Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Situation ab. Klären Sie alles mit steuerlichen oder rechtlichen Folgen daher mit Ihrer Steuerberatung.
Ein WIP-Bericht listet jeden offenen Auftrag und vergleicht den Wert der bisher geleisteten Arbeit mit dem bisher in Rechnung gestellten Betrag. Ein positiver Unterschied ist verdiente, aber noch nicht abgerechnete Arbeit. Ein negativer bedeutet, dass Sie der Arbeit voraus abgerechnet haben. Prüfen Sie ihn monatlich, denn nicht abgerechnete Arbeit ist Geld, das Sie einziehen könnten.
WIP bedeutet in der Fertigung etwas anderes: Waren mitten in der Produktion, zu Kosten bewertet. Dieser Ratgeber behandelt die Variante für Dienstleistungen und Projekte.
Was zeigt ein WIP-Bericht?
Ein WIP-Bericht zeigt Auftrag für Auftrag den Wert der geleisteten Arbeit, den abgerechneten Betrag und die Differenz, alles ohne USt. Der abgerechnete Betrag ist einfach. Der Wert der geleisteten Arbeit ist die Einschätzung, und wie Sie ihn messen, hängt davon ab, wie der Auftrag bepreist ist.
| Wie der Auftrag bepreist ist | Wert der bisher geleisteten Arbeit |
|---|---|
| Nach Stunden oder nach Aufwand und Material | Bisherige Stunden und Material zu den Sätzen, die Sie abzurechnen erwarten, abzüglich allem, von dem Sie wissen, dass Sie es abschreiben werden |
| Festpreis | Honorar × Fertigstellungsgrad, nie mehr als das Honorar |
| Stufenhonorare | Abgeschlossene Stufen voll, plus der erledigte Anteil der laufenden Stufe |
| Bauvertrag | Oft Vertragspreis × (bisherige Kosten ÷ geschätzte Gesamtkosten) |
Bewerten Sie zu dem, was Sie realistisch abzurechnen erwarten. Sind 140 Stunden erfasst, der Kunde wird aber nur 120 akzeptieren, sind die zusätzlichen 20 kein Vermögenswert. Sie sind eine Abschreibung auf Leistung, die Sie noch nicht vorgenommen haben.
Wie lesen Sie einen WIP-Bericht?
Lesen Sie einen WIP-Bericht zuerst Zeile für Zeile und erst dann die Summe, denn die Nettozahl verbirgt das meiste Wichtige. Hier ein erfundenes Beispiel: ein kleines Unternehmen zum Monatsende, Beträge ohne USt.
| Auftrag | Grundlage | Wert der geleisteten Arbeit | Bisher abgerechnet | Nicht abgerechnet oder (vorausgerechnet) |
|---|---|---|---|---|
| A | 40.000 £ Festpreis, 55 % erledigt | 22.000 £ | 18.000 £ | 4.000 £ |
| B | 18.000 £ Festpreis, 90 % erledigt | 16.200 £ | 18.000 £ | (1.800 £) |
| C | 140 Stunden zu 90 £ | 12.600 £ | 9.000 £ | 3.600 £ |
| D | 60.000 £ Festpreis, 20 % erledigt | 12.000 £ | 15.000 £ | (3.000 £) |
| E | 30 Stunden zu 90 £ | 2.700 £ | 0 £ | 2.700 £ |
| Gesamt | 65.500 £ | 60.000 £ | 5.500 £ |
5.500 £ wirken bescheiden. In Wahrheit sind es 10.300 £ nicht abgerechnete Arbeit auf drei Aufträgen, verrechnet mit 4.800 £ Vorausrechnung auf zwei anderen. Verschiedene Kunden, verschiedene Probleme, und das im Voraus abgerechnete Geld auf Auftrag D hilft nicht dabei, Auftrag E in Rechnung zu stellen. Weisen Sie die beiden Summen also getrennt aus.
| Was Sie sehen | Was es meist bedeutet | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Nicht abgerechnet, und der Auftrag ist jetzt abrechenbar | Niemand hat die Rechnung gestellt | Diesen Monat abrechnen, wie bei den Aufträgen C und E |
| Nicht abgerechnet, wartet auf einen Meilenstein | Ihre Abrechnungsstufen liegen zu weit auseinander | Den nächsten Auslöser prüfen und die Stufen beim nächsten Mal überdenken |
| Nicht abgerechnet und wachsend, Kunde unzufrieden | Möglicherweise nicht einziehbar | Über eine Abschreibung entscheiden, bevor es älter wird |
| Vorausgerechnet, Anzahlung oder vorgezogene Stufe | Normal, wenn vereinbart | Nicht als Gewinn behandeln, denn die Arbeit steht noch aus |
| Voll abgerechnet, Arbeit übrig, wie bei Auftrag B | Sie müssen fertig werden, ohne noch etwas abrechnen zu können | Prüfen, ob noch genug Budget da ist, um ordentlich fertigzustellen |
Das Alter zählt so viel wie der Betrag. Fügen Sie eine Spalte für das Datum der letzten Rechnung je Auftrag hinzu. Ein Saldo von 2.700 £ auf einem Auftrag, der letzten Monat abgerechnet wurde, ist in Ordnung. Derselbe Saldo auf einem Auftrag ohne Rechnung seit dem Frühjahr bedeutet meist ein Problem, das niemand ansprechen will.
Wie bauen Sie einen WIP-Bericht in einer Tabelle auf?
Bauen Sie einen WIP-Bericht in einer Tabelle mit einer Zeile je offenem Auftrag auf und aktualisieren Sie ihn jeden Monat am selben Tag.
- Offene Aufträge auflisten. Nehmen Sie fertige Aufträge auf, die noch nicht voll abgerechnet sind, denn das ist das leichteste Geld auf dem Blatt.
- Grundlage eintragen. Stunden, Festpreis oder Stufe, mit Honorar oder Satz.
- Stunden bis Monatsende eintragen bei zeitbasierten Aufträgen, multipliziert mit dem Satz, den Sie abzurechnen erwarten.
- Fertigstellungsgrad eintragen bei Festpreisaufträgen. Lassen Sie die Person, die den Auftrag leitet, ihn danach festlegen, was erstellt wurde, ohne auf die verbrauchten Stunden zu schauen.
- Bisher abgerechnet eintragen, netto ohne USt. und einschließlich Anzahlungen.
- Die Differenz berechnen, mit getrennten Summen für nicht abgerechnet und vorausgerechnet.
- Das Datum der letzten Rechnung und eine Notiz dazu ergänzen, wie es weitergeht.
Nutzen Sie ihn dann vor dem Rechnungslauf. Ein WIP-Bericht, den man erst ansieht, nachdem die Rechnungen raus sind, sagt Ihnen nur, was Sie verpasst haben.
Eine Zahl macht die monatliche Durchsicht schneller. WIP-Tage sind die nicht abgerechnete Arbeit geteilt durch die durchschnittliche tägliche Abrechnung. Bei den erfundenen 10.300 £ nicht abgerechnet und Abrechnungen von 480.000 £ im Jahr sind das 10.300 £ ÷ (480.000 £ ÷ 365) = 7,8 Tage. Addieren Sie Ihre Debitorenlaufzeit aus einer Offene-Posten-Liste nach Alter, und Sie haben, was Anwalts- und Buchhaltungskanzleien Lock-up nennen: wie lange Arbeit braucht, um zu Geld zu werden. Beobachten Sie Ihren eigenen Trend, denn es gibt keine allgemein richtige Zahl.
Wie unterscheiden sich die WIP-Aufstellungen von Bauunternehmen?
WIP-Aufstellungen von Bauunternehmen messen den Fortschritt meist nach Kosten statt nach Stunden und vergleichen je Vertrag die bisherigen Kosten mit den geschätzten Gesamtkosten. Banken und Bürgschaftsgeber wollen sie oft sehen. Hier ein erfundenes Beispiel:
| Vertragspreis | 500.000 $ |
| Geschätzte Gesamtkosten | 400.000 $ |
| Bisherige Kosten | 160.000 $ |
| Fertigstellungsgrad (bisherige Kosten ÷ geschätzte Gesamtkosten) | 40 % |
| Bisher verdient (40 % × Vertragspreis) | 200.000 $ |
| Bisher abgerechnet | 230.000 $ |
| Überabgerechnet | 30.000 $ |
Die Schwachstelle sind die geschätzten Gesamtkosten. Sind sie veraltet, stimmen der Prozentsatz und alles danach nicht, weshalb diese Aufstellung mit dem Projektleiter durchgesehen wird. Ein Bauunternehmen, das auf AIA-Formularen abrechnet, kann dies mit den Zahlen von G702 und G703 vergleichen: Der Antrag zeigt, was Sie geltend gemacht haben, die Aufstellung, was Sie verdient haben.
Gehört WIP in Ihren Abschluss?
WIP gehört in Ihren Abschluss, wenn Sie nach dem Entstehungsprinzip bilanzieren, aber der Managementbericht und die Buchung sind nicht dasselbe. Ein monatliches WIP-Blatt darf Ihr bestes Urteil nutzen. Die Zahl zum Jahresende muss Ihrem Regelwerk folgen.
Nach IFRS 15 etwa ist ein unbedingter Zahlungsanspruch eine Forderung, ein von etwas anderem als dem Zeitablauf abhängiger Anspruch ein Vertragsvermögenswert, und vor der Arbeit erhaltenes Geld eine Vertragsverbindlichkeit. Kleine Unternehmen berichten oft nach anderen Regelwerken mit eigenen Regeln, und Unternehmen mit Einnahmenüberschussrechnung erfassen womöglich nichts, bis sie abrechnen oder bezahlt werden. Fragen Sie Ihre Buchhalterin oder Ihren Buchhalter, was gilt, und geben Sie das WIP-Blatt zum Jahresende weiter.
WIP-Zahlen aus ERPFlow holen
ERPFlow hat weder einen WIP-Bericht noch Projektbudgets oder Projektkalkulation. Es hat heute weder Timer noch Stundenzettel. Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald. Der Bericht selbst bleibt in einer Tabelle, und ERPFlow kann einige der Zahlen liefern:
- Bisher abgerechnet. Exportieren Sie Rechnungen als CSV, mit einer Zeile je Position und den Beträgen, Daten und dem Status. Der Export enthält das Projekt nicht, tragen Sie also Ihre Auftragsnummer in das Feld Referenznummer der Rechnung ein, das eine Spalte in der Datei ist.
- Nach Kunde. Der Reiter Auswertungen eines Kunden zeigt den Gesamtumsatz und die offenen Beträge, netto ohne Steuer, was genügt, wenn jeder Kunde jeweils einen Auftrag hat.
- Stunden. Eine Karte in Projekte hat ein Feld für die aufgewendete Zeit, getippt in Stunden und Minuten. Die Summen addieren sich je Projekt und je Kunde, und der Kartenexport gibt Ihnen die Zeit je Karte.
- Fertigstellungsgrad. Das ist Ihre Schätzung. ERPFlow berechnet ihn nicht.
Ausgaben sind in ERPFlow nicht mit Aufträgen oder Kunden verknüpft, eine kostenbasierte Aufstellung wie die des Bauunternehmens oben braucht also Ihre eigenen Kostenaufzeichnungen.