Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Regeln und Zahlen aus anderen Quellen geprüft am 6. November 2026. Sie ändern sich, bestätigen Sie sie deshalb bei der Quelle, bevor Sie sich darauf verlassen.
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Situation ab. Klären Sie alles mit steuerlichen oder rechtlichen Folgen daher mit Ihrer Steuerberatung.
Eine Abschreibung auf Leistung senkt den Wert von Arbeit oder einer Forderung, lässt aber den Rest einzuziehen, zum Beispiel 8 von 10 geleisteten Stunden zu berechnen. Ein Forderungsausfall entfernt den ganzen Betrag, weil Sie ihn nie einziehen werden, zum Beispiel bei einer Rechnung an einen Kunden, der pleitegegangen ist. Firmen verwenden beide Begriffe lose, legen Sie also Ihre eigenen fest.
Worin unterscheiden sich eine Abschreibung auf Leistung und ein Forderungsausfall?
Der Unterschied zwischen einer Abschreibung auf Leistung und einem Forderungsausfall ist, ob etwas übrig bleibt. Eine Abschreibung senkt einen Betrag, ein Forderungsausfall bringt ihn auf null. Der Zeitpunkt sagt meist mehr als das Wort: Vor der Rechnung entscheiden Sie, was Sie berechnen, danach geht es darum, was man Ihnen schuldet.
In der Praxis sagen Firmen, die nach Stunden abrechnen, eher „Abschreibung“ für Zeit, die sie nicht berechnen wollten, und „Ausbuchung“ für eine Forderung, die sie aufgegeben haben. Auch Buchhalter verwenden „Ausbuchung“ manchmal für das Entfernen eines Teils einer Forderung. Einigen Sie sich innerhalb der Firma und mit Ihrer Steuerberatung auf eine feste Bedeutung.
Wann tritt was im Abrechnungsablauf ein?
Beides tritt an unterschiedlichen Stellen im Abrechnungsablauf auf, und die Stelle bestimmt den Papierkram.
| Wann | Situation | Übliche Bezeichnung | Dokument | Wirkung auf Ihre Zahlen |
|---|---|---|---|---|
| Vor der Rechnung | 10 Stunden geleistet, 8 berechnenswert | Abschreibung von Zeit | Keines. Die Rechnung zeigt, was Sie berechnen | Weniger Umsatz, als die Stunden wert waren |
| Vor der Rechnung | Eine ganze Aufgabe lässt sich nicht berechnen | Ausbuchung von Zeit | Keines. Markieren Sie die Zeit als nicht abrechenbar | Dasselbe, und die Zeit bleibt in Ihren Aufzeichnungen |
| Nach der Rechnung | Preis später einvernehmlich gesenkt | Abschreibung der Rechnung | Gutschrift | Umsatz und Umsatzsteuer fallen |
| Nach der Rechnung | Kunde kann oder will nicht zahlen, und Sie haben aufgegeben | Ausbuchung der Forderung | Ein interner Eintrag und ein Antrag auf USt.-Berichtigung, wenn Sie die Voraussetzungen erfüllen | Umsatz bleibt bestehen, ein Forderungsausfall entsteht |
Die letzten beiden Zeilen werden am häufigsten verwechselt. Eine Gutschrift besagt, dass sich die Berechnung geändert hat. Eine uneinbringliche Forderung besagt, dass die Berechnung richtig war und das Geld nicht kommt. Wenn Sie in Ihrer Buchführung auch nicht abgerechnete Leistungen führen, verringert eine Abschreibung von Zeit sie, was in einem WIP-Bericht sichtbar wird.
Ein durchgerechnetes Beispiel: von Stunden bis zur uneinbringlichen Forderung
Ein erfundenes Beispiel mit allen dreien in einem Auftrag. Eine Beratung erfasst 40 Stunden zu 100 €, berechnet 20 % USt., und es läuft nach und nach schief.
| Phase | Netto | USt. | Gesamt | Was Sie tun |
|---|---|---|---|---|
| Erfasste Zeit: 40 Stunden | 4.000,00 € | Noch nichts | ||
| Abschreibung vor der Rechnung: 5 Stunden | −500,00 € | Lassen Sie sie aus der Rechnung heraus, notieren Sie den Grund | ||
| Rechnung: 35 Stunden | 3.500,00 € | 700,00 € | 4.200,00 € | Ausstellen |
| Vereinbarte Reduzierung nach einem Streit | −300,00 € | −60,00 € | −360,00 € | Gutschrift ausstellen |
| Jetzt geschuldet | 3.200,00 € | 640,00 € | 3.840,00 € | |
| Teilzahlung erhalten | −1.666,67 € | −333,33 € | −2.000,00 € | Zahlung erfassen |
| Unbezahlt, Kunde insolvent | 1.533,33 € | 306,67 € | 1.840,00 € | Ausbuchen und USt.-Berichtigung prüfen |
Gegenüber den 4.000 € Zeit zu Standardsätzen hat die Firma zunächst 87,5 % abgerechnet, nach der Gutschrift 80 % und netto ohne USt. 41,7 % eingezogen. Das sind drei getrennte Probleme mit drei getrennten Lösungen, und sie alle als „Rabatte“ zusammenzuwerfen lehrt Sie nichts.
Wenn der Kunde eine Kulanzreduzierung sehen soll, können Sie das in der Position sagen:
Workshop-Vorbereitung: 10 Stunden zu 100,00 €, wie bei einem ersten Auftrag vereinbart auf 8 Stunden reduziert.
Stunden, die Sie wegen eigener Nacharbeit abgeschrieben haben, sollten gar nicht auf der Rechnung erscheinen.
Verringert ein Forderungsausfall die USt., die Sie schulden?
Ein Forderungsausfall kann die USt. verringern, die Sie schulden, aber nur nach den Regeln Ihres eigenen Landes. Artikel 90 der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie besagt, dass die Besteuerungsgrundlage bei vollständiger oder teilweiser Nichtbezahlung unter den von jedem Mitgliedstaat festgelegten Bedingungen herabgesetzt wird, und erlaubt den Mitgliedstaaten, bei Nichtbezahlung davon abzuweichen. Die Bedingungen unterscheiden sich daher stark. Hier zwei Beispiele, die wir geprüft haben:
| Wo | Quelle | Wichtigste Bedingungen |
|---|---|---|
| Vereinigtes Königreich | HMRC VAT Notice 700/18 | Die USt. wurde bereits verbucht und gezahlt. Die Forderung ist in Ihren USt.-Büchern ausgebucht und auf ein gesondertes Konto für uneinbringliche Forderungen übertragen. Nicht verkauft oder faktorisiert. 6 Monate unbezahlt, gerechnet ab dem späteren von Fälligkeitsdatum und Leistungsdatum. Geltend gemacht innerhalb von 4 Jahren und 6 Monaten ab demselben Datum |
| Estland | Estnische Steuer- und Zollbehörde, VAT Act § 29¹ | Ordnungsgemäße Rechnung, USt. erklärt. Forderung nicht abgetreten, Käufer keine nahestehende Person. Mehr als 12 Monate und höchstens 3 Jahre nach Fälligkeit. Ausgebucht nach ernsthaften Einziehungsbemühungen oder weil die Einziehung mehr kosten würde als die Forderung. Käufer schriftlich informiert. Große Forderungen erfordern eine gerichtliche Entscheidung |
Drei Punkte kehren wieder. Die Berichtigung betrifft nur die USt. auf den noch unbezahlten Teil, im Beispiel die 306,67 €. Die Berichtigung wird im Allgemeinen zurückgezahlt, wenn das Geld später doch auftaucht, das sagen HMRC wie auch die estnische Behörde. Und der Kunde muss möglicherweise die von ihm abgezogene USt. berichtigen.
Eine Gutschrift ist nicht der Weg dorthin. HMRC sagt ausdrücklich, dass Sie keine ausstellen dürfen, nur weil ein Kunde nicht gezahlt hat. Fragen Sie in jedem anderen Land vor einem Antrag Ihre Steuerberatung, und fragen Sie zugleich nach der Einkommensteuer, denn ob eine uneinbringliche Forderung abzugsfähig ist, ist eine eigene Frage.
Wie sollte eine Firma das entscheiden und festhalten?
Eine Firma sollte Abschreibungen und Ausbuchungen mit einer benannten Freigabeperson und einem jedes Mal festgehaltenen Grund entscheiden, denn die Gründe sind der nützliche Teil. Eine kurze Liste genügt:
- Der Umfang wuchs ohne Vereinbarung
- Unser Fehler oder unsere Nacharbeit
- Kulanz
- Streit mit dem Kunden
- Uneinbringliche Forderung
Lassen Sie die für den Kunden zuständige Person Abschreibungen freigeben und eine zweite Person alles oberhalb eines festgelegten Betrags. Wenn nach einigen Monaten immer wieder „Unser Fehler“ auftaucht, liegt die Lösung in der Leistungserbringung, bei „Umfang wuchs“ im Angebot. Bevor Sie eine Forderung ausbuchen, stellen Sie sicher, dass Sie wirklich alles versucht haben: Eine Erinnerungsfolge und eine Altersstruktur der Forderungen zeigen Ihnen, wo sie steht.
Abschreibungen und unbezahlte Rechnungen in ERPFlow erfassen
ERPFlow hat weder eine Ausbuchungsfunktion noch einen Status für uneinbringliche Forderungen noch eine Berechnung der USt.-Berichtigung und kein Gutschriftdokument. Das können Sie tun.
- Vor dem Ausstellen: Eine Rechnung im Entwurf lässt sich frei bearbeiten. Verringern Sie die Menge oder nutzen Sie den Rabatt in % der Position, der im PDF gedruckt wird.
- Nach dem Ausstellen: Die Rechnung ist endgültig. Als storniert markieren und Duplizieren storniert sie und stellt sie unter einer neuen Nummer neu aus, was eine Korrektur der ganzen Rechnung abdeckt. Eine Teilgutschrift auf einem eigenen Dokument deckt das nicht ab, die läuft über Ihre Buchhaltung.
- Eine Forderung, die Sie aufgegeben haben: Die Rechnung bleibt „Überfällig“ oder „Teilweise bezahlt“ und zählt im Dashboard weiter bei „Offen“ und „Überfällig“. Seien Sie vorsichtig damit, sie nur zu stornieren, um die Liste zu leeren. Das Stornieren annulliert die Rechnung und nimmt sie aus dem Umsatz des Kunden, und jede E-Mail zu einer stornierten Rechnung teilt dem Kunden mit, dass keine Zahlung fällig ist. Eine uneinbringliche Forderung war ein echter Verkauf, fragen Sie also zuerst Ihre Steuerberatung.
- Der Kunde: Auf schwarze Liste setzen im Kunden-Datensatz markiert ihn mit Ihrem Grund. Es blockiert nichts und warnt jeden, der ihm ein Angebot oder eine Rechnung senden will.
- Ihre Steuerberatung: Erfassen Sie die Ausbuchung und eine mögliche USt.-Berichtigung in Ihrer Buchhaltung. Die Steuerauswertung in ERPFlow liest aus den Rechnungen selbst, sagen Sie Ihrer Steuerberatung also Bescheid über alles, was außerhalb behandelt wurde. Sie können Ihre Rechnungen als CSV exportieren.