Abschlagsrechnung schreiben: ein Projekt in Raten abrechnen, wie die Arbeit voranschreitet

Abschlagsrechnung bedeutet, ein Projekt in Teilen abzurechnen, während die Arbeit voranschreitet, statt in einer Rechnung am Ende. Sie vereinbaren die Abschnitte und Beträge vor Arbeitsbeginn, stellen jeden in Rechnung, wenn er erreicht ist, und zeigen eine laufende Summe, damit der Kunde jederzeit sieht, was berechnet wurde und was noch aussteht.

Was ist eine Abschlagsrechnung?

Eine Abschlagsrechnung ist eine Möglichkeit, eine lange Arbeit in Raten zu berechnen, jede an einen erreichten Abschnitt oder an gemessene Arbeit gebunden. Sie holt Geld näher an den Zeitpunkt, an dem Ihre Kosten abfließen, und begrenzt, was Sie verlieren können, wenn ein Kunde auf halbem Weg aufhört zu zahlen.

Es gibt vier gängige Wege, sie aufzusetzen. Sie unterscheiden sich darin, was jede Rechnung auslöst.

Eine Anzahlung ist keine Abschlagsrechnung, steht ihr aber oft als erste Rate voran. Der Ratgeber zu Anzahlungs- und Schlussrechnungen behandelt Aufträge, die nur diese beiden brauchen. Der Sicherheitseinbehalt ist wieder etwas anderes: Es ist Geld, das der Kunde von jeder Abschlagszahlung zurückhält, und Sicherheitseinbehalt auf einer Rechnung hat einen eigenen Ratgeber.

Wann sollten Sie Abschlagsrechnungen nutzen?

Nutzen Sie Abschlagsrechnungen, wenn ein Auftrag so lange läuft oder so viel kostet, dass Sie sonst wochenlang Löhne und Lieferanten bezahlen, bevor Sie Geld sehen. Ein einfacher Test: Addieren Sie, was Sie ausgeben, bevor der Auftrag fertig ist. Wenn es Ihnen wehtäte, diese Summe durch einen einzigen Forderungsausfall zu verlieren, rechnen Sie in Abschnitten ab.

An manchen Orten sagt auch das Gesetz etwas zu Abschlagszahlungen, nicht nur der Vertrag.

• England, Wales und Schottland: Section 109 des Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996 berechtigt eine Partei eines Bauvertrags zu Raten-, Abschnitts- oder regelmäßigen Zahlungen, es sei denn, die Arbeit soll weniger als 45 Tage dauern oder wird so geschätzt. Verträge mit privaten Bewohnern sind ausgenommen.
• EU: Artikel 5 der Zahlungsverzugsrichtlinie lässt Unternehmen frei, Ratenpläne zu vereinbaren, vorbehaltlich nationalen Rechts. Ist eine Rate verspätet, werden Zinsen und Entschädigung nur auf den überfälligen Betrag berechnet.

Für die meisten Arbeiten außerhalb dieser Regeln gibt Ihnen allein Ihr Vertrag das Recht, schreiben Sie die Abschnitte also auf.

So richten Sie Abschlagsrechnungen Schritt für Schritt ein

1. Setzen Sie die Abschnitte ins Angebot. Jeder Abschnitt erhält einen Namen und einen Betrag oder Prozentsatz, und der Kunde nimmt sie zusammen mit dem Preis an. Später erfundene Abschnitte sind eine Neuverhandlung.
2. Definieren Sie jeden Abschnitt durch etwas, das beide Seiten sehen können. „Zweite Installationsphase abgeschlossen und abgenommen“ funktioniert. „Halb fertig“ nicht.
3. Legen Sie fest, wer einen Abschnitt bestätigt und wie. Eine E-Mail des Kunden oder eine unterschriebene Baustellennotiz genügt, solange Sie vereinbart haben, welche.
4. Vergleichen Sie die Abschnitte mit Ihren Kosten. Stellen Sie den kumulierten Betrag jedes Abschnitts dem gegenüber, was Sie bis dahin ausgegeben haben dürften. Wenn Sie bis zur letzten Rechnung in Vorleistung sind, erfüllen die Abschnitte ihren Zweck nicht.
5. Lassen Sie bei Fertigstellung etwas offen. Der Kunde möchte, dass eine Summe bis zur Fertigstellung zurückgehalten wird, was eine faire Bitte ist. Rechnen Sie mit Widerstand, wenn fast nichts übrig bleibt.
6. Stellen Sie die Rechnung in der Woche aus, in der der Abschnitt erreicht ist, zu den vereinbarten Zahlungsbedingungen. Eine verspätete Rechnung gibt den ausgehandelten Liquiditätsvorteil wieder her.
7. Zeigen Sie auf jeder Rechnung die laufende Summe, und geben Sie jeder Änderung am Auftrag eine eigene Position.
8. Gleichen Sie bei der letzten Rechnung ab. Die Rechnungen zusammen sollten dem Vertrag plus den vereinbarten Nachträgen entsprechen.

Ein durchgerechnetes Beispiel: vier Rechnungen und ein Nachtrag

Ein erfundenes Beispiel. Ein Ausbaubetrieb vereinbart einen Vertrag über 48.000 € zuzüglich 20 % USt., abgerechnet mit 20 % bei Vertragsschluss, 30 % bei der ersten Installationsphase, 30 % bei der zweiten und 20 % bei Fertigstellung. Während des Auftrags stimmt der Kunde per E-Mail einem Nachtrag über 3.200 € zu, den der Betrieb mit dem dritten Abschnitt abrechnet.

Die Prozentsätze beziehen sich weiter auf die ursprünglichen 48.000 €, sie ergeben also weiterhin 100 %. Der Nachtrag wird einmal, vollständig und in einer eigenen Position berechnet. Wenn Sie die Prozentsätze auf die neue Summe umrechnen, berechnen Sie den Nachtrag entweder doppelt oder verbringen einen Nachmittag damit zu erklären, warum nicht.

Prüfen Sie die letzte Zeile jedes Mal. 48.000 € plus 3.200 € sind 51.200 €, und so ist es auch die Nettospalte.

Setzen Sie auf jede Rechnung eine kurze laufende Summe. Rechnung 3 könnte Folgendes tragen:

Abschlagszahlung 3 von 4: zweite Installationsphase abgeschlossen, Angebot QUO-2026-0042. Ursprünglicher Vertrag 48.000 €, vereinbarter Nachtrag 3.200 €, geänderter Vertrag 51.200 €. Vor dieser Rechnung berechnet: 24.000 €. Diese Rechnung: 17.600 €. Noch zu berechnen: 9.600 €. Alle Beträge ohne USt.

Dieser Hinweis beantwortet die erste Frage der Buchhaltung des Kunden, die Ihre Rechnung einem Vertrag zuordnen muss, den sie nicht geschrieben hat.

Wie rechnen Sie nach Fertigstellungsgrad ab?

Die Abrechnung nach Fertigstellungsgrad ermittelt jede Rechnung, indem sie den Vertragswert mit dem fertigen Anteil der Arbeit multipliziert und dann alles bereits Berechnete abzieht.

Diese Rechnung = (geänderter Vertrag × Fertigstellung in %) − bisher berechnet

Nehmen Sie denselben Vertrag und angenommen, Sie messen den Auftrag nach zwei Rechnungen mit 70 % Fertigstellung. 51.200 € × 70 % sind 35.840 €. Ziehen Sie die bereits berechneten 24.000 € ab, und diese Rechnung beträgt 11.840 € netto oder 14.208 € mit 20 % USt.

Ziehen Sie immer das bisher Berechnete ab, statt den Zuwachs des Monats zu berechnen. So korrigiert sich eine großzügige Schätzung vom letzten Monat in diesem Monat von selbst, und die Summe kann sich nicht vom Vertrag entfernen.

Vereinbaren Sie vor der ersten Rechnung, wie der Fortschritt gemessen wird: eingebaute Mengen, angefallene Kosten oder die Bewertung eines Prüfers. Der US-Gewerbebau formalisiert das oft in einem Schedule of Values, den der Ratgeber zu AIA G702 und G703 durchgeht. Arbeit, die Sie geleistet, aber noch nicht abgerechnet haben, verfolgt ein WIP-Bericht.

Wie funktioniert die USt. bei Abschlagsrechnungen?

Die USt. wird bei einer Abschlagsrechnung normalerweise auf den eigenen Betrag dieser Rechnung berechnet, nicht zu Beginn auf den ganzen Vertrag. Wann die USt. fällig wird, ist der Teil, der sich je nach Land unterscheidet.

• EU: Artikel 64 der Mehrwertsteuerrichtlinie behandelt eine Leistung, die zu aufeinanderfolgenden Zahlungen oder Abrechnungen führt, als mit Ablauf der Zeiträume ausgeführt, auf die sie sich beziehen. Eine Zahlung vor Ausführung der Arbeit lässt die USt. bei Vereinnahmung auf den erhaltenen Betrag entstehen (Artikel 65). Die Mitgliedstaaten können das Datum stattdessen an die Rechnung oder die Zahlung knüpfen (Artikel 66).
• Vereinigtes Königreich: Bei Bauverträgen mit regelmäßigen Zahlungen ist der Steuerzeitpunkt der frühere aus Zahlungseingang und Ausstellung einer USt.-Rechnung (VAT Notice 708, Absatz 23.1.3).

Die praktische Folge: Wo die Ausstellung der Rechnung das Datum bestimmt, können Sie die USt. für einen Abschnitt schulden, bevor der Kunde ihn bezahlt hat. Ist das Geld knapp, fragen Sie Ihre Steuerberatung, ob in Ihrem Land ein Zahlungsantrag zulässig ist, der keine USt.-Rechnung ist, wobei die USt.-Rechnung bei Zahlung folgt.

Eine Satzänderung mitten im Vertrag kann einen Vertrag auch auf zwei USt.-Sätze verteilen, weil jeder Abschnitt sein eigenes Datum hat.

Was geht bei Abschlagsrechnungen schief?

Abschlagsrechnungen gehen meist beim Papierkram schief, nicht bei der Arbeit.

• Einen Abschnitt berechnen, der nicht fertig ist. Eine strittige Rechnung kann alles danach aufhalten.
• Einen Nachtrag in den Betrag des nächsten Abschnitts packen. Der Kunde sieht einen Abschnitt, der nicht zum Vertrag passt, und stoppt die Zahlung.
• Keine laufende Summe. Die Buchhaltung des Kunden muss den Verlauf rekonstruieren, und das dauert länger als Ihre Zahlungsbedingungen.
• Eine Schlussrechnung, die den Vertrag wiederholt. Berechnen Sie, was übrig ist. Wenn Sie den ganzen Vertrag zeigen müssen, zeigen Sie ihn in der laufenden Summe.
• Berechnet mit eingezogen verwechseln. Die laufende Summe zeigt, was Sie in Rechnung gestellt haben. Was tatsächlich bezahlt ist, müssen Sie Abschnitt für Abschnitt verfolgen.
• Weiterarbeiten, nachdem ein Abschnitt unbezahlt blieb. Jeder weitere Abschnitt erhöht, was Sie riskieren, sprechen Sie es also in der Woche an, in der er überfällig wird.

Ein Projekt in ERPFlow in Abschnitten abrechnen

ERPFlow hat kein Modul für Abschlagsrechnungen. Es berechnet keinen Fertigstellungsgrad, führt kein Leistungsverzeichnis, erstellt keine Wertermittlungen und behandelt keine Einbehalte. Ein Auftrag in ERPFlow ist ein Angebot plus die Rechnungen, die Sie dazu ausstellen, was die Abrechnung nach Meilensteinen bei Festpreisarbeiten abdeckt. Verträge mit gestaffelten Wertermittlungen werden das zu dünn finden, und die Seite für Bauunternehmen sagt das ebenfalls.

• Rechnen Sie jeden Abschnitt vom Angebot aus ab. Öffnen Sie das Angebot und wählen Sie In Rechnung umwandeln einmal je Abschnitt. Jede Umwandlung erzeugt einen frischen Entwurf des gesamten Angebots, den Sie vor dem Ausstellen der Rechnung auf den Anteil dieses Abschnitts kürzen. Das Angebot bleibt wie angenommen, und jede Rechnung erscheint unter Verknüpfte Dokumente.
• Führen Sie die laufende Summe selbst. Verknüpfte Dokumente listet die Rechnungen auf, rechnet aber nicht aus, was noch zu berechnen ist. Tippen Sie die laufende Summe in die Notizen der Rechnung, die im PDF gedruckt werden.
• Suchen Sie keine negative Position. ERPFlow lehnt einen negativen Preis oder eine negative Menge ab, eine Zeile „abzüglich bisher berechnet“ lässt sich also nicht in die Positionstabelle setzen. Berechnen Sie den Betrag des Abschnitts als normale Position und nennen Sie den Abzug in den Notizen.
• Wenn Sie vor dem Berechnen liefern, wandeln Sie das Angebot in einen Auftrag um und rechnen von dort ab. Auch jede Rechnung aus einem Auftrag beginnt mit dem vollen Auftrag. Aufträge gibt es im Free-Tarif nicht.
• Führen Sie den Auftrag auf einem Board. Ein mit dem Kunden verknüpftes Projekt kann auch mit dem Angebot und seinen Rechnungen verknüpft werden. Es enthält keine Budgets oder Auftragskosten.

Zahlungen werden von Hand erfasst, beliebig viele je Rechnung, und Teilweise bezahlt erscheint von selbst. Eine Erinnerung zu einem überfälligen Abschnitt geht nur raus, wenn Sie sie senden.