Angebot in Rechnung umwandeln: so geht es ohne erneutes Tippen

Um ein Angebot in eine Rechnung umzuwandeln, warten Sie, bis der Kunde es angenommen hat, kopieren die vereinbarten Positionen und Preise in eine neue Rechnung, ergänzen die Angaben, die nur eine Rechnung hat (eine eigene Nummer, ein Ausstellungsdatum und ein Fälligkeitsdatum), und senden sie. Das Kopieren übernimmt Ihr Rechnungsprogramm, sodass sich die beiden Dokumente nicht widersprechen können.

Das Angebot ist ein Angebot zum Vertragsschluss. Die Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung und in den meisten Ländern ein Steuerdokument. Das meiste Folgende ergibt sich aus diesem Unterschied.

Was ändert sich zwischen Angebot und Rechnung?

Positionen und Preise werden übernommen. Fast alles drumherum ändert sich.

Die Kundenangaben sind die Zeile, die man übersieht. Ein Angebot kann an „Maria bei Bloom Studio“ gehen. Die Rechnung muss die juristische Person nennen, sonst schickt die Buchhaltung sie zurück.

Wann sollten Sie das Angebot umwandeln?

Wandeln Sie um, wenn der vereinbarte Abrechnungszeitpunkt erreicht ist. Das ist nicht immer der Moment, in dem der Kunde zusagt.

• Kleine, schnelle Aufträge: Stellen Sie den vollen Betrag in Rechnung, wenn die Arbeit erledigt ist.
• Größere Aufträge: Stellen Sie bei Annahme eine Anzahlung in Rechnung und den Rest bei Fertigstellung.
• Lange Projekte: Rechnen Sie in vereinbarten Etappen ab. Unser Ratgeber zu Abschlagsrechnungen zeigt, wie Sie diese festlegen.

Welche Variante Sie auch nutzen, schreiben Sie die Etappen ins Angebot selbst. Eine Anzahlungsrechnung lässt sich viel leichter senden, wenn der Kunde „30 % bei Annahme“ schon über seiner Unterschrift gesehen hat.

Angebot in Rechnung umwandeln, Schritt für Schritt

1. Bestätigen Sie die Annahme. Bewahren Sie die unterschriebene Kopie oder die E-Mail mit der Zusage auf.
2. Prüfen Sie, ob das Angebot noch gültig ist. Ist es abgelaufen, bestätigen Sie den Preis, bevor Sie abrechnen.
3. Kopieren Sie die Positionen. Nutzen Sie die Umwandlungsfunktion Ihres Programms, statt neu zu tippen.
4. Vervollständigen Sie die Kundenangaben. Rechtlicher Name, Rechnungsanschrift und USt-IdNr., falls vorhanden.
5. Ergänzen Sie dessen Referenz. Fragen Sie, ob der Kunde eine Bestellnummer auf der Rechnung braucht. Viele größere Kunden können ohne sie nicht zahlen.
6. Legen Sie die Daten fest. Nehmen Sie das heutige Datum als Ausstellungsdatum und die vereinbarten Zahlungsbedingungen für das Fälligkeitsdatum.
7. Prüfen Sie den Steuersatz. Die USt. folgt in der Regel dem Satz, der bei Ausführung der Leistung gilt, nicht dem bei der Angebotsabgabe. Ein Auftrag, der vor einer Satzänderung angeboten wurde, braucht also womöglich den neuen Satz.
8. Stellen Sie aus und senden Sie. Dieser Schritt gibt der Rechnung ihre Nummer und macht sie endgültig.

Ein Beispiel: ein Angebot, zwei Rechnungen

Hier ein erfundenes Beispiel. Ein Renovierungsbetrieb bietet 4.800 € zuzüglich 20 % USt. an, mit 30 % bei Annahme und dem Rest bei Fertigstellung.

Prüfen Sie diese letzte Zeile jedes Mal. Ergeben die Rechnungen nicht das Angebot, wurde entweder eine Position vergessen, oder der Auftrag hat sich geändert, und die Unterlagen zeigen es noch nicht. Wie die USt. auf die Anzahlung angewendet wird, hängt vom Land ab, und der Ratgeber zu Anzahlung und Schlusszahlung geht darauf ein.

Was, wenn sich der Auftrag nach der Annahme des Angebots geändert hat?

Lassen Sie das angenommene Angebot unangetastet und fügen Sie die Änderung der Rechnung als eigene Position hinzu. Beschriften Sie sie so, dass niemand nachfragen muss, zum Beispiel „Zusätzlich: Neuverkabelung im Flur, per E-Mail vereinbart am 14. März“.

Ist die Änderung groß, senden Sie ein kurzes neues Angebot für die Zusatzarbeit und wandeln auch dieses um. Das dauert ein paar Minuten, und der Kunde hat die Mehrkosten genehmigt, bevor er sie auf einer Rechnung sieht.

Die Fehler, wegen derer Rechnungen zurückgehen

• Ein neu getippter Preis. Eine Ziffer daneben, und die Buchhaltung des Kunden stoppt die Zahlung.
• Keine Bestellnummer, obwohl der Kunde eine braucht.
• Der Name der Kontaktperson statt der Firma.
• Ein abgelaufenes Angebot zum alten Preis abgerechnet, obwohl sich Ihre Kosten oder sein Umfang verändert haben.
• Das Angebot nach der Annahme bearbeiten. Dann können Sie nicht mehr zeigen, was vereinbart war.

Angebot in Rechnung umwandeln in ERPFlow

In ERPFlow öffnen Sie das Angebot und wählen In Rechnung umwandeln. Kunde und Positionen werden in einen neuen Rechnungsentwurf kopiert. Der Entwurf trägt das heutige Datum und wird nach dem Zahlungsziel des Angebots fällig. Das Angebot bleibt, wie es war, und die beiden Dokumente sind verknüpft, sodass jedes das andere unter Verknüpfte Dokumente zeigt.

• Für eine Abrechnung in Etappen wandeln Sie je Etappe einmal um. Jede Umwandlung erzeugt einen frischen Entwurf des gesamten Angebots, den Sie vor dem Ausstellen auf den Anteil dieser Etappe kürzen.
• Ging das Angebot an einen Lead, bittet ERPFlow Sie zuerst, den Lead in einen Kunden umzuwandeln, und führt die Umwandlung dann im selben Schritt aus.
• Wenn Sie vor dem Abrechnen liefern, wandeln Sie das Angebot in einen Auftrag und den Auftrag in eine Rechnung um. Aufträge gibt es in den kostenpflichtigen Tarifen.
• Beim Ausstellen des Entwurfs erhält er seine Nummer, etwa INV-2026-0042, und wird endgültig.

Kunden können ein Angebot in ERPFlow nicht online annehmen oder elektronisch unterschreiben. Sie markieren das Angebot selbst als angenommen und können die unterschriebene Kopie daran anhängen.