Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Situation ab. Klären Sie alles mit steuerlichen oder rechtlichen Folgen daher mit Ihrer Steuerberatung.
Die Abrechnung nach Stunden berechnet dem Kunden eines Beraters die tatsächlich gearbeitete Zeit. Ein Retainer berechnet eine feste monatliche Pauschale für eine vereinbarte Menge an Zeit, Erreichbarkeit oder Ergebnissen. Wählen Sie Stunden, wenn die Arbeit unregelmäßig oder unbestimmt ist, und einen Retainer, wenn der Kunde Sie stetig braucht und Sie sagen können, was die Pauschale abdeckt.
Worin unterscheiden sich Stundenabrechnung und Retainer?
Die Stundenabrechnung bindet das Einkommen eines Beraters an die gearbeiteten Stunden, ein Retainer bindet es an den Kalender. Damit ändert sich auch die Frage des Kunden: Kunden nach Stunden fragen, wofür die Stunden waren, Retainer-Kunden fragen, was die Pauschale enthält.
| Stunden | Retainer | |
|---|---|---|
| Was der Kunde kauft | Ihre Zeit, wie genutzt | Vereinbarte Stunden, Erreichbarkeit oder Ergebnisse für einen Monat |
| Wann Sie abrechnen | Im Nachhinein, nach der Arbeit | Meist im Voraus |
| Rechnungsbetrag | Ändert sich jeden Monat | Jeden Monat gleich, abgesehen von Zusatzleistungen |
| Wer eine Überschreitung trägt | Der Kunde | Sie, bis zur gesetzten Grenze |
| Wer einen ruhigen Monat trägt | Sie | Der Kunde |
| Worüber gestritten wird | Ob die Stunden nötig waren | Was zum Umfang gehört |
Sollte ein Berater nach Stunden oder per Retainer abrechnen?
Ein Berater sollte nach Stunden abrechnen, solange die Arbeit schwer vorhersehbar ist, und zu einem Retainer wechseln, sobald der Bedarf des Kunden stetig genug ist, um ihn zu beschreiben. Diese Situationen entscheiden es meist.
| Wenn dies zutrifft | Wählen Sie | Warum |
|---|---|---|
| Der Umfang ist noch unklar | Stunden | Sie können keine Grenze für etwas setzen, das Sie nicht beschreiben können |
| Es ist eine einmalige Arbeit | Stunden oder Festpreis | Es gibt keinen fortlaufenden Bedarf, für den Zeit reserviert werden muss |
| Der Kunde ruft wöchentlich mit kleinen Fragen an | Retainer | Jede Frage ist zu klein zum Abrechnen, und zusammen summieren sie sich |
| Der Kunde braucht ein festes Monatsbudget | Retainer mit Grenze | Er bekommt die Zahl, und Sie behalten die Grenze |
| Sein Bedarf schwankt von Monat zu Monat stark | Retainer plus Stundensatz für Zusätzliches | Sie behalten eine Untergrenze, und die Spitzen werden trotzdem bezahlt |
| Ihr Kalender ist bereits voll | Stunden | Retainer-Stunden sind ein Versprechen, das Sie offenhalten müssen |
Welche Arten von Beratungs-Retainern gibt es?
Ein Beratungs-Retainer hat meist eine von drei Formen, und viele Streitigkeiten beginnen, weil jede Seite eine andere angenommen hat.
- Stunden-Retainer. Eine feste Zahl von Stunden im Monat. Er ist leicht zu erklären und zu prüfen und kommt der Stundenabrechnung mit einer Untergrenze am nächsten.
- Erreichbarkeits-Retainer. Eine Pauschale dafür, verfügbar zu sein: beantwortete Anrufe, Rat in Reichweite, freigehaltene Zeit. Stunden werden nicht gezählt, setzen Sie die Grenze also anders, etwa über Antwortzeit oder Zahl der Termine.
- Ergebnis-Retainer. Feste Lieferungen jeden Monat, etwa ein Board-Paket oder eine monatliche Auswertung. Das ist eigentlich ein wiederkehrender Festpreis, und Sie sollten ihn auch so kalkulieren.
Nennen Sie die Form in der Vereinbarung. „Retainer“ allein sagt niemandem, was gekauft wurde.
Ein durchgerechnetes Beispiel: dieselben sechs Monate auf beide Arten abgerechnet
Ein erfundenes Beispiel. Ein Berater berechnet 120 € pro Stunde. Beim Retainer zahlt der Kunde 1.650 € im Monat für bis zu 15 Stunden, das sind 110 € pro Stunde, mit Zusatzstunden zu vollen 120 € und ohne Übertragung.
| Monat | Gearbeitete Stunden | Nach Stunden zu 120 € | Retainer plus Zusätzliches |
|---|---|---|---|
| Januar | 18 | 2.160 € | 2.010 € |
| Februar | 12 | 1.440 € | 1.650 € |
| März | 25 | 3.000 € | 2.850 € |
| April | 9 | 1.080 € | 1.650 € |
| Mai | 14 | 1.680 € | 1.650 € |
| Juni | 22 | 2.640 € | 2.490 € |
| Gesamt | 100 | 12.000 € | 12.300 € |
Die Summen bewegen sich kaum, mit 12.000 € und 12.300 €. Was sich ändert, ist die Untergrenze: Der schlechteste Monat des Beraters steigt von 1.080 € auf 1.650 €, und das Geld kommt vor der Arbeit statt danach. Dafür bekommt der Kunde 15 Stunden im Monat für sich reserviert, zu einem niedrigeren Satz, und zahlt für die 10 Stunden, die er nicht genutzt hat.
Nehmen Sie nun die Klausel für Zusätzliches heraus. Ein Kunde, der jeden Monat 25 Stunden bei einer Pauschale von 1.650 € nutzt, zahlt 66 € pro Stunde, und Sie haben keine Möglichkeit, das zu erhöhen, außer neu zu verhandeln. Deshalb ist ein Retainer ohne Grenze für den Berater ein schlechtes Geschäft, so stetig er sich auch anfühlt.
Berechnen Sie zuerst das Ziel. Der Ratgeber zum Berechnen eines Verrechnungssatzes liefert Ihnen die Zahl, an der Sie einen Retainer messen. Außerdem müssen Sie auch nach Beginn des Retainers weiter Stunden erfassen, sonst wissen Sie nie, ob er sich lohnt. Ein Ablauf für die Zeiterfassung in der Beratung behandelt das.
Was sollte eine Retainer-Vereinbarung enthalten?
Eine Retainer-Vereinbarung sollte festhalten, was die Monatspauschale abdeckt, was oberhalb dieser Grenze passiert, was mit ungenutzter Zeit geschieht und wie jede Seite sie beenden kann. Diese Formulierung regelt alle vier Punkte für einen Stunden-Retainer:
Die Monatspauschale von 1.650 € zuzüglich USt. deckt bis zu 15 Beratungsstunden je Kalendermonat ab. Stunden über 15 hinaus werden mit 120 € pro Stunde berechnet und am Monatsende in Rechnung gestellt. Ungenutzte Stunden werden nicht übertragen. Jeder von uns kann diese Vereinbarung mit einer Frist von 30 Tagen schriftlich beenden.
Die Zahlen oben sind die erfundenen aus dem Beispiel, ersetzen Sie sie also durch Ihre. Der Ratgeber zum Retainer in Rechnung stellen behandelt die Rechnung selbst.
Wie bringen Sie einen Kunden nach Stunden zu einem Retainer?
Bringen Sie einen Kunden nach Stunden zu einem Retainer, indem Sie von seiner eigenen Historie ausgehen, denn die Zahlen sind schwer zu bestreiten.
- Holen Sie 6 bis 12 Monate an Stunden. Im Beispiel liegt der Durchschnitt bei etwa 17 Stunden im Monat, bei einer Spanne von 9 bis 25.
- Legen Sie die enthaltenen Stunden nahe an einem typischen Monat fest, nicht an der Spitze. Für die Spitzen ist der Satz für Zusätzliches da.
- Bieten Sie einen kleinen Rabatt für die Verpflichtung an. Das planbare Einkommen bezahlt ihn.
- Schlagen Sie eine Probezeit von drei Monaten mit Überprüfung vor, damit sich keine Seite an eine Vermutung gebunden fühlt.
Wenn sich zugleich Ihr Satz ändert, behandeln Sie das getrennt. Ein Schreiben zur Preiserhöhung und eine neue Abrechnungsform, die gemeinsam eintreffen, wirken wie eine große Preiserhöhung.
Stunden und Retainer in ERPFlow abrechnen
ERPFlow rechnet beides ab, und die Stundenrechnung übernehmen Sie selbst. Die Seite für Beratungsunternehmen beschreibt die weitere Eignung.
- Retainer: Richten Sie für den Kunden eine monatliche wiederkehrende Rechnung ein. Bei jedem Lauf wird die Rechnung entweder ausgestellt und per E-Mail verschickt oder als Entwurf für Sie angelegt. Sie berechnet nur und zieht nie ein, Zahlungen erfassen Sie also von Hand. Mit einem Entwurf können Sie vor dem Ausstellen auch eine Position für Zusatzstunden ergänzen.
- Arbeit nach Stunden: Legen Sie eine Dienstleistung mit der Einheit
hrund Ihrem Satz an, wählen Sie sie in der Rechnungsposition aus und tippen Sie die Stunden als Menge ein. - Stunden erfassen: Eine Karte in Projekten hat ein Feld für die aufgewendete Zeit, eingegeben als Stunden und Minuten, mit Summen je Projekt und je Kunde.
ERPFlow hat heute weder einen Timer noch Stundenzettel. Die Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald. Auf einer Karte eingetippte Stunden werden derzeit nicht zu Rechnungspositionen, und ERPFlow rechnet sie nicht auf das Kontingent eines Retainers an, vergleichen Sie die Summe mit den enthaltenen Stunden also von Hand.