Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Regeln und Zahlen aus anderen Quellen geprüft am 6. November 2026. Sie ändern sich, bestätigen Sie sie deshalb bei der Quelle, bevor Sie sich darauf verlassen.
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Situation ab. Klären Sie alles mit steuerlichen oder rechtlichen Folgen daher mit Ihrer Steuerberatung.
Eine Abfolge von Zahlungserinnerungen für überfällige Rechnungen ist eine geplante Reihe von Nachrichten, die mit der Zeit bestimmter werden: ein freundlicher Hinweis am Tag nach dem Fälligkeitsdatum, die Bitte um einen Zahlungstermin an Tag 7, ein Anruf an Tag 14, eine Eskalation an Tag 21 und eine letzte Zahlungsaufforderung an Tag 30.
Der Sinn einer Abfolge ist, dass Sie einmal im Voraus entscheiden. Die E-Mail an Tag 7 lässt sich viel leichter senden, wenn der Plan es vorsieht, als wenn Sie sich fragen, ob sie aufdringlich wirkt.
Welcher Zeitplan eignet sich für Zahlungserinnerungen bei überfälligen Rechnungen?
Ein guter Zeitplan für Erinnerungen bei überfälligen Rechnungen beginnt am Tag nach dem Fälligkeitsdatum und führt bis etwa Tag 30 zu einer Entscheidung. Diese Tageszahlen sind ein sinnvoller Ausgangspunkt und keine gesetzliche Vorgabe, verkürzen Sie sie also bei kleinen Rechnungen und neuen Kunden.
| Wann | Wie | Ton | Was Sie wollen |
|---|---|---|---|
| 3 Tage vor Fälligkeit (optional) | Hilfsbereit | Ein Papierkramproblem abfangen, solange Zeit ist | |
| 1 Tag danach | Unterstellt ein Versehen | Zahlung oder einen Grund | |
| 7 Tage danach | Direkt | Einen Zahlungstermin | |
| 14 Tage danach | Telefon, dann bestätigende E-Mail | Bestimmt | Den wahren Grund und eine Zusage |
| 21 Tage danach | E-Mail an eine ranghöhere Person | Ernst | Aufmerksamkeit von jemandem, der entscheiden kann |
| 30 Tage danach | Letzte Zahlungsaufforderung in Schriftform | Förmlich | Zahlung oder Ihre Entscheidung über den nächsten Schritt |
Beenden Sie die Abfolge, sobald das Geld eintrifft oder der Kunde eine echte Rückfrage stellt. Nichts ärgert einen guten Kunden so wie eine dritte Erinnerung zu einer Rechnung, die er am Dienstag bezahlt hat, prüfen Sie also vor jeder Erinnerung Ihr Bankkonto.
Erinnerung vor dem Fälligkeitsdatum
Eine Erinnerung vor dem Fälligkeitsdatum lohnt sich bei großen Rechnungen und ersten Rechnungen an einen neuen Kunden, denn sie klärt, ob die Rechnung in irgendeinem System ist, solange Sie es noch beheben können.
Betreff: Rechnung [Nummer] wird am [Fälligkeitsdatum] fällig
Guten Tag [Name],
ein kurzer Hinweis: Rechnung [Nummer] über [Betrag] wird am [Fälligkeitsdatum] fällig. Ich habe eine Kopie angehängt, damit Sie nicht suchen müssen. Liegt sie zur Freigabe bei jemand anderem, sagen Sie mir, bei wem, dann sende ich sie direkt dorthin.
Vielen Dank, [Ihr Name]
Erste Erinnerung: 1 Tag überfällig
Die erste Erinnerung bei Überfälligkeit sollte ein ehrliches Versehen unterstellen und das Bezahlen leicht machen. Hängen Sie die Rechnung an, denn der Kunde hat sie vielleicht verloren.
Betreff: Rechnung [Nummer] war am [Fälligkeitsdatum] fällig: [Betrag]
Guten Tag [Name],
Rechnung [Nummer] über [Betrag] war am [Fälligkeitsdatum] fällig, und ich sehe noch keine Zahlung. Eine Kopie liegt bei. Ist sie schon unterwegs, vielen Dank, und bitte ignorieren Sie diese Nachricht. Hält etwas sie auf, antworten Sie, dann helfe ich, es zu klären.
Vielen Dank, [Ihr Name]
Zweite Erinnerung: 7 Tage überfällig
Die zweite Erinnerung bei Überfälligkeit sollte nach einem Datum fragen, denn eine Frage mit einer konkreten Antwort ist schwerer zu ignorieren als eine allgemeine Bitte zu zahlen.
Betreff: Rechnung [Nummer], seit 7 Tagen überfällig: Bitte bestätigen Sie einen Zahlungstermin
Guten Tag [Name],
Rechnung [Nummer] über [Betrag] war am [Fälligkeitsdatum] fällig und ist nun seit 7 Tagen überfällig. Könnten Sie mir sagen, an welchem Datum sie bezahlt wird? Wartet sie auf eine Freigabe, eine Bestellnummer oder etwas anderes von mir, sagen Sie mir, was fehlt, und Sie haben es heute.
Vielen Dank, [Ihr Name]
Dritter Schritt: Anruf an Tag 14, dann schriftlich bestätigen
Der dritte Schritt sollte ein Anruf sein, denn E-Mails lassen sich ignorieren, und eine direkt gestellte Frage bekommt meist eine Antwort. Fragen Sie nach der Person, die Zahlungen freigibt oder leitet, und bleiben Sie bei drei Fragen:
- Ist Rechnung [Nummer] über [Betrag] zur Zahlung eingeplant?
- Wenn nicht, was muss geschehen, damit sie bezahlt wird?
- Welches Datum kann ich notieren?
Halten Sie es dann noch am selben Tag schriftlich fest. Eine schriftliche Aufzeichnung dessen, was zugesagt wurde, gibt dem nächsten Schritt sein Gewicht.
Betreff: Nach unserem Gespräch: Rechnung [Nummer], Zahlung bis [vereinbartes Datum]
Guten Tag [Name],
vielen Dank für Ihre Zeit heute. Wie vereinbart werden [Betrag] für Rechnung [Nummer] bis [vereinbartes Datum] bezahlt. Ändert sich dieses Datum, sagen Sie mir bitte Bescheid, bevor es verstreicht.
Vielen Dank, [Ihr Name]
Vierte Erinnerung: 21 Tage überfällig, an eine ranghöhere Person
Die vierte Erinnerung sollte an jemanden gehen, der über die Zahlung entscheiden kann, und sie sollte den Verlauf darlegen, damit er nicht nachfragen muss.
Betreff: Rechnung [Nummer], seit 21 Tagen überfällig: [Betrag]
Guten Tag [Name der ranghöheren Person],
ich schreibe Ihnen, weil Rechnung [Nummer] über [Betrag], fällig am [Fälligkeitsdatum], nun seit 21 Tagen überfällig ist. Wir haben [Kontaktperson] am [Daten] erinnert und am [Datum] gesprochen, wobei die Zahlung bis [vereinbartes Datum] zugesagt wurde. Sie ist nicht eingegangen.
Bitte veranlassen Sie die Zahlung bis [Datum]. Wir sind berechtigt, für diese Rechnung Verzugszinsen und eine Entschädigungspauschale zu berechnen, und ich würde die Sache viel lieber ohne sie beilegen.
Freundliche Grüße [Ihr Name]
Verwenden Sie diesen zweiten Absatz nur für Geschäftskunden. Privatverbraucher fallen nicht unter die Gesetze zum Zahlungsverzug, wie Verzugsgebühr auf einer Rechnung berechnen erklärt.
Letzte Zahlungsaufforderung: 30 Tage überfällig
Eine letzte Zahlungsaufforderung sollte den Betrag, eine Frist und das Eine nennen, das Sie tun werden, wenn die Frist verstreicht. Schreiben Sie nur den Schritt, den Sie wirklich gehen werden, denn eine Drohung, die im Sande verläuft, bringt dem Kunden bei, Sie auszusitzen.
Betreff: Letzte Zahlungsaufforderung: Rechnung [Nummer], [Betrag], zahlbar bis [Datum]
Sehr geehrte Damen und Herren, [Name]
Rechnung [Nummer] über [Betrag], fällig am [Fälligkeitsdatum], ist trotz unserer Erinnerungen am [Daten] seit 30 Tagen überfällig.
Erhalten wir die Zahlung nicht bis zum [Datum] vollständig, werden wir ohne weitere Ankündigung [die Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben / eine Klage einreichen] und zusätzlich zum obigen Betrag Zinsen und Beitreibungskosten geltend machen.
Bestreiten Sie einen Teil dieser Rechnung, teilen Sie mir das vor diesem Datum schriftlich mit und nennen Sie den Grund. Eine Kopie der Rechnung liegt bei.
Freundliche Grüße [Ihr Name]
Vierzehn Tage sind eine übliche Frist. In England und Wales erwartet die Practice Direction on Pre-Action Conduct ein Schreiben mit der Grundlage der Forderung, den Tatsachen und der Berechnung des Betrags und hält in einem einfachen Fall 14 Tage für eine angemessene Antwortfrist.
Was, wenn der Kunde einen Teil bezahlt oder einen Teil bestreitet?
Zahlt der Kunde einen Teil einer Rechnung oder bestreitet er einen Teil, sollte Ihre Erinnerung nur das anfordern, was noch geschuldet wird und nicht in Frage steht. Den vollen Betrag erneut zu senden, ist der häufigste Weg, aus einer verspäteten Zahlung einen Streit zu machen.
Hier ein erfundenes Beispiel. Eine Rechnung beläuft sich auf 2.304,00 €: drei Positionen zu netto 390 €, 1.250 € und 280 €, plus 20 % USt. Der Kunde beanstandet die Position über 1.250 €.
| Netto | USt. 20 % | Gesamt | |
|---|---|---|---|
| Bestrittene Position | 1.250,00 € | 250,00 € | 1.500,00 € |
| Unbestrittene Positionen | 670,00 € | 134,00 € | 804,00 € |
| Rechnung | 1.920,00 € | 384,00 € | 2.304,00 € |
Sie fordern jetzt also 804,00 € an.
Betreff: Rechnung [Nummer]: Ihre Rückfrage zu [Position] und der unbestrittene Betrag
Guten Tag [Name],
vielen Dank für Ihre Rückfrage zu [Position]. Ich melde mich dazu bis [Datum] bei Ihnen. Der Rest der Rechnung steht nicht in Frage, bitte zahlen Sie daher [unbestrittener Betrag] bis [Datum], während wir die verbleibenden [bestrittener Betrag] klären.
Vielen Dank, [Ihr Name]
Hat er einen Teil ohne Rückfrage bezahlt:
Betreff: Rechnung [Nummer]: [Restbetrag] noch offen
Guten Tag [Name],
vielen Dank für die am [Datum] eingegangenen [gezahlter Betrag]. Damit bleiben [Restbetrag] auf Rechnung [Nummer], die am [Fälligkeitsdatum] fällig war. Wann kann ich mit dem Rest rechnen?
Vielen Dank, [Ihr Name]
Was sollte eine Zahlungserinnerung nie sagen?
Eine Zahlungserinnerung sollte nie etwas sagen, das Sie nicht belegen können, denn sie kann vor einem Gericht oder einem Inkassounternehmen landen.
- Eine Drohung, die Sie nicht wahrmachen. Wird sie einmal ignoriert, ist jede spätere Nachricht weniger wert.
- Eine Gebühr, die Ihnen nicht zusteht. Gesetzliche Zinsen gelten für Geschäftskunden, und ein Verbrauchervertrag braucht eine eigene wirksame Klausel.
- Den vollen Gesamtbetrag, wenn ein Teil bezahlt wurde.
- Irgendetwas für ein Publikum. Anderen zu erzählen, dass ein Kunde Ihnen Geld schuldet, kann ein größeres rechtliches Problem schaffen als die Schuld, halten Sie es also zwischen Ihnen und ihm.
Was geschieht nach der letzten Zahlungsaufforderung?
Nach der letzten Zahlungsaufforderung entscheiden Sie, ob sich die Verfolgung der Forderung lohnt, und Sie sollten diese Entscheidung zur Frist treffen, statt sie treiben zu lassen. Die üblichen Möglichkeiten:
- Weitere Arbeit einstellen, wenn Ihr Vertrag es erlaubt.
- Ein Inkassounternehmen beauftragen. Es behält meist einen Anteil des Beigetriebenen, vergleichen Sie das also mit der Forderung.
- Klage einreichen. In England und Wales können Sie online klagen. Für eine grenzüberschreitende EU-Forderung bis 5.000 € gilt das Europäische Verfahren für geringfügige Forderungen in jedem EU-Land außer Dänemark.
- Ausbuchen, und Ihre Steuerberatung nach der USt.-Entlastung für die uneinbringliche Forderung fragen. Siehe Abschreibung auf Leistung und Forderungsausfall.
Wenn das immer wieder passiert, schauen Sie sich Ihre Bedingungen an, bevor Sie Ihre Erinnerungen überarbeiten. Klare Zahlungsbedingungen und Anzahlungen neuer Kunden bringen Ihnen mehr als eine besser formulierte E-Mail.
Zahlungserinnerungen in ERPFlow senden
Die Erinnerungen von ERPFlow sind manuell, ein Klick pro Rechnung. Bei einer überfälligen Rechnung öffnet Zahlungserinnerung senden einen Dialog mit der ausgefüllten Adresse des Kunden und sendet per E-Mail eine Erinnerung mit angehängtem PDF, die sagt, wie viele Tage die Rechnung überfällig ist, und den Gesamtbetrag oder, bei einer teilweise bezahlten Rechnung, den noch offenen Betrag verlangt. Die Seite der Rechnung zeigt dann, wann die letzte Erinnerung hinausging. Nichts wird nach Zeitplan gesendet, die Abfolge oben führen Sie also selbst durch.
Der Wortlaut dieser E-Mail ist fest, in der Sprache der Rechnung. Sie sagt, dass Ihren Unterlagen zufolge die Zahlung überfällig ist, und bittet den Kunden, sie zu ignorieren, wenn er schon bezahlt hat, was zur ersten Erinnerung passt. Sie kann kein Datum erfragen, nicht eskalieren und keine Zinsen erwähnen. Dafür nutzen Sie PDF herunterladen und senden die Vorlagen oben aus Ihrem eigenen Postfach, und fügen dann einen Kommentar an der Rechnung hinzu, um festzuhalten, was Sie gesendet haben. Kommentare bleiben intern und werden nie auf das PDF gedruckt.
Die Aktion erscheint erst, wenn eine Rechnung überfällig ist, eine Erinnerung vor dem Fälligkeitsdatum kommt also ebenfalls aus Ihrem eigenen Postfach.
Um zu sehen, was nachgefasst werden muss, nutzen Sie die Filter Überfällig und Teilweise bezahlt der Rechnungsliste, die Zahlen Offen und Überfällig auf dem Dashboard oder den Reiter Auswertungen eines Kunden. ERPFlow benachrichtigt Ihr Team einmal in der Nacht nach dem Verstreichen eines Fälligkeitsdatums per E-Mail, sofern Benachrichtigungen nicht ausgeschaltet sind. Es hat keinen Bericht über die Altersstruktur der Forderungen und berechnet keine Verzugsgebühren.