Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Situation ab. Klären Sie alles mit steuerlichen oder rechtlichen Folgen daher mit Ihrer Steuerberatung.
Eine Rechnungs-E-Mail, auf die Kunden reagieren können, nennt in den ersten zwei Zeilen vier Angaben: Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum und Zahlungsweg. Hängen Sie die Rechnung als PDF an, benennen Sie die Datei eindeutig, senden Sie sie an die Person, die Zahlungen freigibt, und schreiben Sie eine Betreffzeile, die sich sechs Wochen später noch per Suche finden lässt.
Die Person, die sie liest, hat womöglich nie von Ihnen gehört. Schreiben Sie für sie und nicht für die Kontaktperson, mit der Sie bisher gesprochen haben.
Was sollte die Betreffzeile einer Rechnungs-E-Mail sagen?
Die Betreffzeile einer Rechnungs-E-Mail sollte das Wort „Rechnung“, die Nummer, den Namen Ihres Unternehmens und, wenn Platz ist, Betrag und Fälligkeitsdatum nennen, denn danach sucht jemand, wenn der Zahllauf ansteht.
| Schwach | Besser | Warum |
|---|---|---|
| Rechnung | Rechnung INV-2026-0042 von Harbour Signs: 2.304,00 € fällig am 28. April | Auffindbar und beantwortet die erste Frage, ohne sie zu öffnen |
| Rechnung anbei | Rechnung INV-2026-0042, PO 5518, Harbour Signs | Buchhaltungen gleichen oft über die Bestellnummer ab |
| März | Retainer März: Rechnung INV-2026-0061 von Harbour Signs | „März“ allein taucht in einer Suche nicht auf |
Standardvorlage für eine Rechnungs-E-Mail
Die Standard-E-Mail eignet sich für jede Routinerechnung an einen Kunden, der Sie bereits kennt. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.
Betreff: Rechnung [Nummer] von [Ihr Unternehmen]: [Betrag] fällig am [Fälligkeitsdatum]
Guten Tag [Name],
anbei Rechnung [Nummer] für [was sie abdeckt]. Der Gesamtbetrag beträgt [Betrag] einschließlich USt., fällig bis [Fälligkeitsdatum].
Bitte zahlen Sie per Überweisung an [Kontoinhaber], IBAN [IBAN], und geben Sie [Nummer] als Verwendungszweck an.
Falls etwas nicht Ihren Erwartungen entspricht, antworten Sie auf diese E-Mail, dann kläre ich es.
Vielen Dank, [Ihr Name]
Die Zeile, die zu Rückfragen einlädt, ist wichtiger, als sie aussieht. Ein heute geäußertes Problem kostet Sie einen Tag. Dasselbe Problem am Fälligkeitstag kostet Sie das ganze Zahlungsziel, und Sie fangen von vorn an.
E-Mail für eine erste Rechnung an einen neuen Kunden
Eine E-Mail zur ersten Rechnung sollte auch den Papierkram bestätigen, denn dabei kommt eine falsche Adresse oder ein fehlender Lieferantenstammsatz ans Licht.
Betreff: Erste Rechnung von [Ihr Unternehmen]: [Nummer], [Betrag] fällig am [Fälligkeitsdatum]
Guten Tag [Name],
hier ist unsere erste Rechnung, [Nummer], für [was sie abdeckt]: [Betrag] einschließlich USt., fällig bis [Fälligkeitsdatum]. Die Zahlungsangaben stehen auf dem PDF.
Könnten Sie zwei Dinge bestätigen? Dass dies die richtige Adresse für Rechnungen ist und dass nichts weiter nötig ist, um sie zu bezahlen, etwa eine Bestellnummer oder ein Lieferantenformular. Falls sie an jemand anderen gehen soll, sagen Sie mir bitte, an wen, und ich sende sie direkt weiter.
Vielen Dank, [Ihr Name]
E-Mail an ein Buchhaltungspostfach mit Bestellnummer
Eine E-Mail an ein Buchhaltungspostfach sollte mit der Bestellnummer beginnen, denn damit gleicht die Leserin oder der Leser ab, und das Projekt Ihrer Kontaktperson ist dort unbekannt.
Betreff: Rechnung [Nummer], PO [Bestellnummer], [Ihr Unternehmen], [Betrag]
Guten Tag,
anbei Rechnung [Nummer] zur Bestellung [Bestellnummer] von [Name der Kontaktperson].
Betrag: [Betrag] einschließlich USt. Fälligkeitsdatum: [Fälligkeitsdatum]. Unsere Angaben und die Bankverbindung stehen auf der Rechnung.
Sagen Sie mir bitte Bescheid, wenn Sie für die Bearbeitung noch etwas brauchen.
Freundliche Grüße [Ihr Name]
Setzen Sie Ihre Kontaktperson in Kopie, damit sie weiß, dass die Rechnung angekommen ist, und sie freigeben kann. Verlangt der Kunde Rechnungen über ein Portal, nutzen Sie das Portal, denn eine gemailte Kopie wird womöglich einfach ignoriert.
E-Mail für eine Anzahlungsrechnung
Eine E-Mail zur Anzahlungsrechnung sollte sagen, was nach der Zahlung geschieht, denn ein Kunde, der sieht, was die Zahlung in Gang setzt, hat einen Grund, sie zügig zu leisten. Wie Sie sie abrechnen, steht im Ratgeber zu Anzahlung und Schlusszahlung.
Betreff: Anzahlungsrechnung [Nummer]: [Betrag] zur Bestätigung von [Auftrag]
Guten Tag [Name],
vielen Dank, dass Sie unser Angebot angenommen haben. Anbei Rechnung [Nummer] über die Anzahlung von [Prozentsatz] %: [Betrag] einschließlich USt., fällig bis [Fälligkeitsdatum].
Sobald sie bezahlt ist, planen wir [Arbeitsbeginn] ein. Den Rest von [Restbetrag] stellen wir bei Fertigstellung in Rechnung, wie im Angebot festgelegt.
Vielen Dank, [Ihr Name]
E-Mail für eine Monatsrechnung
Eine E-Mail zur Monatsrechnung kann sehr kurz sein, denn es sollte sich nichts geändert haben. Sagen Sie das, und weisen Sie deutlich darauf hin, wenn doch.
Betreff: Rechnung [Monat] [Nummer] von [Ihr Unternehmen]: [Betrag] fällig am [Fälligkeitsdatum]
Guten Tag [Name],
anbei Ihre Rechnung für [Monat]: [Nummer] über [Betrag] einschließlich USt., fällig bis [Fälligkeitsdatum]. Wie im letzten Monat, ohne Änderungen.
Vielen Dank, [Ihr Name]
E-Mail, wenn ein Kunde sagt, die Rechnung sei nie angekommen
Eine E-Mail, die eine Rechnung erneut sendet, sollte die ursprüngliche Nummer und die Daten behalten, denn das ist eine Kopie und keine neue Rechnung. Setzen Sie das Fälligkeitsdatum nicht zurück, außer Sie haben es vereinbart.
Betreff: Kopie der Rechnung [Nummer] von [Ihr Unternehmen], fällig am [Fälligkeitsdatum]
Guten Tag [Name],
es tut mir leid, dass Sie sie nicht erhalten haben. Hier ist eine Kopie der Rechnung [Nummer], ausgestellt am [Ausstellungsdatum], über [Betrag], fällig bis [Fälligkeitsdatum].
Könnten Sie bestätigen, dass sie diesmal bei Ihnen angekommen ist, und ob sie an eine andere Adresse gehen sollte?
Vielen Dank, [Ihr Name]
E-Mail für eine korrigierte Rechnung
Eine E-Mail zur korrigierten Rechnung muss sagen, welche Nummer storniert ist und welche sie ersetzt, sonst zahlt der Kunde womöglich beide oder keine.
Betreff: Korrigierte Rechnung [neue Nummer] ersetzt [alte Nummer]
Guten Tag [Name],
uns ist auf Rechnung [alte Nummer] ein Fehler aufgefallen: [was falsch war]. Diese Rechnung ist nun storniert, bitte betrachten Sie sie als gegenstandslos.
Die korrigierte Rechnung [neue Nummer] liegt bei, über [Betrag] einschließlich USt., fällig bis [Fälligkeitsdatum].
Entschuldigen Sie den zusätzlichen Aufwand.
Vielen Dank, [Ihr Name]
Gehört die Bankverbindung in die Rechnungs-E-Mail?
Die Bankverbindung gehört auf das Rechnungs-PDF und kann auch in der E-Mail stehen, ändern Sie sie aber nie allein per E-Mail. Kriminelle schicken täuschend ähnliche Rechnungen mit veränderten Kontonummern, deshalb misstraut eine sorgfältige Buchhaltung gerade einer Änderung der Bankverbindung. Ändert sich Ihr Konto, rufen Sie Ihre Kontakte zusätzlich an und senden Sie dies:
Unser Bankkonto ändert sich zum [Datum]. Ich rufe Sie an, um die neuen Angaben vor Ihrer nächsten Zahlung zu bestätigen. Falls Sie von uns eine Kontoänderung erhalten, die ich nicht telefonisch bestätigt habe, betrachten Sie sie bitte als verdächtig und rufen Sie mich unter der Nummer an, die Sie bereits von uns haben.
Warum ignorieren Kunden Rechnungs-E-Mails?
Kunden ignorieren Rechnungs-E-Mails meist, weil die E-Mail die Person, die zahlt, nicht erreicht oder ihr nicht gibt, was sie zum Handeln braucht.
- Sie geht nur an Ihre Kontaktperson, die kein Geld freigeben kann und anderes zu tun hat.
- Ein unklarer Dateiname.
rechnung.pdfgeht unter Dutzenden anderen unter. Setzen Sie die Rechnungsnummer in den Namen. - Ein Link statt eines Anhangs. Eine Buchhaltung will eine Datei, die sie aufbewahren kann, und viele blockieren unbekannte Links.
- Eine No-Reply-Adresse. Eine Rückfrage, die zurückprallt, wird zu einem Grund, nicht zu zahlen.
- Den Betrag im PDF verstecken. Wer sein Postfach leert, will sehen, was Sie verlangen, ohne etwas zu öffnen.
Ist das Fälligkeitsdatum verstrichen, wechseln Sie zur Abfolge der Zahlungserinnerungen.
Rechnungs-E-Mails aus ERPFlow senden
Per E-Mail senden an einer Rechnung sendet eine feste E-Mail. Der Betreff lautet in der englischen Fassung „Invoice INV-2026-0042 from Your Business“. Der Text begrüßt den Kunden und nennt Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum und Gesamtbetrag, und das PDF hängt an, mit Ihrer Bankverbindung darauf. Antworten gehen an die E-Mail-Adresse in Ihren Unternehmenseinstellungen. E-Mail und PDF verwenden die Sprache der Rechnung, eine von 19.
Der Wortlaut lässt sich nicht bearbeiten, und die E-Mail geht an eine Adresse, die aus dem Kundendatensatz übernommen wird. Die E-Mail von ERPFlow kann die Vorlagen oben also nicht tragen. Um sie zu nutzen, wählen Sie Als ausgestellt markieren, ohne E-Mail zu senden, dann PDF herunterladen, senden es aus Ihrem eigenen Postfach und verwenden Als gesendet markieren, damit die Rechnung ihre Zustellung festhält.
Jede E-Mail, die ERPFlow sendet, wird als Zustellung der Rechnung und im Aktivitätsprotokoll festgehalten, sodass Sie nachsehen können, statt zu raten, wenn ein Kunde sagt, es sei nichts angekommen. Scheitert eine E-Mail, bleibt die Rechnung ausgestellt und nicht gesendet, und der Filter Nicht gesendet listet, was noch hinausgehen muss. Wird eine bezahlte Rechnung erneut per E-Mail gesendet, sagt sie, dass sie vollständig bezahlt ist, und eine stornierte, dass keine Zahlung fällig ist. Wiederkehrende Rechnungen können jeden Lauf auf dieselbe Weise per E-Mail senden, mit demselben festen Wortlaut.