt die Zahlungsverzugsrichtlinie gesetzliche Zinsen in Höhe des Referenzzinssatzes plus mindestens acht Prozentpunkte fest, dazu mindestens 40 € für Beitreibungskosten. Im Vereinigten Königreich betragen die gesetzlichen Zinsen 8 % plus den Basiszinssatz der Bank of England. Der Ratgeber zur Verzugspauschale geht weiter, und die Beispiele für Zahlungsbedingungen helfen bei der Wahl der Tagesfrist.
Warum braucht ein verteiltes Honorar eine Ausstiegsklausel?
Ein gleichmäßig über das Jahr verteiltes Honorar passt nicht mehr zur geleisteten Arbeit, sobald ein Mandant mitten im Jahr geht, und deshalb ist die letzte Klausel oben wichtig. Jahreshonorare enthalten ungleichmäßige Aufgaben wie den Jahresabschluss, und der Monatsbetrag glättet sie.
Hier ein erfundenes Beispiel. Eine Kanzlei berechnet 180 € pro Monat für die Buchführung und 900 € für den Jahresabschluss: 3.060 € pro Jahr, abgerechnet mit 255 € pro Monat. Der Mandant geht nach sieben Monaten und hat 1.785 € gezahlt.
| Wann der Mandant geht | Gezahlt | Geleistete Arbeit | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Jahresabschluss bereits fertig | 1.785 € | 1.260 € + 900 € = 2.160 € | Mandant schuldet 375 € |
| Jahresabschluss nicht begonnen | 1.785 € | 1.260 € | Sie schulden 525 € |
Ohne die Klausel streiten Sie über 375 € und haben nichts in der Hand, oder ein Mandant verlangt 525 € zurück und Sie haben keinen vereinbarten Rechenweg. Das Helpsheet des ICAEW macht einen verwandten Punkt zu Daueraufträgen: Mandanten könnten annehmen, dass die Zahlungen alles abdecken. Seien Sie also klar bei den Bedingungen und bereit, Honorare mit Zahlungen abzugleichen.
Wo gehen Honorarklauseln schief?
Honorarklauseln gehen meist schief, weil sie genau dort vage bleiben, wo der Mandant eine Zahl braucht.
- „Nach Zeitaufwand“, ohne Satz. Das ICAEW sieht Zeitaufzeichnungen als Managementinstrument und sagt, dass sie allein kein Honorar rechtfertigen. Geben Sie dem Mandanten den Satz oder eine Methode, die er prüfen kann.
- „Festpreis“ ohne Grenzen. Ohne genannte Mengen kann ein Mandant, der doppelt so groß wird, vernünftigerweise denselben Preis erwarten.
- Eine Schätzung ohne Auslöser. Schreiben Sie, dass Sie ihn warnen, bevor Sie sie überschreiten. Das ICAEW erwartet außerdem eine Erklärung jeder Überschreitung und ihrer Berechnung.
- Schweigen zu verspäteten Unterlagen. Kommen die Unterlagen drei Wochen nach der Frist, wer zahlt dann die Eile?
- Keine Überprüfungsklausel. Dann brauchen Sie für jede Erhöhung die Zustimmung des Mandanten, und ein Schreiben zur Preiserhöhung hat deutlich weniger Rückhalt.
Wie ändern Sie Honorare, ohne das ganze Schreiben neu auszustellen?
Ändern Sie Honorare, ohne das ganze Schreiben neu auszustellen, indem Sie die Beträge in einer eigenen Honorarübersicht führen, auf die das Schreiben verweist. Das Hauptschreiben regelt dann die Bedingungen, die Übersicht die aktuellen Leistungen und Preise. Eine neue Übersicht mit Datum und der im Schreiben versprochenen Frist ersetzt die alte.
Stellen Sie das ganze Schreiben neu aus, wenn sich die Art der Arbeit oder die Bedingungen ändern. Bewahren Sie jede datierte Fassung auf, denn eine spätere Honorarfrage hängt davon ab, welche Übersicht in dem Monat galt. Wie Sie überhaupt zum Preis kommen, behandelt der Ratgeber zur Festpreis-Abrechnung für Buchhalter.
Aus dem Honorar der Mandatsvereinbarung Rechnungen in ERPFlow machen
ERPFlow verfasst und unterschreibt keine Mandatsvereinbarungen. Es hat keine Briefvorlagen und keine elektronische Signatur. Es übernimmt, was nach der Honorarvereinbarung kommt, für Buchhaltungs- und Bilanzbuchhaltungskanzleien und alle anderen, die so abrechnen.
- Das unterschriebene Schreiben aufbewahren: Hängen Sie die Datei an den Kundendatensatz, damit die vereinbarten Bedingungen neben den Rechnungen liegen.
- Die Preisliste anlegen: Legen Sie jedes Honorar Ihrer Übersicht als Dienstleistung mit Preis an, damit die Rechnungszeile zur Übersicht passt.
- Ein Honorarangebot senden, falls Sie eines nutzen: Ein Angebot hat Positionen und USt., geht als PDF raus und lässt sich in eine Rechnung umwandeln. Als angenommen markieren Sie es von Hand.
- Das Monatshonorar abrechnen: Eine wiederkehrende Rechnung stellt es jeden Monat aus, per E-Mail versendet oder als Entwurf belassen. Sie rechnet nur ab und zieht nichts ein, Zahlungen erfassen Sie also von Hand.
- Zusatzleistungen abrechnen: Fügen Sie sie einem Entwurf als eigene Zeile hinzu, mit der Vereinbarung in der Beschreibung.
ERPFlow vergleicht nicht, was Sie abgerechnet haben, mit einer Schätzung, und warnt Sie auch nicht vor dem Überschreiten. Diese Kontrolle bleibt bei Ihnen.