USt. auf weiterberechnete Auslagen und durchlaufende Posten

Die meisten weiterberechneten Auslagen tragen Umsatzsteuer. Wenn Sie etwas gekauft haben, um Ihre eigene Arbeit zu erledigen, etwa eine Reise, gehört es zu Ihrer Leistung, und Sie berechnen darauf Umsatzsteuer zu Ihrem normalen Satz. Ein echter durchlaufender Posten (englisch: disbursement), den Sie als Vertreter Ihres Kunden bezahlt und zu genau den Kosten weitergegeben haben, bleibt außerhalb Ihrer Umsatzsteuer. Der Test lautet: Wer hat die Leistung erhalten?

Dieser Ratgeber behandelt die Umsatzsteuer. Die Abrechnungsseite, einschließlich der Frage, wie Sie Auslagenpositionen für einen Kunden anlegen und formulieren, steht im Ratgeber zum Weiterberechnen von Auslagen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Weiterberechnung und einem durchlaufenden Posten?

Der Unterschied zwischen einer Weiterberechnung und einem durchlaufenden Posten liegt darin, wessen Einkauf es war. Wenn der Dritte Sie beliefert hat, ist die Weitergabe der Kosten eine Weiterberechnung (englisch: recharge). Wenn der Dritte Ihren Kunden beliefert hat und Sie nur in dessen Namen gezahlt haben, kann es ein durchlaufender Posten sein.

Das EU-Recht zieht dieselbe Linie. Artikel 78 Buchstabe b der Mehrwertsteuerrichtlinie rechnet dem Kunden berechnete Nebenkosten wie Beförderung und Versicherung zu Ihrer Bemessungsgrundlage. Artikel 79 Buchstabe c nimmt nur Beträge aus, die als Auslagenersatz „im Namen und für Rechnung des Kunden“ („incurred in the name and on behalf of the customer“) verauslagt und in einem Durchlaufkonto verbucht wurden, und er verlangt den Nachweis des tatsächlichen Betrags und untersagt Ihnen, darauf Umsatzsteuer abzuziehen. Die nationalen Regeln unterscheiden sich im Detail, prüfen Sie also die Ihres Landes.

Wann können Sie Kosten als durchlaufenden Posten behandeln?

Sie können Kosten nur dann als durchlaufenden Posten behandeln, wenn jede Bedingung erfüllt ist, und im Vereinigten Königreich nennt HMRCs VAT Notice 700, Abschnitt 25.1 acht:

1. Sie haben beim Bezahlen des Dritten als Vertreter Ihres Kunden gehandelt.
2. Ihr Kunde hat die Waren oder Dienstleistungen erhalten und genutzt.
3. Ihr Kunde war dafür verantwortlich, den Dritten zu bezahlen.
4. Ihr Kunde hat Sie ermächtigt, in seinem Namen zu zahlen.
5. Ihr Kunde wusste, dass ein Dritter die Waren oder Dienstleistungen liefern würde.
6. Sie weisen die Kosten auf Ihrer Rechnung gesondert aus.
7. Sie fordern nur genau den Betrag zurück, den Sie gezahlt haben.
8. Die Waren oder Dienstleistungen sind klar zusätzlich zu dem, was Sie selbst leisten.

Bedingung 2 schließt die meisten Kandidaten aus, denn wer Zug, Telefon und Porto nutzt, sind meist Sie. HMRCs Leitfaden zu Kosten und durchlaufenden Posten und Notice 700 geben diese Beispiele.

Die Beispiele der Rechtsanwälte zeigen, wie schmal die Linie wird, und Kanzleien stoßen ständig darauf. Eine Position auf Ihrer Rechnung „durchlaufender Posten“ zu nennen, macht sie umsatzsteuerlich noch nicht zu einem.

Ein durchgerechnetes Beispiel: eine Rechnung mit beidem

Hier ein erfundenes Beispiel mit der britischen Regel und ihrem Satz von 20 %. Ein Berater stellt ein Honorar von 4.000 £ und drei Kosten in Rechnung:

• Bahnfahrkarten über 180 £, auf die keine Umsatzsteuer berechnet wurde.
• Ein Hotel zu 250 £ zuzüglich 50 £ Umsatzsteuer, auf einer Rechnung mit USt. im Namen des Beraters.
• Eine gesetzliche Eintragungsgebühr von 120 £, die der Kunde schuldete und die der Berater mit seiner Erlaubnis bezahlt hat.

Die Bahnfahrkarten tragen Umsatzsteuer, obwohl der Berater keine gezahlt hat, denn HMRC sagt, dass Sie auf Weiterberechnungen Umsatzsteuer berechnen, „whether you paid any VAT or not“ (ob Sie Umsatzsteuer gezahlt haben oder nicht). Die 50 £ auf das Hotel holt der Berater wie üblich zurück. Der durchlaufende Posten steht unterhalb der Umsatzsteuerzeile, einzeln aufgeführt, wie es auch HMRCs Beispielrechnung tut.

Wie vermeiden Sie Umsatzsteuer auf Umsatzsteuer?

Sie vermeiden Umsatzsteuer auf Umsatzsteuer, indem Sie die Nettokosten weiterberechnen, wenn Sie die gezahlte Umsatzsteuer zurückholen können. Das ist hier der häufigste Fehler, und er entsteht, wenn man den Gesamtbetrag der Quittung für die Kosten hält.

In der falschen Variante zahlt der Kunde 60 £ zu viel. Der Berater hat außerdem 50 £ zurückgeholt und damit an einer Auslage verdient, die er zu Kosten weitergeben wollte.

Wenn Sie die Umsatzsteuer nicht zurückholen können, etwa weil Sie nicht umsatzsteuerlich registriert sind, ist der Bruttobetrag tatsächlich Ihre Kostengröße, und die Rechnung ändert sich. Siehe die FAQ unten.

Lohnt es sich, Kosten als durchlaufenden Posten zu behandeln?

Kosten als durchlaufenden Posten zu behandeln, lohnt sich meist nur, wenn der Lieferant keine Umsatzsteuer berechnet hat oder Ihr Kunde die Umsatzsteuer nicht zurückholen kann. HMRC sagt das ausdrücklich. Ein durchlaufender Posten hindert Sie daran, die Umsatzsteuer zurückzuholen, und Ihr Kunde kann sie ohne gültige Rechnung mit USt. womöglich ebenfalls nicht zurückholen.

Bewahren Sie die Nachweise auf. Notice 700, Abschnitt 25.1.2 sagt, Sie sollen etwa ein Bestellformular oder eine Rechnungskopie vorhalten, die zeigt, dass Sie die Zahlung ausnehmen konnten, und belegen können, dass Sie die Umsatzsteuer nicht zurückgeholt haben. Eine Zeile zum Übernehmen für die Rechnung:

Durchlaufender Posten, in Ihrem Namen und mit Ihrer Ermächtigung bezahlt, zu Kosten und ohne USt.: [Lieferant, Referenz, Datum]. Kopie der Lieferantenrechnung anbei.

Was gilt für Auslagen auf einer grenzüberschreitenden Rechnung?

Auslagen auf einer grenzüberschreitenden Rechnung folgen normalerweise der Hauptleistung, weil eine Weiterberechnung Teil Ihrer eigenen Leistung ist. Fällt Ihr Honorar an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land unter das Reverse-Charge-Verfahren, liegt auch die Weiterberechnung darunter und trägt keine Umsatzsteuer von Ihnen. Sie gehört in denselben Nettobetrag.

Ausländische Umsatzsteuer, die Sie unterwegs gezahlt haben, ist eine andere Sache. Die Umsatzsteuer eines Hotels in einem anderen EU-Land gehört nicht in Ihre normale Erklärung. Sie beantragen sie online über Ihre eigene Steuerbehörde, und manche Länder verweigern die Erstattung für bestimmte Kosten wie Restaurants, Bewirtung und Kraftstoff. Bei einer Weiterberechnung entscheidet also das, was Sie zurückholen können, über Ihre tatsächlichen Kosten.

Weiterberechnungen und durchlaufende Posten in ERPFlow abrechnen

ERPFlow erfasst Ihre Seite einer Ausgabe und lässt Sie sie abrechnen, verbindet aber beides nicht. Ausgaben halten Lieferant, Kategorie, Umsatzsteuer und einen angehängten Beleg fest. Sie sind nicht mit Kunden oder Aufträgen verknüpft, es wandert also nichts von selbst in eine Rechnung, und ERPFlow zeigt keine Kosten oder Marge je Kunde. Es gibt auch keine Spesenabrechnungen von Mitarbeitenden, keinen Genehmigungsablauf und keine Kilometererfassung.

• Fügen Sie jede Kostenart als Rechnungsposition hinzu, mit einer klaren Beschreibung und dem Nettobetrag.
• Weiterberechnungen nehmen Ihren normalen Steuersatz, mit dem eine neue Position ohnehin beginnt.
• Durchlaufende Posten tragen keine Umsatzsteuer. Entfernen Sie den Steuersatz dieser Position und beginnen Sie ihre Beschreibung mit „Durchlaufender Posten:“, damit sie einzeln aufgeführt ist.
• Hängen Sie den Beleg als Datei an die Rechnung an.

ERPFlow prüft nicht, ob Kosten sich qualifizieren, die acht Bedingungen bleiben also bei Ihnen. Eine Position für einen durchlaufenden Posten zählt wie jede andere in Zwischensumme und Summe der Rechnung, und es gibt keine gesonderte Zwischensumme für durchlaufende Posten, ergänzen Sie sie also in den Notizen, wenn Sie sie ausgeschrieben haben möchten. Die Behandlung über das Durchlaufkonto nach Artikel 79 Buchstabe c gehört in Ihre Buchführung, sagen Sie Ihrer Steuerberatung daher, welche Positionen es sind. Der Peppol-XML-Export behandelt jede Position ohne Steuer als Nullsatz, fragen Sie also Ihren E-Rechnungs-Dienstleister, bevor Sie einen durchlaufenden Posten so versenden.