Rechnungsvorlage mit USt.: alle Pflichtangaben erklärt

Eine Rechnungsvorlage mit USt. braucht jede Angabe aus Artikel 226 der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie: Ausstellungsdatum, fortlaufende Nummer, Namen und Anschriften beider Parteien, Ihre USt-IdNr., die erbrachte Leistung, das Leistungsdatum, falls abweichend, den Nettobetrag je Steuersatz, den Einzelpreis, den Steuersatz und den Steuerbetrag. Ergänzen Sie die USt-IdNr. des Kunden und jeden vorgeschriebenen Hinweis, wo er zutrifft.

Welche Angaben muss eine Rechnungsvorlage mit USt. enthalten?

Eine Rechnungsvorlage mit USt. muss die Angaben aus Artikel 226 der Mehrwertsteuerrichtlinie enthalten, der besagt, dass „only the following details are required for VAT purposes“ (nur die folgenden Angaben sind für Umsatzsteuerzwecke erforderlich). Die Europäische Kommission veröffentlicht dieselbe Liste in einfacheren Worten.

Nummer 4 und die übrigen bedingten Angaben folgen als Nächstes, denn nicht jede Rechnung enthält sie.

Welche Angaben stehen nur auf manchen Rechnungen mit USt.?

Bedingte Angaben stehen auf einer Rechnung mit USt. nur, wenn der Umsatz sie verlangt, und sie wegzulassen, obwohl sie zutreffen, ist ein echter Mangel.

Die Hinweise stehen hier in der englischen Fassung der Richtlinie. Die Richtlinie gibt es in jeder EU-Sprache, den genauen deutschen Wortlaut sollten Sie dort nachlesen oder mit Ihrer Steuerberatung abstimmen, bevor Sie ihn drucken.

Eine ausgefüllte Rechnungsvorlage mit USt.

Hier ein erfundenes Beispiel, ausgefüllt. Die Unternehmen sind ausgedacht, die USt-IdNr. ist ein Platzhalter, und die zwei Steuersätze dienen der Rechnung.

Rechnung INV-2026-0042. Ausgestellt am 12. März 2026. Geleistet vom 1. bis 28. Februar 2026.

Von: Harbour Studio Ltd, 1 Quay Street, Exampletown. USt-IdNr. XX000000000.

An: Tern Books Ltd, 4 Mill Road, Exampletown.

Die Zusammenfassungstabelle ist Nummer 8 in der Praxis. Die Buchhaltung eines Kunden kann sie direkt in die Umsatzsteuererklärung übernehmen, ohne die Positionen zu addieren.

Ist ein Fälligkeitsdatum auf einer Rechnung mit USt. vorgeschrieben?

Ein Fälligkeitsdatum ist auf einer Rechnung mit USt. nicht vorgeschrieben, ebenso wenig Bankdaten oder ein Logo. Keines davon steht in Artikel 226. Sie wollen sie trotzdem, denn so werden Sie bezahlt, und unser Ratgeber zu Zahlungsbedingungen enthält die Formulierungen. Das Gesellschaftsrecht Ihres Landes kann eigene Angaben verlangen, etwa eine Registernummer, fragen Sie daher Ihre Steuerberatung, was Ihre Rechtsform braucht.

Die Kommission sagt, dass Unternehmen jederzeit weitere Angaben aufnehmen dürfen, die über die vorgeschriebene Liste hinausgehen, Zusätze schaden also nicht. Bestellnummern und Projektverweise gehören ebenfalls dazu.

Wann können Sie eine Kleinbetragsrechnung mit USt. verwenden?

Eine Kleinbetragsrechnung ist für kleine Beträge erlaubt: bis zu 100 € in der EU oder bis zu 400 €, wo ein Land sich nach Artikel 238 dafür entschieden hat. Sie braucht nur das Ausstellungsdatum, Ihre Identität, die Art der Waren oder Dienstleistungen und den Umsatzsteuerbetrag oder die Angaben, aus denen er sich errechnen lässt.

Sie ist nicht für alles zulässig. Die Erläuterungen der Kommission schließen sie für Fernverkäufe, steuerbefreite Warenverkäufe in andere EU-Länder und grenzüberschreitende Reverse-Charge-Verkäufe aus, unabhängig vom Betrag.

Wie unterscheiden sich britische Rechnungen mit USt.?

Britische Rechnungen mit USt. folgen Abschnitt 4 von HMRCs Notice 700/21, der der EU-Liste weitgehend entspricht, an einigen Stellen aber abweicht:

• Die Rechnung nennt den Zeitpunkt der Leistung, zusätzlich zum Ausstellungsdatum, wenn beide auseinanderfallen.
• Die gesamte Umsatzsteuer muss in Pfund Sterling angegeben sein, auch wenn alles andere in einer anderen Währung steht.
• Der Satz eines angebotenen Skontos muss angegeben werden.
• Sie stellen die Rechnung normalerweise innerhalb von 30 Tagen nach der Leistung aus.
• Eine Kleinbetragsrechnung ist bis 250 £ einschließlich Umsatzsteuer möglich, und sie darf keine steuerbefreiten Leistungen enthalten.

Ein Unternehmen aus Nordirland, das Waren an einen EU-Kunden verkauft, braucht auf der Rechnung außerdem das Präfix XI und die EU-USt-IdNr. des Kunden.

Eine Rechnung mit USt. in ERPFlow ausfüllen

In ERPFlow wird das PDF der Rechnung aus dem Datensatz aufgebaut, es gibt also keine Vorlage auszufüllen oder zu pflegen. Es druckt Ihren Firmennamen, Ihre Anschrift und USt-IdNr., dasselbe für den Kunden, Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum sowie Menge, Einzelpreis, Rabatt und Steuersatz jeder Position. Die Summen zeigen eine Steuerzeile je Typ und Satz. Beim Ausstellen wird eine Nummer wie INV-2026-0042 vergeben und die Rechnung endgültig gemacht, mit festgeschriebenen Angaben beider Parteien.

Bei manchen Angaben müssen Sie nachhelfen, weil ERPFlow dafür kein eigenes Feld hat:

• Leistungsdatum. Es gibt kein eigenes Feld. Tragen Sie es in die Positionsbeschreibung oder in die Notizen ein, wenn es vom Ausstellungsdatum abweicht.
• Nettobetrag je Steuersatz. Die Summen zeigen die Steuer je Satz und eine einzige Zwischensumme. Bei einer Rechnung mit einem Satz genügt diese Zwischensumme. Bei gemischten Sätzen zeigt jede Position ihren eigenen Betrag, und Sie können den Nettobetrag je Satz in die Notizen schreiben, wenn Ihre Steuerberatung die obige Zusammenfassung möchte.
• Umsatzsteuer in Landeswährung. Das PDF zeigt nur die eigene Währung des Dokuments, eine Fremdwährungsrechnung mit Umsatzsteuer braucht diesen Betrag also in den Notizen.
• Hinweise wie „Cash accounting“ oder „Self-billing“. Auch sie kommen in die Notizen. „Reverse Charge“ wird von selbst gedruckt, wenn eine Position einen Satz dieses Typs verwendet.

ERPFlow entscheidet nicht, welcher Satz oder Hinweis für einen Umsatz gilt, diese Prüfung bleibt bei Ihnen. Um eine ausgestellte Rechnung zu korrigieren, verwenden Sie Als storniert markieren und Duplizieren, wie der Ratgeber zur Gutschrift erklärt, denn ERPFlow hat kein eigenes Gutschriftsdokument.