Rechnung an ausländische Kunden schreiben

Um eine Rechnung an einen ausländischen Kunden zu schreiben, klären Sie zuerst, wo der Umsatz besteuert wird, und stellen dann eine normale Rechnung aus: mit dem Firmennamen und der Steuernummer des Kunden, der richtigen steuerlichen Behandlung, einer angegebenen Währung und vollständigen Bankdaten. Für Waren und Dienstleistungen gelten unterschiedliche Regeln, und ob der Kunde ein Unternehmen ist, zählt mehr als die Entfernung.

Dieser Ratgeber ist aus der Sicht eines umsatzsteuerlich registrierten Verkäufers in der EU geschrieben, mit dem Vereinigten Königreich weiter unten. Wenn Sie von anderswo verkaufen, bestimmen die Regeln Ihres eigenen Landes, was Sie berechnen, auch wenn die Fragen dieselben sind.

Berechnen Sie Umsatzsteuer, wenn Sie eine Rechnung ins Ausland schreiben?

Ob Sie auf einer Auslandsrechnung Umsatzsteuer berechnen, hängt davon ab, was Sie verkaufen, ob der Kunde ein Unternehmen ist und ob er in der EU sitzt. Das sind die üblichen Antworten für einen umsatzsteuerlich registrierten Verkäufer aus der EU.

Die Artikelnummern beziehen sich auf die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie. Die 10.000 € sind die EU-weite Schwelle; sie zählt digitale Dienstleistungen und an Verbraucher versandte Waren zusammen. Sie gilt für Verkäufer, die in einem EU-Land ansässig sind, und prüft das laufende und das vorangegangene Kalenderjahr (die irische Steuerbehörde Revenue erläutert die Bedingungen).

Manche Leistungen fallen aus dieser Tabelle heraus. Arbeiten an Grundstücken oder Gebäuden, Eintritt zu Veranstaltungen, Personenbeförderung sowie Restaurant- und Verpflegungsleistungen haben eigene Regeln in den Artikeln 47 bis 55 und werden oft dort besteuert, wo sie erbracht werden. Prüfen Sie diese Fälle, bevor Sie sich auf die Tabelle verlassen.

Was muss eine Rechnung an einen ausländischen Kunden enthalten?

Eine Rechnung an einen ausländischen Kunden braucht alles, was auch eine Inlandsrechnung enthält und was unser Ratgeber zu den Pflichtangaben einer Rechnung mit USt. auflistet, dazu die Angaben, die die steuerliche Behandlung stützen und dafür sorgen, dass Sie bezahlt werden.

• Firmenname, Adresse und Land des Kunden. Das Unternehmen, das im Vertrag steht, nicht die Kontaktperson, die Ihnen geschrieben hat.
• Die Steuernummer des Kunden. Artikel 226 Nr. 4 verlangt die USt-IdNr. eines EU-Kunden, wenn der Kunde die Steuer schuldet. Außerhalb der EU ist eine USt-IdNr. oder eine ähnliche Unternehmensnummer Teil des Nachweises, dass der Kunde Unternehmer ist, nach Artikel 18 Absatz 3 der Durchführungsverordnung 282/2011.
• Eine Zeile, die die Steuer erklärt. Null Prozent Umsatzsteuer ohne Begründung sieht wie ein Fehler aus. Der Ratgeber zum Reverse-Charge-Text auf der Rechnung enthält Formulierungen zum Übernehmen.
• Ein Datum, das niemand falsch lesen kann. Schreiben Sie „3. April 2026“. In den USA bedeutet 03/04/2026 den 4. März.
• Den Währungscode. „USD 3.000,00“ ist eindeutig. Ein bloßes Dollarzeichen kann amerikanisch, kanadisch oder australisch sein.
• Bankdaten, die auch im Ausland funktionieren. Geben Sie IBAN und BIC/SWIFT an und sagen Sie, wer die Bankgebühren trägt.
• Das Kennzeichen des Kunden. Größere Unternehmen können oft nicht zahlen, wenn die Bestellnummer fehlt.

Die Rechnungsvorschriften Ihres eigenen Landes gelten normalerweise, wenn der Kunde die Umsatzsteuer schuldet oder wenn der Umsatz außerhalb der EU stattfindet (Artikel 219a). Sie folgen also Ihrem Heimatformat, nicht dem Ihres Kunden.

Wie formulieren Sie eine Rechnung an einen Kunden außerhalb der EU?

Eine Rechnung an ein Unternehmen außerhalb der EU enthält normalerweise keine Umsatzsteuer und eine Zeile, die sagt, warum. Das EU-Recht schreibt für diesen Fall keinen festen Wortlaut vor, prüfen Sie also, was Ihre heimische Steuerbehörde erwartet. Ein schlichter Satz ist ein sinnvoller Ausgangspunkt:

Keine EU-Umsatzsteuer berechnet. Leistung an ein außerhalb der EU ansässiges Unternehmen (Artikel 44, Richtlinie 2006/112/EG).

Bei Waren ändert sich der Satz:

Umsatzsteuerfrei: Ausfuhr von Waren aus der EU (Artikel 146, Richtlinie 2006/112/EG).

Bewahren Sie die Nachweise zu diesem Satz auf. Bei Dienstleistungen ist das der Beleg, dass der Kunde unternehmerisch tätig ist. Bei Waren ist es der Nachweis, dass sie die EU verlassen haben, etwa ein Transportdokument oder ein Zollbeleg. Waren, die eine Zollgrenze überqueren, brauchen außerdem eine Handelsrechnung.

Zwei weitere Dinge können Sie überraschen. Ein EU-Land kann entscheiden, Umsatzsteuer zu erheben, wenn eine Dienstleistung tatsächlich auf seinem Gebiet genutzt wird, auch wenn der Kunde im Ausland sitzt (Artikel 59a). Und manche Länder verpflichten den Kunden, bei Zahlungen für Dienstleistungen Einkommensteuer einzubehalten. Fragen Sie nach, bevor Sie ein Angebot machen, denn bei 10 % Quellensteuer bleiben Ihnen von 3.000 € nur 2.700 €. Ein Doppelbesteuerungsabkommen kann den Satz senken, meist gegen eine Ansässigkeitsbescheinigung.

Wie schreiben Sie aus der EU eine Rechnung an einen britischen Kunden?

Ein britischer Kunde zählt umsatzsteuerlich als Kunde außerhalb der EU. Der VIES-Dienst der Europäischen Kommission prüft britische USt-IdNr. (GB) seit dem 1. Januar 2021 nicht mehr, nutzen Sie daher stattdessen den Dienst Check a UK VAT number von HMRC. Ein britisches Unternehmen, das Ihre Dienstleistungen einkauft, schuldet die britische Umsatzsteuer nach seinem eigenen Reverse-Charge-Verfahren, und Ihre Waren sind eine Ausfuhr aus der EU.

Nordirland ist die Ausnahme, und zwar nur für Waren. Ein Unternehmen, das Waren im Rahmen des Windsor-Rahmenabkommens handelt, verwendet eine USt-IdNr. mit dem Präfix XI, die VIES prüft. Dienstleistungen fallen nicht unter diese Regelungen.

Sind Sie der britische Verkäufer, kehrt sich das Bild um. HMRCs Notice 741A behandelt die meisten Dienstleistungen an Unternehmen im Ausland als dort erbracht, wo der Kunde ansässig ist, sodass sie außerhalb des Anwendungsbereichs der britischen Umsatzsteuer liegen, und die USt-IdNr. eines EU-Kunden ist der beste Nachweis dafür, dass er unternehmerisch tätig ist. Für Waren, die von Großbritannien in die EU gehen, gelten die Ausfuhrregeln in Notice 703.

Ein durchgerechnetes Beispiel: drei Kunden, ein Monat

Hier ein erfundenes Beispiel. Ein Designstudio in der EU, umsatzsteuerlich registriert und mit einem Inlandssatz von 20 %, stellt drei Kunden je 3.000 € für Designarbeit in Rechnung.

Nur die dritte Rechnung erhöht die Umsatzsteuer, die das Studio abführt. Der Verkauf nach Deutschland kommt außerdem in die Zusammenfassende Meldung (EC Sales List) des Studios. Der Verkauf nach Spanien zählt nicht zur Schwelle von 10.000 €, weil die Arbeit eines Designers keine elektronisch erbrachte Dienstleistung ist. Artikel 7 der Durchführungsverordnung reserviert diesen Begriff für Leistungen, die im Wesentlichen automatisiert erbracht werden, daher ändert auch das Versenden der Dateien per E-Mail nichts an der Antwort.

Internationale Kunden in ERPFlow in Rechnung stellen

In ERPFlow steht die USt-IdNr. eines Kunden im Kundendatensatz und wird auf dem PDF der Rechnung neben Ihrer eigenen gedruckt. Beide werden beim Ausstellen der Rechnung festgeschrieben, spätere Änderungen am Datensatz wirken sich also nicht auf sie aus.

• Die Steuer wählen Sie pro Position. Eine neue Position beginnt mit Ihrem Standardsatz, ändern Sie ihn also bei einem grenzüberschreitenden Verkauf. ERPFlow wählt keinen Satz nach dem Land des Kunden. Steuersätze können den Typ Reverse-Charge, Steuerbefreit oder Nullsatz haben. Der Typ ist eine Bezeichnung, gerechnet wird mit dem Prozentsatz, deshalb legen Sie diese mit 0 % an.
• Wie viele Steuersätze möglich sind, hängt von Ihrem Tarif ab: einer bei Free, zwei bei Starter, drei bei Growth, unbegrenzt bei Business und Enterprise.
• Der erklärende Satz kommt in die Notizen, die auf dem PDF gedruckt werden.
• Fremdwährung braucht einen kostenpflichtigen Tarif. Mehrere Währungen gibt es mit einer zusätzlichen Währung bei Growth und beliebig vielen bei Business und Enterprise. Free und Starter rechnen nur in der Basiswährung ab.
• Das PDF gibt es in 19 Sprachen, eingestellt wird sie pro Rechnung.

ERPFlow hat keine VIES-Abfrage und reicht keine Umsatzsteuervoranmeldungen, Zusammenfassenden Meldungen oder One-Stop-Shop-Meldungen ein. Rechnungen lassen sich als Peppol-BIS-Billing-3.0-XML exportieren, das Sie an Ihren E-Rechnungs-Dienstleister weitergeben. ERPFlow versendet sie nicht selbst über das Peppol-Netzwerk.