Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Ein CRM verwaltet Kunden und Vertrieb bis zum Auftrag. Ein ERP führt das Unternehmen danach: Aufträge, Rechnungen, Bestand, Einkauf, Finanzen und Personal. Ein MRP-System plant die Fertigung: welches Material zu kaufen oder zu fertigen ist, wie viel und bis wann. Die meisten kleinen Dienstleister brauchen ein CRM und den Kern eines ERP. Nur Hersteller brauchen MRP.
Die drei Abkürzungen klingen nach konkurrierenden Produkten. Sie beantworten meist verschiedene Fragen, weshalb die nützliche Frage lautet, bei welchem davon Ihr Unternehmen ein Problem hat.
Was ist der Unterschied zwischen CRM, ERP und MRP?
Der Unterschied ist die Frage, die jedes beantwortet, und damit, wer es jeden Morgen öffnet.
| CRM | ERP | MRP | |
|---|---|---|---|
| Steht für | Customer Relationship Management (Kundenbeziehungsmanagement) | Enterprise Resource Planning (Unternehmensressourcenplanung) | Material Requirements Planning (Materialbedarfsplanung) |
| Frage, die es beantwortet | Mit wem sollten wir sprechen, und was ist der nächste Schritt? | Was haben wir verkauft, gekauft, gelagert und verdient? | Was müssen wir fertigen oder kaufen, wie viel, bis wann? |
| Tägliche Nutzer | Vertrieb, Kundenbetreuung, Support | Finanzen, Betrieb, Vertriebsinnendienst, Personal | Produktionsplaner, Einkäufer |
| Zentrale Datensätze | Leads, Kontakte, Geschäfte, Aktivitäten | Aufträge, Rechnungen, Bestand, Einkäufe, Ausgaben, Personal | Stücklisten, Produktionsplan, Bestand, Lieferzeiten |
| Wer es braucht | Jeder, der verkauft | Jeder mit mehr als ein paar beweglichen Teilen | Jeder, der fertigt |
Was leistet ein CRM?
Ein CRM hält jeden Lead und jeden Kunden an einem Ort, zusammen mit dem, was gesagt wurde, und dem, was als Nächstes geschieht. Füllt jemand Ihr Anfrageformular aus, erfasst das CRM die Person, zeigt, wer das Nachfassen verantwortet, und verfolgt das Geschäft durch die Stufen, bis es gewonnen oder verloren ist.
Sein Wert ist das Gedächtnis. Ein Vertriebsmitarbeiter, der in den Urlaub geht, sollte den Stand von zehn Gesprächen nicht mitnehmen. Ein CRM endet meist beim Verkauf. Es weiß, dass ein Geschäft über 8.000 € gewonnen wurde, und traditionell weiß es nicht, ob die Rechnung bezahlt wurde oder ob Sie den Bestand zur Lieferung haben.
Was leistet ein ERP?
Ein ERP hält die betrieblichen und finanziellen Daten des Unternehmens in einem gemeinsamen System. Der Auftrag, den der Vertrieb erfasst, ist derselbe Datensatz, aus dem das Lager kommissioniert und die Buchhaltung Rechnungen stellt, sodass ihn niemand neu tippt und die Abteilungen nicht über die Zahlen streiten können.
Ein volles ERP deckt meist Kundenaufträge, Rechnungsstellung, Einkauf, Bestand, Ausgaben, das Hauptbuch und Personal ab. Diese Breite ist der Grund, warum die großen Suiten Monate zur Einrichtung brauchen. Darunter steht eine wachsende Gruppe schlankerer Unternehmenssoftware, die dieselben täglichen Aufgaben für kleinere Teams ohne das Einführungsprojekt abdeckt.
Was leistet ein MRP-System?
Ein MRP-System ermittelt, welches Material eine Fabrik wann braucht und wann es zu bestellen ist. Es nimmt drei Eingaben (den Produktionsplan, die Stückliste und den aktuellen Bestand samt Lieferzeiten der Lieferanten) und liefert eine Liste dessen, was zu kaufen oder zu fertigen ist, und bis zu welchem Datum.
Hier ein erfundenes Beispiel. Eine Möbelwerkstatt muss in Woche 10 100 Tische liefern, und jeder Tisch braucht eine Platte, vier Beine und 16 Schrauben.
| Teil | Für 100 Tische nötig | Auf Lager | Zu beschaffen | Lieferzeit | Bestellen oder starten bis |
|---|---|---|---|---|---|
| Tischplatten (selbst gefertigt) | 100 | 20 | 80 | 1 Woche | Woche 9 |
| Beine (gekauft) | 400 | 100 | 300 | 3 Wochen | Woche 7 |
| Schrauben (gekauft) | 1.600 | 500 | 1.100 | 1 Woche | Woche 9 |
Das ist Rechenarbeit, die Sie für ein einzelnes Produkt auch auf Papier erledigen könnten. MRP verdient seine Kosten, wenn Sie Hunderte von Produkten haben, die Teile teilen, Baugruppen in Baugruppen und einen Plan, der sich wöchentlich ändert. Etwa an diesem Punkt kommt eine Tabelle nicht mehr zurecht.
Die Namen haben auch eine gemeinsame Geschichte. MRP kam zuerst, in den 1960er und 70er Jahren. MRP II (Manufacturing Resource Planning) ergänzte später Kapazitäts- und Werkstattplanung. Der Begriff ERP tauchte um 1990 für Systeme auf, die über die Fabrik hinaus in Finanzen und den Rest des Unternehmens gewachsen waren. Sagt ein Anbieter heute „MRP“, prüfen Sie also, ob er allein Materialplanung meint oder ein ganzes Produktionssystem.
Wie arbeiten CRM, ERP und MRP zusammen?
CRM, ERP und MRP arbeiten wie eine Staffel, in der jedes einen Datensatz an das nächste übergibt. Für einen Hersteller läuft ein Auftrag so:
- CRM: Ein Lead geht ein, bekommt ein Angebot und nimmt es an.
- ERP: Das angenommene Angebot wird zum Kundenauftrag. So wird aus einem Angebot eine Rechnung, ohne neu zu tippen.
- MRP: Der Auftrag erhöht den Bedarf, und der Plan sagt, was zu kaufen und zu fertigen ist.
- ERP: Einkäufe treffen ein, Fertigwaren gehen in den Bestand, und der Auftrag wird versandt.
- ERP: Die Rechnung geht raus, und die Zahlung wird erfasst.
- CRM: Die Kundenbetreuung sieht die Historie des Kunden und beginnt das nächste Gespräch.
Ohne Produktion entfällt Schritt 3, und das ist das ganze Bild für eine Agentur, einen Salon oder eine Beratung. Die Übergaben sind der Ort, an dem getrennte Systeme Geld kosten, denn jede ist eine erneute Eingabe, eine zu pflegende Schnittstelle oder eine Tabelle, die jemand jeden Freitag exportiert.
Welches braucht Ihr Unternehmen?
Ihr Unternehmen braucht das System, das die heute teuerste Lücke schließt, und das ergibt sich meist daraus, was Sie verkaufen.
| Ihr Unternehmen | Beginnen mit | Später ergänzen, wenn überhaupt |
|---|---|---|
| Dienstleistungen: Agentur, Beratung, Handwerk, Kanzlei oder Beratungsunternehmen | CRM und Rechnungsstellung zusammen | Anbindung an die Buchhaltung |
| Einzelhandel oder Großhandel | ERP-Kern mit Bestand | CRM-Funktionen, wenn der Verkauf von Beziehungen abhängt |
| Werkstatt für einfache oder auftragsbezogene Produkte | ERP-Kern mit Bestand | MRP, sobald Teile über Produkte hinweg geteilt werden |
| Hersteller mit mehrstufigen Produkten und langen Lieferzeiten | ERP mit MRP | Eigenes CRM, wenn das Vertriebsteam groß ist |
| Vertriebsgetriebenes Unternehmen mit langen Geschäften und Rechnungsstellung anderswo | CRM | ERP, sobald die Übergabe schmerzt |
Einige Anzeichen deuten auf eine bestimmte Lücke:
- Sie brauchen ein CRM, wenn Anfragen unbeantwortet bleiben, wenn Nachfassen im Kopf von jemandem lebt oder wenn Sie nicht sagen können, was in der Pipeline ist.
- Sie brauchen den ERP-Kern, wenn dieselben Angaben in Angebote, Rechnungen und Tabellen getippt werden oder wenn heute niemand sagen kann, was man Ihnen schuldet.
- Sie brauchen MRP, wenn Ihnen ein Teil ausgeht, während Sie ein anderes zu viel kaufen, oder wenn eine Planänderung einen Nachmittag lang den Neuaufbau einer Planungstabelle bedeutet.
Brauchen Sie drei getrennte Systeme?
Meist nicht. Die meisten kleinen Unternehmen sind mit einer Anwendung besser bedient, die CRM und die ERP-Kernaufgaben abdeckt, denn der Kunde auf der Rechnung ist dann derselbe Datensatz wie der Kunde in der Pipeline. Getrennte Spezialwerkzeuge sind sinnvoll, wenn eine Funktion groß genug ist, ein eigenes Spezialsystem und jemanden zu rechtfertigen, der sich um die Schnittstellen kümmert.
Der Preis ist die Tiefe. Eine Alles-in-einem-App wird weder die Vertriebsautomatisierung eines spezialisierten CRM noch die Planungsmaschine einer Fertigungssuite erreichen. Prüfen Sie also, ob sie die Aufgaben erledigt, die Sie täglich haben, und seien Sie ehrlich, welche fortgeschrittenen Funktionen Sie wirklich nutzen würden.
Wo ERPFlow passt
ERPFlow deckt CRM und die ERP-Kernaufgaben für kleine Unternehmen ab, auf einem gemeinsamen Satz von Datensätzen. Leads und Kunden decken die CRM-Seite ab. Angebote, Aufträge, Rechnungen, Produkte und Bestand, Ausgaben und Personal decken die betriebliche Seite ab, und um einem Kunden eine Rechnung zu stellen, arbeiten Sie vom selben Kundendatensatz aus, zu dem der Lead wurde.
MRP kommt bald. Heute hat ERPFlow keine Stücklisten, Fertigungsaufträge, Arbeitspläne oder Materialbedarfsplanung. Ein kleiner Hersteller kann Material und Fertigwaren als getrennte Produkte führen und die Bestandsbewegung dazwischen erfassen, aber ein Unternehmen, das heute mehrstufige Produktion plant, braucht ein System, das MRP bereits hat.
Es ist auch kein vollständiges Buchhaltungshauptbuch. ERPFlow hat keine doppelte Buchführung, Ihre Buchhalterin oder Ihr Buchhalter führt die Bücher also aus dem, was Sie exportieren.