Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Situation ab. Klären Sie alles mit steuerlichen oder rechtlichen Folgen daher mit Ihrer Steuerberatung.
Um aus abrechenbaren Stunden eine Rechnung zu machen, schließen Sie Ihr Zeitprotokoll zu einem Stichtag ab, prüfen die Einträge, bündeln sie zu wenigen Positionen, multiplizieren die Stunden mit dem vereinbarten Satz, addieren die Steuer und nennen den Zeitraum, den die Arbeit abdeckt. Halten Sie das ausführliche Protokoll bereit, denn es ist das Erste, wonach ein Kunde fragt, wenn ihn eine Zahl überrascht.
Was muss eine Rechnung für Stunden zeigen?
Eine Rechnung für Stundenarbeit muss zeigen, was getan wurde, wie viel davon, zu welchem Satz und wann. In der EU muss eine Rechnung mit USt. „Umfang und Art der erbrachten Leistungen“ („the extent and nature of the services rendered“), den Einzelpreis ohne Umsatzsteuer und das Datum angeben, an dem die Leistung erbracht oder abgeschlossen wurde, sofern es vom Ausstellungsdatum abweicht (Artikel 226 der Mehrwertsteuerrichtlinie).
Bei Stundenarbeit ist der Umfang die Zahl der Stunden, der Einzelpreis der Satz und das Leistungsdatum der Zeitraum der Arbeit. Die übrigen Pflichtangaben stehen in Rechnungsvorlage mit USt.: alle Pflichtangaben erklärt. Nationale Regeln ergänzen sie, und Länder außerhalb der EU haben ihre eigenen.
Wie detailliert sollten die Rechnungspositionen sein?
Eine Position je Auftrag und je Satz passt für die meisten Kunden. Alles Feinere gehört in eine Zeitübersicht, die Sie mit der Rechnung schicken, denn eine Rechnung mit 60 Positionen lädt zu einer Diskussion über 60 Positionen ein.
| Kunde oder Vertrag | Was die Positionen zeigen sollten |
|---|---|
| Ein Auftrag zu einem Satz | Eine Position: Auftrag, Zeitraum, Stunden, Satz |
| Mehrere Aufträge oder Kostenstellen | Eine Position je Auftrag, damit jede gesondert kontiert werden kann |
| Unterschiedliche Sätze nach Stufe | Eine Position je Auftrag und je Satz |
| Vertrag, der ein Format vorgibt, wie es Versicherer und öffentliche Stellen oft tun | Zusammenfassende Positionen plus Nachweis in genau dem Format, das der Vertrag verlangt |
| Auftrag mit Obergrenze oder Schätzung | Die üblichen Positionen, plus die laufende Summe gegenüber der Obergrenze in Ihrem Begleitschreiben |
Vom Zeitprotokoll zur Rechnung, Schritt für Schritt
- Legen Sie den Stichtag fest. Monatsende, Auftragsende oder was Sie vereinbart haben. Stunden nach diesem Datum warten auf die nächste Rechnung.
- Holen Sie fehlende Zeit ein. Lassen Sie sich die Einträge aller geben, bevor Sie etwas prüfen.
- Filtern Sie das Protokoll auf diesen Kunden, diesen Zeitraum, abrechenbar und noch nicht abgerechnet.
- Prüfen Sie es, wie der Kunde es prüfen würde. Formulieren Sie vage Einträge um, nehmen Sie Ihre eigene Nacharbeit heraus und kontrollieren Sie den Satz.
- Runden Sie einmal, mit dem Abrechnungsintervall aus der Vereinbarung.
- Bündeln Sie zu Positionen und summieren Sie die Stunden je Auftrag und Satz.
- Stimmen Sie ab. Erfasste Stunden abzüglich nicht berechneter Stunden müssen den abgerechneten Stunden entsprechen.
- Fügen Sie Auslagen als eigene Positionen hinzu. Siehe Auslagen weiterberechnen.
- Stellen Sie sie aus und stempeln Sie dann das Protokoll. Schreiben Sie die Rechnungsnummer neben jeden Eintrag, damit keine Stunde zweimal abgerechnet werden kann.
Ein durchgerechnetes Beispiel: ein Monat Stunden, drei Positionen
Hier ein erfundenes Beispiel. Eine kleine Beratung schließt den März 2026 für einen Kunden ab. Ein Senior-Berater rechnet 120 € pro Stunde ab und ein Analyst 75 €, über zwei Aufträge. Ein Eintrag über 1,50 Analystenstunden war Nacharbeit nach einem Fehler der Beratung selbst und wird nicht berechnet.
| Auftrag und Stufe | Erfasste Stunden | Nicht berechnet | Abgerechnete Stunden | Satz | Netto |
|---|---|---|---|---|---|
| Marktanalyse, Senior | 14,50 | 0,00 | 14,50 | 120 € | 1.740,00 € |
| Marktanalyse, Analyst | 23,50 | 1,50 | 22,00 | 75 € | 1.650,00 € |
| Vorstandspapier, Senior | 6,00 | 0,00 | 6,00 | 120 € | 720,00 € |
| Summe | 44,00 | 1,50 | 42,50 | 4.110,00 € |
Die Umsatzsteuer zu 20 % ergibt 822,00 €, die Rechnungssumme beträgt also 4.932,00 €.
Die Abstimmung steht in der letzten Zeile: 44,00 − 1,50 = 42,50. Wenn diese Zahlen nicht übereinstimmen, ist ein Eintrag verloren gegangen oder doppelt gezählt worden, und das jetzt herauszufinden ist weit billiger. Ob Sie die 1,50 Stunden als Entgegenkommen auf der Rechnung zeigen, ist eine eigene Entscheidung, die unter Abschreibung auf Leistung oder Forderungsausfall behandelt wird.
Formulierungen zum Übernehmen
Eine Positionsbeschreibung, die die üblichen Fragen beantwortet:
Marktanalyse, Senior-Berater, 1. bis 31. März 2026: 14,50 Stunden zu 120,00 € pro Stunde.
Ein Begleitschreiben, das einer Rückfrage vorbeugt:
Anbei unsere Rechnung für März: 42,50 Stunden für die Marktanalyse und das Vorstandspapier. Die Zeitübersicht liegt ebenfalls bei, damit Sie sehen können, wofür die Stunden angefallen sind. Bitte sagen Sie mir Bescheid, wenn etwas noch einmal angesehen werden soll.
Weitere Fassungen stehen im Ratgeber zur E-Mail-Vorlage für Rechnungen.
Warum hinterfragen Kunden Stundenrechnungen?
Kunden hinterfragen Stundenrechnungen, wenn die Summe sie überrascht, häufiger als weil sie die Stunden bezweifeln.
- Über der Schätzung ohne Vorwarnung. Sagen Sie es ihnen, bevor Sie sie überschreiten, solange sie den Plan noch ändern können.
- Einträge, die wie Ihr Tagebuch klingen. „Interne Abstimmung“ sagt einem Kunden, dass er für Ihre Besprechungen zahlt.
- Eine späte Rechnung. Stunden von vor drei Monaten sind schwer zu prüfen und leicht zu bestreiten.
- Ein Satz, von dem niemand wusste. Vereinbaren Sie jede Erhöhung vorab. Der Ratgeber zum Schreiben zur Erhöhung des Stundensatzes enthält die Formulierungen.
Abrechenbare Stunden in ERPFlow in Rechnung stellen
ERPFlow hat heute weder einen Timer noch Stundenzettel, und auf einer Projektkarte erfasste Zeit wird nicht zu Rechnungspositionen. Die Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald.
Heute rechnen Sie Stunden ab, indem Sie sie eintragen. Legen Sie eine Dienstleistung mit Ihrem Stundenpreis an, eine je Stufe, wenn sich Ihre Sätze unterscheiden, und fügen Sie sie einer neuen Rechnung hinzu. Die Auswahl füllt Beschreibung und Preis aus. Die Stunden tippen Sie als Menge ein, die zwei Dezimalstellen fasst, ergänzen Auftrag und Zeitraum in der Beschreibung und wählen den Steuersatz für diese Position. Das PDF hat keine Spalte für die Einheit, schreiben Sie also „Stunden“ in die Beschreibung.
- Die Bestellung eines Kunden kommt in das Feld Bestellnummer, das auf dem PDF gedruckt wird.
- Die Zeitübersicht muss gesondert gehen. Dateien auf der Karte Anhänge einer Rechnung sind intern und werden nie per E-Mail an den Kunden gesendet, schicken Sie die Übersicht also selbst oder nehmen Sie die wichtigsten Zahlen in die Positionsbeschreibung oder in die Notizen auf.
- Das Projekt lässt sich unter Verknüpfte Dokumente verknüpfen, was ebenfalls intern ist.
- Nach dem Ausstellen ist die Rechnung endgültig. Eine falsche Zahl korrigieren Sie mit Als storniert markieren und Duplizieren.
Wenn Sie Projekte nutzen, ist die Summe Aufgewendete Zeit auf einer Karte eine nützliche Gegenprobe zu Ihrem Protokoll, auch wenn sie keine Daten und keine Aufteilung nach Person hat.