Anzahlung und Schlusszahlung in Rechnung stellen

Um Anzahlung und Schlusszahlung in Rechnung zu stellen, stellen Sie zwei Rechnungen mit getrennten Nummern aus: eine über den vereinbarten Anteil, wenn die Anzahlung fällig wird, und eine über den Rest, wenn die Arbeit erledigt ist. Jede zeigt die USt. auf ihren eigenen Betrag, und zusammen müssen sie die Angebotssumme ergeben.

Wie stellen Sie eine Anzahlung in Rechnung?

Eine Anzahlungsrechnung ist eine gewöhnliche Rechnung über einen Teil des vereinbarten Preises. Sie braucht dieselben Angaben wie jede andere, die nächste Nummer Ihrer üblichen Reihe und eine Zeile, die sagt, zu welchem Auftrag sie gehört:

Anzahlung: 30 % von Angebot QUO-2026-0042, angenommen am 4. Mai 2026. Gesamtwert des Auftrags 7.200,00 € einschließlich USt.

Vereinbaren Sie den Prozentsatz, bevor Sie ihn in Rechnung stellen. „30 % bei Annahme“ im Angebot bedeutet, dass die Anzahlungsrechnung niemanden überrascht, und der Ratgeber zum Umwandeln eines Angebots in eine Rechnung behandelt diesen Schritt.

Wie stellen Sie die Schlusszahlung in Rechnung?

Eine Schlussrechnung stellt den Rest in Rechnung, in einer von zwei üblichen Darstellungen. Nur der Restbetrag zeigt den verbleibenden Anteil als Position und erwähnt die Anzahlung in einem Vermerk. Gesamter Auftrag abzüglich Anzahlung listet den ganzen Auftrag auf und zieht dann ab, was zuvor in Rechnung gestellt wurde. Kunden bevorzugen oft die zweite, weil sie den ganzen Auftrag auf einer Seite zeigt. Die erste lässt sich schwerer falsch lesen, denn die einzige Summe auf der Seite ist der zu zahlende Betrag.

Ein Beispiel, das aufgeht

Hier ein erfundenes Beispiel. Eine Tischlerei bietet 6.000 € zuzüglich USt. an, zur einfacheren Rechnung mit 20 %, mit 30 % bei Annahme und dem Rest bei Fertigstellung.

In der Darstellung „gesamter Auftrag“ liest sich die Schlussrechnung so:

Die USt., die diese Rechnung Ihrer Erklärung hinzufügt, beträgt 840 €, nicht 1.200 €. Melden Sie 1.200 €, haben Sie die 360 € der Anzahlung doppelt gezahlt.

Berechnen Sie auf eine Anzahlung USt.?

Ja, auf eine Anzahlung, die auf den Preis angerechnet wird, ist in der Regel USt. fällig. In der EU besagt Artikel 65 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie, dass die USt. bei einer Anzahlung vor der Leistung mit Erhalt der Zahlung und auf den erhaltenen Betrag fällig wird. Artikel 220 verlangt für eine Anzahlung von einem Geschäftskunden eine Rechnung.

Länder können diesen Zeitpunkt vorverlegen (Artikel 66), prüfen Sie also Ihr Land. Im Vereinigten Königreich sagt die HMRC Notice 700, dass die meisten Anzahlungen Vorauszahlungen sind und der Tax Point der Tag ist, an dem Sie eine Rechnung mit USt. ausstellen oder das Geld erhalten, je nachdem, was zuerst eintritt (Absätze 14.2.2 und 14.2.3).

„Auf den erhaltenen Betrag“ bedeutet, dass eine Anzahlung, die Sie als runde Zahl angeboten haben, ihre USt. bereits enthält. Die Rechnung lautet Betrag × Satz ÷ (100 + Satz), eine Anzahlung von 1.000 € enthält bei 20 % also 166,67 € USt. und 833,33 € netto. 20 % auf die 1.000 € aufzuschlagen, ist hier der häufigste Fehler.

Nicht alles Geld, das im Voraus genommen wird, wird gleich behandelt:

Ändert sich der Steuersatz zwischen Anzahlung und Fertigstellung, gilt in der EU standardmäßig der Satz, der bei Fälligkeit der USt. in Kraft war (Artikel 93), was zwei Sätze auf einem Auftrag ergeben kann. Nationale Übergangsregeln können das überlagern, fragen Sie daher Ihre Steuerberatung, wenn eine Satzänderung mitten in einen Auftrag fällt. Geht das Geld ein, bevor Sie die Rechnung ausstellen, sollte die Rechnung auch das Datum der Zahlung zeigen (Artikel 226).

Wie hoch sollte die Anzahlung sein?

Eine Anzahlung sollte mindestens das abdecken, was Sie verlieren würden, wenn der Kunde nach Ihrem Start abspringt: Material, das Sie kaufen müssen, Subunternehmer, die Sie buchen müssen, andere Aufträge, die Sie ablehnen. Im Beispiel oben sind 1.800 € netto sinnvoll, wenn die Tischlerei Holz für 1.500 € kaufen muss, bevor jemand auf der Baustelle ankommt. Gehen Sie von Ihren eigenen Kosten aus und runden Sie dann auf einen Prozentsatz, der sich leicht ins Angebot schreiben lässt.

Können Sie um eine Anzahlung bitten, ohne eine Rechnung auszustellen?

Ja, in vielen Ländern können Sie mit einer Zahlungsaufforderung oder einer Proforma-Rechnung um eine Anzahlung bitten, die kein Steuerdokument ist. HMRC sagt, eine Proforma-Rechnung sei deutlich mit „this is not a VAT invoice“ zu kennzeichnen und könne nicht zum Zurückfordern von USt. dienen (Notice 700, Absatz 17.3). Die echte Rechnung folgt, wenn das Geld eingeht.

Das ist wichtig, wo das Ausstellen einer Rechnung selbst eine Umsatzsteuerschuld begründen würde. Eine im März gesendete und im Mai bezahlte Rechnung könnte Sie sonst USt. auf eine Anzahlung zahlen lassen, die Sie nicht erhalten haben.

Die Fehler, bei denen Anzahlungsrechnungen schiefgehen

• USt. auf eine Anzahlung aufgeschlagen, die schon USt. enthält. Klären Sie, welche Zahl der Kunde vereinbart hat, bevor Sie etwas aufschlagen.
• Die ganze USt. auf der Schlussrechnung. Ihre Erklärung zählt dann die USt. der Anzahlung doppelt.
• Eine Schlussrechnung, die die Auftragssumme als fällig zeigt. Manche Kunden zahlen genau das, was die fette Zeile sagt.
• Kein Querverweis. Die Schlussrechnung sollte die Anzahlungsrechnung nennen, damit keiner von Ihnen es ein Jahr später herleiten muss.
• Eine Anzahlung „nicht erstattbar“ nennen, ohne dass eine Vereinbarung dahintersteht. Das Wort allein hält womöglich nicht, besonders bei Privatkunden.

Für mehrere Etappen statt zwei lesen Sie Abschlagsrechnungen. Zahlt ein Kunde schlicht einen Teil einer Rechnung, ist das eine Teilzahlung, und sie braucht keine zweite Rechnung.

Anzahlung und Schlusszahlung in ERPFlow in Rechnung stellen

ERPFlow hat keinen Rechnungstyp für Anzahlungen. Eine Anzahlung ist eine gewöhnliche Rechnung mit bearbeiteter Position.

Öffnen Sie das Angebot und wählen Sie In Rechnung umwandeln, einmal je Etappe. Jede Umwandlung erzeugt einen frischen Entwurf des gesamten Angebots, in beide Richtungen mit ihm verknüpft. Kürzen Sie diesen Entwurf also auf den Anteil der Etappe, bevor Sie ihn ausstellen. Die Positionen durch eine einzige Position „Anzahlung: 30 % von Angebot ...“ zu ersetzen, liest sich meist am besten. Das Fälligkeitsdatum ergibt sich aus dem Zahlungsziel des Angebots, und das Ausstellen gibt der Rechnung ihre Nummer und macht sie endgültig.

Die Darstellung „gesamter Auftrag“ von oben ist in ERPFlow nicht möglich, weil eine Position nicht negativ werden kann: Die Menge muss über null liegen und der Preis darf nicht unter null liegen. Nutzen Sie die Darstellung „nur Restbetrag“ und verweisen Sie in den Notizen, die auf das PDF gedruckt werden, auf die Anzahlung:

Anzahlung von 2.160,00 € bezahlt am 12. Mai 2026 unter Rechnung INV-2026-0041.

Erfassen Sie jede Zahlung bei ihrer eigenen Rechnung. Steuersätze gelten je Position, und die Steuerberichte lesen aus den Rechnungen selbst. ERPFlow entscheidet nicht, wann die USt. in Ihrem Land fällig wird, und gibt Ihre Erklärung nicht ab. Sagen Sie Ihrer Steuerberatung also Bescheid, wenn eine Anzahlung in einem Zeitraum in Rechnung gestellt und in einem anderen bezahlt wurde. Es gibt auch kein Proforma-Dokument, und Kunden können eine Anzahlung nicht online zahlen oder ein Angebot online annehmen: Sie markieren das Angebot selbst als angenommen.