Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Situation ab. Klären Sie alles mit steuerlichen oder rechtlichen Folgen daher mit Ihrer Steuerberatung.
Um eine Gutschrift zu erstellen, legen Sie ein neues Dokument mit eigener Nummer an, verweisen mit Nummer und Datum auf die ursprüngliche Rechnung, zeigen den gutgeschriebenen Betrag mit seiner USt., nennen den Grund und senden es dem Kunden. Die ursprüngliche Rechnung bearbeiten oder löschen Sie nicht. Sie bleibt in den Unterlagen, und die Gutschrift verringert sie.
Was ist eine Gutschrift?
Eine Gutschrift (Rechnungskorrektur) ist ein Dokument, das eine bereits ausgestellte Rechnung verringert oder aufhebt. Der Kunde schuldet dadurch weniger, und Ihre Umsatz- und USt.-Zahlen sinken um denselben Betrag.
Nach dem EU-Umsatzsteuerrecht gilt ein Dokument, das eine ursprüngliche Rechnung ändert und sich ausdrücklich auf sie bezieht, selbst als Rechnung (Artikel 219 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie). In der Praxis heißt das, dass Sie es wie eine Rechnung aufbewahren, nummerieren und melden sollten.
Wann brauchen Sie eine?
Sie brauchen eine Gutschrift, wenn eine Rechnung beim Ausstellen richtig war, sich der Betrag aber inzwischen geändert hat, oder wenn sie falsch war und rückgängig gemacht werden muss.
| Situation | Was zu tun ist |
|---|---|
| Der Kunde hat Ware zurückgegeben oder einen Teil des Auftrags storniert | Gutschrift für diesen Teil |
| Sie haben nach der Rechnung einen Rabatt vereinbart | Gutschrift für den Rabatt |
| Falscher Preis oder falsche Menge auf der Rechnung | Gutschrift, bei Bedarf plus korrigierte Rechnung |
| Rechnung an die falsche Firma gerichtet | Gutschrift in voller Höhe, dann eine neue Rechnung |
| Rechnung noch im Entwurf, nicht gesendet | Keine Gutschrift, korrigieren Sie einfach den Entwurf |
| Der Kunde hat schlicht nicht bezahlt | Noch keine Gutschrift. Siehe Abschreibung auf Leistung und Forderungsausfall |
Ein Kunde, der nicht zahlt, ist ein anderes Problem als eine Rechnung, die falsch war. Die Entlastung bei uneinbringlichen Forderungen hat in jedem Land eigene Regeln, und eine Gutschrift ist dafür nicht der übliche Weg.
Was muss eine Gutschrift enthalten?
Behandeln Sie sie als vollständige Rechnung mit einem Verweis auf das Original. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land, doch diese Liste genügt den meisten:
- Das Wort „Gutschrift“, damit niemand sie mit einer neuen Rechnung verwechselt
- Ihre eigene, eindeutige Nummer und das Ausstellungsdatum
- Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung
- Ihr Name, Ihre Anschrift und Ihre USt-IdNr.
- Name, Anschrift und USt-IdNr. des Kunden, wenn das Original eine hatte
- Was gutgeschrieben wird, mit Mengen und Preisen
- Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und gutgeschriebener Gesamtbetrag
- Der Grund in wenigen Worten
Verwenden Sie denselben Steuersatz wie auf der ursprünglichen Rechnung, auch wenn sich der Satz inzwischen geändert hat. Sie machen Steuer rückgängig, die zu diesem Satz berechnet wurde. Wenn Sie im Vereinigten Königreich verkaufen, legt der HMRC-Leitfaden zur USt. eigene Anforderungen an Gutschriften fest, prüfen Sie ihn also.
Ein Beispiel mit USt.
Hier ein erfundenes Beispiel. Ein Designstudio stellt 1.000 € zuzüglich 20 % USt. in Rechnung. Der Kunde streicht dann eines der fünf vereinbarten Arbeitsergebnisse im Wert von 200 €.
| Netto | USt. (20 %) | Gesamt | |
|---|---|---|---|
| Rechnung INV-2026-0117 | 1.000 € | 200 € | 1.200 € |
| Gutschrift CN-2026-0004 | −200 € | −40 € | −240 € |
| Jetzt geschuldet | 800 € | 160 € | 960 € |
Der Vermerk auf dem Dokument kann so kurz sein:
Gutschrift CN-2026-0004, ausgestellt am 12. März 2026, zur Rechnung INV-2026-0117 vom 2. März 2026. Grund: Arbeitsergebnis 5 einvernehmlich storniert. Gutgeschriebener Betrag: 240,00 € einschließlich 40,00 € USt.
Hat der Kunde noch nicht bezahlt, zahlt er jetzt 960 €, und Sie gleichen beide Dokumente mit dieser Zahlung aus.
Hat der Kunde bereits 1.200 € bezahlt, schulden Sie ihm 240 €. Erstatten Sie sie oder verrechnen Sie sie mit seiner nächsten Rechnung, wenn er schriftlich zustimmt. In beiden Fällen halten Sie fest, was mit dem Geld geschehen ist.
Wie wirkt sich eine Gutschrift auf Ihre USt.-Erklärung aus?
Sie verringert Ihre geschuldete Umsatzsteuer in dem Zeitraum, dem die Regeln sie zuordnen, meist dem, in dem Sie sie ausstellen, und Ihr Kunde verringert die USt., die er zurückgefordert hat. Die Grundlage in der EU ist Artikel 90 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie, und jeder Mitgliedstaat legt eigene Bedingungen fest. Sagen Sie Ihrer Steuerberatung Bescheid, wenn es eine große Gutschrift gibt, bevor die Erklärung abgegeben wird.
Gutschrift oder neue Rechnung?
Eine Teilkorrektur braucht nur die Gutschrift. War die ganze Rechnung falsch, weil der falsche Kunde oder die falsche USt.-Behandlung genannt wurde, schreiben Sie sie vollständig gut und stellen eine neue Rechnung mit neuer Nummer aus. Verwenden Sie die alte Nummer nicht wieder und nummerieren Sie nichts um, um die Lücke zu verbergen. Rechnungsnummern sollen den gesamten Verlauf zeigen, Korrekturen eingeschlossen.
Eine Rechnung in ERPFlow korrigieren
ERPFlow hat kein Gutschriftsdokument. Das ist stattdessen möglich.
Eine ausgestellte Rechnung ist in ERPFlow endgültig: Sie lässt sich weder bearbeiten noch löschen. Um eine zu korrigieren, wählen Sie Als storniert markieren und dann Duplizieren. Die stornierte Rechnung behält ihre Nummer, und ihr PDF wird mit VOID gestempelt. Die Kopie ist ein neuer Entwurf, den Sie korrigieren und unter einer neuen Nummer ausstellen. Das deckt den Fall der vollständigen Stornierung und Neuausstellung ab.
Es deckt keine Teilgutschrift auf einem eigenen Dokument ab, wie im Beispiel oben. Verlangen Ihr Land oder Ihre Steuerberatung dafür eine Gutschrift, stellen Sie sie in Ihrem Buchhaltungssystem aus und gleichen dann die beiden Aufzeichnungen ab. Die Steuerberichte in ERPFlow lesen aus den Rechnungen selbst, sagen Sie Ihrer Steuerberatung also Bescheid, wenn etwas außerhalb gutgeschrieben wurde. Hat ein Kunde zu viel gezahlt, kann ERPFlow eine Rückerstattung zu dieser Rechnung erfassen, und Sie können Ihre Rechnungen als CSV exportieren für Ihre Steuerberatung.