Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Situation ab. Klären Sie alles mit steuerlichen oder rechtlichen Folgen daher mit Ihrer Steuerberatung.
Nummerieren Sie Rechnungen in einer Reihe, die nur aufwärts läuft, vergeben Sie nie eine Nummer doppelt und weisen Sie sie in dem Moment zu, in dem Sie die Rechnung ausstellen. Ein Format wie INV-2026-0042 mit Präfix, Jahr und Zähler funktioniert fast überall. Die EU- und UK-Umsatzsteuervorschriften verlangen eine fortlaufende Nummer, die jede Rechnung eindeutig kennzeichnet.
Was sagen die Regeln tatsächlich zu Rechnungsnummern?
Die Regeln zu Rechnungsnummern verlangen weniger, als die meisten annehmen. Artikel 226 Nr. 2 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie verlangt eine fortlaufende Nummer, die auf einer oder mehreren Reihen beruht und die Rechnung eindeutig kennzeichnet. Der HMRC-Leitfaden zur USt. benutzt in Absatz 16.3.1 fast dieselben Worte. Wenn Sie nicht umsatzsteuerlich registriert sind, verlangt GOV.UK trotzdem eine eindeutige Kennnummer.
Keiner der Texte legt ein Format oder einen Startpunkt fest oder sagt etwas zu Buchstaben oder zum Jahr. „Eine oder mehrere Reihen“ bedeutet, dass getrennte Reihen grundsätzlich erlaubt sind.
Ob „fortlaufend“ auch „ohne Lücken“ heißt, hängt davon ab, wo Sie sind. Die französische Steuerverwaltung verlangt eine Nummer aus einer chronologischen und ununterbrochenen Reihe und erlaubt getrennte Reihen nur, wenn die Art Ihres Betriebs sie rechtfertigt. In Deutschland hat ein Finanzgericht 2017 entschieden, dass Lücken allein das Finanzamt nicht berechtigten, zusätzliche Einnahmen zu schätzen. Richten Sie sich nach dem strengeren Maßstab: keine Lücken, und bei einer Lücke einen schriftlichen Grund.
Welches Format für Rechnungsnummern sollten Sie verwenden?
Das beste Format für Rechnungsnummern ist für die meisten kleinen Unternehmen ein Präfix, das Jahr und ein vierstelliger Zähler, denn es sortiert richtig, bleibt über die Jahre eindeutig und unterscheidet Rechnungen von Ihren anderen Dokumenten.
| Format | Beispiel | Geeignet für | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|---|
| Einfacher Zähler | 1042 | Sehr kleine Unternehmen | Nie neu beginnen, sonst wiederholen sich Nummern |
| Jahr und Zähler | 2026-0042 | Die meisten Unternehmen | Nichts Besonderes |
| Präfix, Jahr, Zähler | INV-2026-0042 | Alle, die auch Angebote oder Aufträge nummerieren | Das Präfix stabil halten |
| Datumsbasiert | 20260314-01 | Einige Rechnungen am Tag | Ein ausgelassener Tag sieht aus wie eine fehlende Rechnung |
| Getrennte Reihen je Niederlassung | TLN-2026-0042 | Mehrere Standorte, die eigenständig abrechnen | Jede Reihe muss lückenlos bleiben, und manche Länder wollen einen Grund dafür |
| Kundenkürzel und Zähler | ACME-007 | Eigentlich niemand | Jeder Kunde wird zu einer eigenen Reihe, sodass Sie nicht belegen können, dass die Gesamtheit vollständig ist |
Nummern mit Kundenkürzel sind der beliebte Fehler. Sie wirken ordentlich und machen aus einer Reihe Dutzende. Wenn ein Kunde seine eigene Referenz auf der Rechnung haben will, tragen Sie sie in ein getrenntes Feld ein, etwa die Bestellnummer.
Sollten Rechnungsnummern jedes Jahr neu beginnen?
Rechnungsnummern können jedes Jahr neu beginnen, solange das Jahr Teil der Nummer ist, sodass INV-2026-0001 und INV-2027-0001 verschieden bleiben. Ein einfacher Zähler darf nicht neu beginnen, denn eine zweite Rechnung 0001 verletzt die Regel, dass jede Nummer genau eine Rechnung kennzeichnet.
Eine Nummerierung mit Jahr macht es außerdem leicht, die Rechnungen eines Jahres zu zählen. Ist Ihre letzte Rechnung 2026 INV-2026-0214, müssten Sie 214 Dokumente für dieses Jahr vorlegen können, stornierte eingeschlossen.
Welche Nummer sollte Ihre erste Rechnung haben?
Ihre erste Rechnung kann jede beliebige Nummer haben, denn die EU- und UK-Umsatzsteuervorschriften legen keinen Startpunkt fest. Mit 1001 zu beginnen ist in Ordnung, wenn Sie Ihrem ersten Kunden nicht verraten wollen, dass er Ihr erster ist. Wichtig ist, dass die Reihe von dort lückenlos weiterläuft und dass ein Vermerk in Ihren Unterlagen sagt, wo sie begann, damit niemand nach den Rechnungen 1 bis 1000 sucht.
Was geschieht mit der Nummer, wenn eine Rechnung storniert wird?
Eine stornierte Rechnung behält ihre Nummer für immer, und die Ersatzrechnung bekommt die nächste. Diese Regel überrascht die Leute, weil es ordentlicher wirkt, das Original zu reparieren.
| Was passiert ist | Was mit der Nummer geschieht |
|---|---|
| Entwurf gelöscht, nie gesendet | Nichts, wenn Nummern beim Ausstellen vergeben werden: er hatte nie eine |
| Mit einem Fehler gesendet | Behalten, mit einer Gutschrift oder durch Stornieren aufheben und eine neue Rechnung unter der nächsten Nummer ausstellen |
| Kunde hat den Auftrag abgesagt | Behalten und auf dieselbe Weise aufheben |
| Eine Nummer wurde übersprungen | Nicht nachträglich füllen und nichts umnummerieren. Den Grund aufschreiben und den Vermerk aufbewahren |
| Zwei Rechnungen haben dieselbe Nummer | Die erste behalten, die zweite stornieren und unter der nächsten Nummer neu ausstellen |
| Sie haben die Software gewechselt | Mit Ihrer letzten Nummer fortfahren oder ein neues Präfix nehmen, damit die beiden Systeme nicht kollidieren |
Hier ein erfundenes Beispiel für ein Rechnungsverzeichnis, das eine chaotische Woche sauber übersteht:
| Nummer | Datum | Kunde | Netto | Status |
|---|---|---|---|---|
| INV-2026-0040 | 2. März | Oak Dental | 600 € | Bezahlt |
| INV-2026-0041 | 3. März | Pine Logistics | 1.200 € | Storniert: an die falsche Firma gerichtet |
| INV-2026-0042 | 3. März | Fern Café | 1.200 € | Ausgestellt: ersetzt 0041 |
| INV-2026-0043 | 9. März | Oak Dental | 450 € | Bezahlt |
Wer das liest, kann jede Nummer erklären, auch den Fehler. Das ist der ganze Zweck der Reihe: Sie zeigt, dass in Ihren Büchern nichts fehlt.
Wie prüfen Sie eine Rechnungsreihe auf Lücken?
Eine Rechnungsreihe prüfen Sie in einer Tabellenkalkulation in etwa zwei Minuten auf Lücken. Exportieren Sie Ihre Rechnungsliste und sortieren Sie sie nach Nummer, mit den Nummern in Spalte A. Dann:
- Ziehen Sie in B2 den Zähler heraus:
=VALUE(RIGHT(A2,4)), und kopieren Sie die Formel nach unten. (In einer deutschsprachigen Tabellenkalkulation heißen die FunktionenWERTundRECHTS, und das Trennzeichen ist ein Semikolon.) - Vergleichen Sie in C3 die Nachbarn:
=B3-B2, und kopieren Sie die Formel nach unten. - Filtern Sie Spalte C nach allem außer 1.
Eine 2 ist eine fehlende Nummer, eine 0 ein Duplikat, und eine große negative Zahl markiert meist ein neues Jahr. Führen Sie die Prüfung je Jahr durch und bevor Sie Ihrer Steuerberatung etwas übergeben, damit Sie jede Lücke erklären können, solange Sie den Grund noch wissen.
Nummerierungsfehler, die später Zeit kosten
- Nummerieren, sobald der Entwurf entsteht. Jeder verworfene Entwurf hinterlässt dann eine Lücke. Vergeben Sie die Nummer beim Ausstellen.
- Eine stornierte Nummer wiederverwenden für die korrigierte Rechnung. Der Kunde hält dann zwei verschiedene Dokumente mit einer Nummer.
- Zum Jahresende umnummerieren, um Lücken zu schließen. Das zerstört die Verbindung zu dem, was der Kunde in der Hand hält, und sieht schlimmer aus als jede Lücke.
- Einen Tabellenzähler gemeinsam nutzen. Zwei Personen, die am selben Morgen Rechnungen schreiben, erzeugen früher oder später dieselbe Nummer.
- Eine Reihe mit Angeboten teilen. Abgelehnte Angebote hinterlassen Löcher. Geben Sie Angeboten und Rechnungen getrennte Reihen.
Rechnungsnummern in ERPFlow
ERPFlow nummeriert Rechnungen für Sie, als INV-YYYY-NNNN. Ein Entwurf hat keine Nummer und bekommt sie beim Ausstellen, sodass das Löschen eines Entwurfs keine Lücke hinterlässt. Das Jahr stammt vom Ausstellungsdatum, und der Zähler beginnt jedes Jahr neu, je Organisation. Ein ins Vorjahr zurückdatierter Entwurf erhält die nächste Nummer in der Reihe des Vorjahres. Eine stornierte Rechnung behält ihre Nummer, und ihr PDF wird mit VOID gestempelt. Die Korrektur, die Sie mit Duplizieren erstellen, ist ein neuer Entwurf, der eine neue Nummer erhält.
Das Präfix ändern Sie unter Einstellungen → Unternehmensangaben. Das betrifft nur künftige Rechnungen, und der Zähler läuft weiter. Angebote und Aufträge laufen mit eigenen Zählern, als QUO- und ORD-.
ERPFlow führt eine Rechnungsreihe je Organisation, es gibt also keine getrennten Reihen je Niederlassung und keine Einstellung für eine eigene Startnummer. Per CSV-Import übernommene Rechnungen behalten die Nummern aus der Datei, und der Import verschiebt den Zähler nicht. Wenn Sie also die Rechnungen dieses Jahres aus einem anderen System importieren, stellen Sie für die neuen ein anderes Präfix ein, damit sich Nummern nicht wiederholen.