최종 업데이트 2026년 11월 6일
다른 출처의 규정과 수치를 2026년 11월 6일에 확인했습니다. 내용은 바뀔 수 있으니 적용 전에 해당 출처에서 다시 확인하세요.
일반적인 정보이며 세무 또는 법률 자문이 아닙니다. 규정은 국가와 상황에 따라 다르므로, 세금이나 법적 효력이 걸린 내용은 세무사에게 확인하세요.
프리랜서가 고객에게 송장을 발행하려면 번호가 매겨진 송장에 본인의 이름과 주소, 고객의 정식 명칭, 작업 내용과 시기, 금액과 VAT, 지불 기한, 은행 정보를 적어 보내세요. VAT 부과 여부는 등록 상태와 고객의 소재지에 따라 달라지므로 이를 먼저 정리해야 합니다.
일반적인 순서는 고객에게 송장 발행하는 방법에 있습니다. 이 글은 사업자가 한 사람일 때 달라지는 점을 다룹니다.
프리랜서 송장에는 무엇을 적어야 하나요?
프리랜서 송장에도 다른 송장과 같은 항목이 들어갑니다. 한 가지 다른 점은 프리랜서 본인이 법적 주체이므로 본인 이름을 적는다는 것입니다. 영국에서는 GOV.UK가 개인사업자(sole trader)에게 본인 이름과 사용 중인 사업체 이름을 표시하도록 하고, 사업체 이름을 쓴다면 법률 문서를 받을 수 있는 주소도 함께 적도록 합니다. 유한회사를 통해 일한다면 송장에는 회사의 정식 등록 명칭이 들어갑니다.
눈에 띄는 상호를 법적 이름 옆에 함께 쓰는 것은 괜찮지만, 법적 이름을 대체해서는 안 됩니다.
주소도 반드시 들어가야 합니다. 집 주소를 인쇄하고 싶지 않다면, 해당 국가에서 대신 인정하는 주소가 무엇인지 세무사에게 문의하세요. 국가에 따라 세무 번호나 사업자 등록 번호를 요구할 수도 있습니다. 한 번 확인한 뒤 답을 양식에 넣어 두면 같은 질문을 반복하지 않아도 됩니다.
프리랜서도 VAT를 부과해야 하나요?
프리랜서는 VAT에 등록한 경우에만 VAT를 부과하며, 등록한 뒤에는 고객의 소재지와 지위에 따라 처리 방식이 정해집니다.
| 상황 | 송장에 표시할 내용 |
|---|---|
| VAT 미등록, 해당 국가의 기준 금액 미만 | VAT와 VAT 번호 없음. 국가가 요구하는 경우 소규모 사업자 면세에 대한 짧은 문구 |
| VAT 등록, 같은 국가의 고객 | VAT 번호, VAT 세율, VAT 금액 |
| EU에서 VAT 등록, 다른 EU 국가의 기업 고객 | 보통 VAT 부과 없음, 양측의 VAT 번호, "Reverse charge" 문구. EU 고객에게 송장 발행하기와 역과세 문구 참고 |
| VAT 등록, EU나 영국 밖의 고객 | 보통 공급자가 VAT를 부과하지 않지만 용역에 따라 다름. 해외 고객에게 송장 발행하기 참고 |
| 다른 국가의 개인 고객 | 다른 규정이 적용됨. 송장을 보내기 전에 세무사에게 문의 |
영국의 등록 기준은 12개월간 과세 매출 £90,000입니다. EU에서는 소규모 사업자를 면제할지를 국가별로 정하며, 기준 금액을 두더라도 €85,000가 상한입니다(VAT 지침 제284조).
여기서 비용이 큰 실수는 등록하지 않았는데 VAT를 붙이는 것입니다. HMRC의 VAT 안내서는 VAT 등록자만 VAT 송장을 발행할 수 있고, 등록 없이 발행하면 금전적 제재가 있다고 설명합니다. 지인의 양식에 VAT 줄이 있는 것을 그대로 복사하다가 실수로 이런 일이 생길 수 있습니다.
프리랜서 송장은 어떤 모습인가요?
다음은 가상의 예시입니다. 프리랜서 개발자가 3월 31일에 그달 작업분을 14일 조건으로 청구하며, 설명을 위해 VAT 20%를 적용했습니다.
| 설명 | 수량 | 단가 | 순금액 |
|---|---|---|---|
| 개발, 일 단가, 2026년 3월 2일~13일 | 8일 | €480.00 | €3,840.00 |
| 코드 리뷰 통화 | 3.5시간 | €70.00 | €245.00 |
| 프로젝트용으로 구입한 폰트 라이선스, 원가로 재청구 | 1 | €60.00 | €60.00 |
| 순금액 합계 | €4,145.00 | ||
| VAT 20% | €829.00 | ||
| 2026년 4월 14일까지 청구 총액 | €4,974.00 |
두 가지 세부 사항이 다툼을 막아 줍니다. 일 단가 줄에 날짜를 적으면 고객이 자기 일정과 대조해 볼 수 있습니다. 그리고 시간은 소수로 적습니다. 세 시간 반은 3.5입니다. 3.30으로 적으면 3.3시간으로 읽는 사람이 나오고, 그러면 €245 대신 €231이 되어 고객에게는 문의 거리를, 본인에게는 €14 손실을 안기게 됩니다.
폰트 라이선스에 VAT가 붙은 것은 작업에 든 비용을 가격의 일부로 넘기는 것이기 때문입니다. 이것이 맞는 경우와 그렇지 않은 경우는 청구 가능한 실비 송장에서 다룹니다.
첫 송장 전에 새 고객에게 무엇을 물어봐야 하나요?
작업을 시작하기 전에 새 고객의 청구 정보와 결제 절차를 물어보세요. 서류 문제는 첫 송장에서 드러나기 때문입니다. 메시지 하나면 충분합니다.
첫 송장을 보내기 전에 세 가지를 확인하고 싶습니다. 청구할 법인의 정식 명칭과 주소, 송장에 구매 주문 번호가 필요한지 여부, 송장을 보낼 주소입니다. 먼저 공급업체로 등록해야 하거나 정해진 날짜에만 결제하신다면, 필요한 사항을 알려 주세요.
규모가 큰 회사는 자사 시스템에 등록되지 않은 공급업체에는 대금을 지급하지 않는 경우가 많고, 그 등록에 작업보다 더 오래 걸릴 수도 있습니다. 일찍 문의하고, 양식을 받으면 당일에 회신하세요.
프리랜서는 어떻게 제때 대금을 받나요?
프리랜서가 제때 대금을 받는 일은 대부분 작업을 시작하기 전에 무엇을 합의했는지에 달려 있습니다.
- 새 고객에게 선금을 요청하세요. 결제 절차가 실제로 작동하는지 확인하고 위험을 나눌 수 있습니다. 선금과 잔금 송장을 참고하세요.
- 긴 작업은 단계별로 청구하세요. 석 달 치 미지급 작업은 두 번 만났을까 말까 한 상대에게 큰 금액을 빌려주는 셈입니다. 기성 청구에서 방법을 설명합니다.
- 짧은 지불 조건을 서면으로 합의하세요. 송장에만 적지 말고 견적서나 계약서에 넣으세요.
- 작업을 마친 날 송장을 발행하세요. 지불 조건은 대부분 송장 발행일부터 계산하므로 송장이 늦으면 입금도 늦어집니다.
- 지불 기한 다음 날 연락하세요. 독촉 메일 순서에 그대로 쓸 수 있는 문구가 있습니다.
프리랜서가 채권자로서 더 약한 입장인 것도 아닙니다. EU 연체 방지 지침은 "한 사람이 수행하는 활동이라도" 사업자로 보므로, 기업 고객이 늦게 결제하면 다른 공급업체와 마찬가지로 이자와 정액 보상금을 청구할 수 있습니다.
혼자 일할 때 특히 하기 쉬운 실수
- 지난달 송장에 덮어쓰기. 워드나 스프레드시트 양식은 놓치면 이전 날짜, 번호, 고객이 그대로 남는데, 확인하는 사람은 본인뿐입니다.
- 고객별 번호 매기기. ACME-001과 BETA-001은 깔끔해 보이지만, 송장이 하나의 연속 번호 체계라는 점을 증명하기 어렵게 만듭니다. 송장 번호 매기는 방법에 오래 쓸 수 있는 형식이 있습니다.
- 일을 의뢰한 사람에게 청구하기. 담당자 이름은 고객이 아닙니다. 대금을 지급할 회사가 고객입니다.
ERPFlow에서 프리랜서로 고객에게 송장 발행하기
ERPFlow 송장 발행은 한 사람이 쓰기에도 맞습니다. Free 요금제에는 구성원 1명, 월 송장 5건, 고객 10명, 서비스 5개가 포함됩니다. 기본 통화로만 사용할 수 있고, PDF에는 "Generated by ERPFlow.ai" 푸터가 들어갑니다. 상위 요금제의 한도는 요금 안내에 있습니다.
법인명, 주소, 은행 정보, VAT 번호는 설정 → 비즈니스 정보에 한 번만 입력하면 모든 송장에 인쇄됩니다. 번호는 자동으로 부여됩니다. 일 단가나 시간당 단가는 서비스에 저장해 둘 수 있어서, 새 항목은 서비스를 고르고 수량만 입력하면 됩니다. VAT 미등록이라면 항목에 세율을 지정하지 마세요. 견적서는 다시 입력하지 않고 송장 초안으로 전환됩니다.
ERPFlow에는 타이머나 근무 시간표가 없습니다. 시간 단위 작업은 송장에 단가와 수량을 입력해 청구합니다. 추적한 시간을 송장으로 전환하는 것을 포함한 시간 추적은 준비 중입니다. 현재는 프로젝트 카드에 시간과 분으로 입력하는 소요 시간 필드가 있고 프로젝트별, 고객별로 합산되지만, 이 합계가 송장 항목이 되지는 않습니다. 합계를 확인한 뒤 수량을 직접 입력해야 합니다.
월 고정 요금을 내는 고객은 정기 송장으로 설정할 수 있으며, 송장이 발행되어 이메일로 발송되거나 확인할 수 있도록 초안으로 남습니다. 정기 송장은 고객에게 청구만 할 뿐 돈을 직접 수금하지는 않습니다. ERPFlow에는 온라인 카드 결제도 자동 청구도 없기 때문입니다. 결제는 입금될 때마다 직접 기록합니다.