Retainer in Rechnung stellen (monatliche Pauschale)

Um einen monatlichen Retainer in Rechnung zu stellen, stellen Sie jeden Monat am selben Datum eine Rechnung über das vereinbarte Honorar aus, nennen den abgedeckten Zeitraum und setzen das Fälligkeitsdatum, das Ihre Vereinbarung vorsieht. Arbeit außerhalb des Retainers rechnen Sie als eigene Position ab. Im Voraus abzurechnen, sodass die Zahlung vor Monatsbeginn eingeht, ist die sicherere Gewohnheit.

Was sollte die Rechnung für einen monatlichen Retainer sagen?

Die Rechnung für einen monatlichen Retainer braucht alles, was eine normale Rechnung braucht, dazu den abgedeckten Zeitraum, die zugrunde liegende Vereinbarung und etwaige Extras. Der Zeitraum ist der Teil, den man gern vergisst, und die Buchhaltung eines Kunden kann eine Rechnung ohne ihn nicht dem richtigen Monat zuordnen.

Hier ein erfundenes Beispiel, eine Rechnung vom 25. März für den April, von einer Agentur, die ihr Honorar im Voraus abrechnet.

Welche Art von Retainer stellen Sie in Rechnung?

„Retainer“ umfasst drei verschiedene Vereinbarungen, und jede wird anders abgerechnet. Marketingagenturen und Beratungen meinen meist die ersten beiden. Anwälte meinen oft die dritte.

Für Geld auf Rechnung können Regeln für Mandantengelder gelten, eine Kanzlei sollte also bei ihrer Aufsicht nachfragen, bevor sie hier etwas übernimmt. Wenn Sie noch zwischen Retainer und Abrechnung nach Stunden schwanken, lesen Sie Beratung: Stundensatz oder Retainer.

Sollten Sie einen Retainer im Voraus oder im Nachhinein abrechnen?

Einen Retainer im Voraus abzurechnen ist meist die bessere Wahl, denn das Geld kommt vor der Arbeit, und bei einem Kunden, der nicht mehr zahlt, können Sie pausieren, ehe viel verloren ist. So sieht beides für Arbeit im Dezember aus.

Eine im November datierte Retainer-Rechnung für die Arbeit im Dezember gehört in Ihren Büchern meist in den Dezember, nicht in den November. Sagen Sie Ihrer Buchhaltung, wie Sie abrechnen, damit der Umsatz im richtigen Monat landet.

Wann wird die USt. auf eine Retainer-Rechnung fällig?

Die USt. auf einen monatlichen Retainer wird im Allgemeinen Zeitraum für Zeitraum fällig, wobei eine Vorauszahlung sie vorzieht. Artikel 64 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie behandelt eine Dienstleistung mit aufeinanderfolgenden Zahlungen als jeweils mit Ablauf des Zeitraums ausgeführt, und Artikel 65 macht die USt. fällig, wenn eine Vorauszahlung eingeht. Die Mitgliedstaaten können nach Artikel 66 abweichen.

Im Vereinigten Königreich sagt die HMRC Notice 700, dass eine laufende Leistung jedes Mal einen Tax Point hat, wenn Sie eine Rechnung mit USt. ausstellen oder eine Zahlung erhalten, je nachdem, was zuerst eintritt (Absatz 14.3). Eine am 25. März für den April ausgestellte Retainer-Rechnung fällt also in die Erklärung, die den 25. März umfasst. Derselbe Absatz erlaubt eine einzige Rechnung mit USt. für bis zu ein Jahr regelmäßiger Zahlungen, die für jede Zahlung Nettobetrag, Fälligkeitsdatum, Steuersatz und USt. aufführt. Das passt zu einem Kunden, der ein Dokument will.

Wie rechnen Sie Stunden über oder unter dem Retainer ab?

Stunden über oder unter einem Retainer rechnen Sie nach einer Regel ab, die Sie vorab vereinbart haben, nicht nach einer, die Sie jeden Monat neu aushandeln. Die Regel braucht drei Teile: was eine Zusatzstunde kostet, ob ungenutzte Stunden übertragen werden und wann übertragene Stunden verfallen.

Hier ein erfundenes Beispiel. Eine Agentur berechnet 2.000 € im Monat für 20 Stunden. Zusatzstunden kosten 110 €. Ungenutzte Stunden werden nur in den Folgemonat übertragen.

Über das Quartal sind das 3 × 2.000 € + 220 €, also 6.220 € netto. Bei 20 % USt. zahlt der Kunde insgesamt 7.464 €. Senden Sie die Stundenzahl mit jeder Rechnung, denn ein Kunde, der die Tabelle sieht, stellt die Position nicht in Frage.

Wortlaut für die Vereinbarung:

Retainer: 2.000,00 € zuzüglich USt. je Kalendermonat, für bis zu 20 Stunden Marketing-Betreuung. Rechnungsstellung am 25. des Vormonats, zahlbar bis zum 1. Stunden über das Kontingent hinaus kosten je 110,00 € und werden auf der nächsten Rechnung abgerechnet. Ungenutzte Stunden werden nur in den Folgemonat übertragen und verfallen dann. Jede Partei kann diesen Retainer mit einer Frist von 30 Tagen schriftlich kündigen.

Die Fehler, durch die Retainer Geld verlieren

• Eine Position, die den falschen Monat nennt. Eine Vorlage, die mit dem Namen des letzten Monats weitergereicht wird, löst Rückfragen aus, und die Rückfrage verzögert die Zahlung.
• Ein Leistungsumfang ohne Ränder. Sagt die Vereinbarung nicht, was außerhalb liegt, landet alles innerhalb.
• Stunden, die niemand zählt. Sie können keine Mehrstunden abrechnen, die Sie nicht erfasst haben, und Sie können das Honorar ohne die Zählung nicht verteidigen.
• Ein Honorar, das sich nie bewegt. Nehmen Sie eine jährliche Überprüfung in die Vereinbarung auf, und lesen Sie den Ratgeber zu Schreiben zur Honorarerhöhung, wie Sie es erhöhen.
• Bedingungen, die der Arbeit davonlaufen. 30 Tage netto auf einen Retainer im Voraus machen daraus eine Abrechnung im Nachhinein. Zahlungsbedingungen sollten zum Ersten des Monats fällig werden.

Eine Rechnung für einen monatlichen Retainer in ERPFlow einrichten

In ERPFlow rechnet eine wiederkehrende Rechnung einen Retainer nach Zeitplan ab. Sie stellt Rechnungen aus und zieht nie Geld ein: Nichts belastet eine Karte oder nimmt eine Zahlung entgegen, der Kunde zahlt also wie gewohnt und Sie erfassen es. Erinnerungen zu überfälligen Retainer-Rechnungen werden von Hand gesendet.

Öffnen Sie eine Rechnung des Kunden und wählen Sie Wiederkehrend machen, oder beginnen Sie bei Rechnungen → Wiederkehrend. Stellen Sie monatlich ein, wählen Sie das erste Datum und das Zahlungsziel, dann An jeden Kunden per E-Mail senden oder Entwürfe erstellen, ich versende selbst. Eine Dienstleistung mit ihrem Preis füllt die Position aus. Jeder Lauf erzeugt je Kunde eine gewöhnliche Rechnung mit dem Datum des Laufs, die Zahlungen und Erinnerungen wie jede andere aufnimmt und zum monatlichen Rechnungslimit Ihres Tarifs zählt.

Die Positionen wiederholen sich genau so, es gibt kein Feld für den Monat. Formulieren Sie die Position so, dass sie wahr bleibt, etwa „Monatlicher Retainer: Leistungen für den Kalendermonat nach dem Rechnungsdatum“, oder nutzen Sie Entwürfe erstellen und tippen Sie den Monat und etwaige Extras vor dem Ausstellen in jeden Entwurf ein. Über Entwürfe kommen auch Extras auf die Rechnung, denn es gibt weder anteilige Berechnung noch Abrechnung nach Verbrauch. Ein Kunde mit zwei Zeitplänen bekommt zwei Rechnungen, nie eine zusammengefasste.

Eine Karte in Projekte hat ein Feld „Aufgewendete Zeit“ in Stunden und Minuten, das pro Projekt und pro Kunde addiert wird und so Ihre Zählung gegen das Kontingent festhalten kann. Diese Zeit wird nicht zu Rechnungspositionen: Stunden rechnen Sie ab, indem Sie auf der Rechnung einen Satz und eine Menge eintragen. Die Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald.