Wie Zeitarbeits- und Personalvermittlungsagenturen ihre Kunden abrechnen

Zeitarbeitsagenturen stellen ihren Kunden die Arbeitskräfte wöchentlich oder zweiwöchentlich in Rechnung, indem sie die genehmigten Stunden eines Stundenzettels mit einem vereinbarten Verrechnungssatz multiplizieren. Personalvermittler stellen eine einmalige Vermittlungsgebühr in Rechnung, meist einen Prozentsatz des Gehalts der vermittelten Person, wenn diese zusagt oder anfängt. Retained Searches werden in Raten abgerechnet, während die Suche voranschreitet.

Welche Rechnung stellt welche Art von Agentur?

Jede Art von Agentur rechnet etwas anderes ab, daher unterscheiden sich Rechnung, Zeitpunkt und der Nachweis dahinter.

Wie funktioniert eine Zeitarbeitsrechnung?

Eine Zeitarbeitsrechnung berechnet die genehmigten Stunden zum vereinbarten Verrechnungssatz, Zeile für Zeile, für eine genannte Woche. Hier ein erfundenes Beispiel einer Wochenrechnung für einen Lagerkunden, mit 20 % USt.

Solche Rechnungen werden leicht bezahlt, wenn die Referenzen stimmen: die Bestellnummer oder Kostenstelle des Kunden, das Datum des Wochenendes und ein genehmigter Stundenzettel hinter jeder Zeile. Hat der Kunde die Stunden genehmigt, bleibt wenig zu streiten. Hat er es nicht, kommt die Rechnung zurück. Eine Stundenzettel-Vorlage für Teams liefert ein Layout, das eine solche Zeile speist.

Große Kunden steuern den Ablauf mitunter selbst über ein Vendor-Management-System, manchmal mit Gutschriftverfahren (Self-Billing), bei dem der Kunde die Rechnung in Ihrem Namen erstellt. Artikel 224 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie erlaubt das mit vorheriger Vereinbarung und einem Verfahren zur Annahme jeder Rechnung, und die Rechnung muss den Vermerk „Self-billing“ tragen (Artikel 226 Nr. 10a). Die genaue amtliche deutsche Fassung dieses Vermerks kann ich hier nicht sicher angeben, deshalb steht die englische Fassung da; prüfen Sie den Wortlaut in der deutschen Fassung der Richtlinie.

Was ist der Unterschied zwischen Aufschlag und Marge?

Der Aufschlag misst den Verrechnungssatz gegen den Lohn der Arbeitskraft, die Marge misst, was nach den Kosten bleibt, gegen den Verrechnungssatz. Agenturen, die das eine nennen und das andere meinen, sind eine häufige Quelle schlechter Preise.

Mit erfundenen Zahlen für denselben Verrechnungssatz von 24 €:

Ein Aufschlag von 60 % klingt großzügig. Er lässt 6 € pro Stunde, um Ihr Büro, Ihre Berater und jeden spät zahlenden Kunden zu finanzieren. Zeitarbeit hat außerdem eine Liquiditätslücke, die eine Vermittlungsgebühr nicht kennt: Bei 30 Tagen Zahlungsziel können Sie vier oder fünf Wochenlöhne zahlen, bevor die erste Kundenzahlung eintrifft. Legen Sie Ihre Zahlungsbedingungen mit Blick darauf fest.

Wie funktioniert eine Rechnung über eine Vermittlungsgebühr?

Eine Rechnung über eine Vermittlungsgebühr berechnet einmal eine erfolgreiche Einstellung, meist als Prozentsatz des vereinbarten Gehalts der Kandidatin oder des Kandidaten. Die Höhe der Gebühr ist Sache Ihrer Geschäftsbedingungen, die Zahlen unten sind daher erfunden.

Eine Gebühr von 20 % auf ein Gehalt von 48.000 € sind 9.600 €, zuzüglich 20 % USt. von 1.920 €, gesamt 11.520 €. Definieren Sie „Gehalt“ in Ihren Bedingungen, bevor Sie es brauchen: Ob es Bonus, Provision oder Dienstwagenzuschuss einschließt, kann die Gebühr um mehr verändern als der verhandelte Prozentsatz.

Vermittlungsgebühr: Operations Manager, Kandidat J. Beispiel, Starttermin 1. Februar 2027. 20 % des vereinbarten Grundgehalts im ersten Jahr von 48.000 €, gemäß Geschäftsbedingungen vom 5. Oktober 2026. Rückerstattungsregelung: Klausel 7.

Rückerstattungen. Viele Bedingungen erstatten einen Teil der Gebühr, wenn die vermittelte Person früh geht. Hier eine erfundene gleitende Staffel auf diese Gebühr von 9.600 €.

Eine Rückerstattung mindert eine bereits ausgestellte Rechnung und kommt daher normalerweise auf eine Gutschrift, statt die ursprüngliche Rechnung zu ändern.

Retained Search. Ein Retainer-Honorar wird über die Suche verteilt. Als erfundenes Beispiel sind 30 % eines Gehalts von 75.000 € gleich 22.500 €, abgerechnet in drei Raten zu 7.500 €: bei Beauftragung, bei Shortlist und bei Vermittlung. Die Mechanik ist die der Abschlagsrechnung, mit einer Suche an der Stelle eines Projekts.

Welche USt. gilt für die Rechnung einer Agentur?

Die USt. auf die Rechnung einer Agentur hängt davon ab, ob die Agentur die Arbeitskraft bereitstellt oder nur vorstellt. Die HMRC zieht diese Linie klar in der VAT Notice 700/34:

• Personalbereitstellung als Hauptleistende: USt. fällt auf das gesamte Entgelt an, einschließlich der dem Kunden weiterberechneten Personalkosten (Absatz 2.3). In der Rechnung oben ist das USt. auf die vollen 3.048 €, nicht auf die Marge der Agentur.
• Tätigkeit als Vermittlerin, die eine Arbeitskraft vorstellt, die direkt mit dem Kunden einen Vertrag schließt: Das ist eine Vermittlungsleistung, und USt. fällt auf die Entgelte der Agentur an (Absatz 5.1.2).

Die Kosten der USt. auf das gesamte Entgelt treffen Kunden, die sie nicht abziehen können, rechnen Sie also mit dem Gespräch darüber. Andere Länder kommen zu eigenen Antworten, prüfen Sie also Ihr Land. Für Kunden im Ausland siehe den Ratgeber zur Rechnung an EU-Kunden.

Welche Regeln für Zeitarbeitskräfte wirken sich auf die Rechnung aus?

Regeln für Zeitarbeitskräfte wirken sich vor allem über den Verrechnungssatz und die Übernahmegebühr auf die Rechnung aus. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und ändern sich; verstehen Sie diese Punkte als Hinweise, die Sie mit einer Beraterin oder einem Berater prüfen.

• Gleichbehandlung: In der EU besagt Richtlinie 2008/104/EG, Artikel 5, dass die wesentlichen Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen einer Zeitarbeitskraft mindestens denen entsprechen müssen, die für sie gälten, wenn sie direkt eingestellt worden wäre; die nationalen Gesetze setzen das unterschiedlich um. Im Vereinigten Königreich beginnt das entsprechende Recht nach 12 ununterbrochenen Kalenderwochen in derselben Rolle beim selben Entleiher. Steigt der Lohn zu diesem Zeitpunkt, müssen Ihre Bedingungen erlauben, dass der Verrechnungssatz folgt.
• Wechsel in eine Festanstellung: EU-Recht erklärt Klauseln für unwirksam, die einen Kunden daran hindern, eine Zeitarbeitskraft nach dem Einsatz einzustellen, erlaubt der Agentur aber eine angemessene Vergütung für ihre Leistungen (Artikel 6 Absatz 2). Im Vereinigten Königreich darf eine Übernahmegebühr nur unter festgelegten Bedingungen berechnet werden, und die Gebühr muss in Ihrem Vertrag mit dem Entleiher stehen.
• Gebühren für Arbeitskräfte: Artikel 6 Absatz 3 derselben Richtlinie verbietet Agenturen, den Arbeitskräften Gebühren dafür zu berechnen, dass sie ihre Einstellung beim Kunden vermitteln.
• Erlaubnis: In manchen Ländern und Branchen braucht eine Agentur eine Erlaubnis. Prüfen Sie das, bevor Sie dort einen Kunden abrechnen.

Die britische Regierung hat Änderungen an diesem Rahmen zur Konsultation gestellt, prüfen Sie dort also den aktuellen Stand.

Kunden von Zeitarbeits- und Vermittlungsagenturen in ERPFlow abrechnen

ERPFlow hat heute weder Timer noch Stundenzettel. Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald. Es hat keine Lohnabrechnung, keine Schichtplanung und keine Bewerberverwaltung, übernimmt also die Rechnung und nicht die Vermittlung.

• Sätze: Legen Sie jede Rolle als Dienstleistung mit der Einheit hr und ihrem Verrechnungssatz an. Sätze, die sich zwischen Kunden unterscheiden, überschreiben Sie in der Zeile.
• Wochenrechnungen: Tippen Sie die genehmigten Stunden als Menge in eine Rechnungs-Zeile und schreiben Sie Woche und Arbeitskraft in die Beschreibung. Duplizieren kopiert die Rechnung der Vorwoche in einen neuen Entwurf, was das erneute Tippen der Zeilen spart. Eine wiederkehrende Rechnung passt hier nicht, denn ihre Zeilen sind bei jedem Lauf identisch.
• Referenzen: Das Feld Bestellnummer hält die Bestellung des Kunden und erscheint im PDF.
• Stundenzettel als Nachweis: Hängen Sie den genehmigten Stundenzettel an die Rechnung. Anhänge bleiben in Ihrem Datensatz und werden nicht mit der Rechnung per E-Mail versendet, senden Sie den Stundenzettel also getrennt, wenn der Kunde ihn will.
• Vermittlungsgebühren: Eine Zeile auf einer Rechnung, mit der Formulierung von oben in der Beschreibung.
• Rückerstattungen: ERPFlow hat kein Gutschriftdokument. Als storniert markieren und Duplizieren erledigen eine vollständige Stornierung mit Neuausstellung, aber eine Teilrückerstattung braucht eine Gutschrift aus Ihrem Buchhaltungssystem.

Der Kundendatensatz jedes Kunden zeigt Netto-Umsatz und offene Beträge. ERPFlow zeigt keine Marge je Arbeitskraft, je Kunde oder je Vermittlung.