프리랜서 시간 추적과 송장 발행 워크플로

프리랜서 시간 추적과 송장 발행 워크플로에는 기록 하나, 주간 점검 한 번, 청구일 하나가 필요합니다. 작업한 날 바로 한 블록씩 적고, 매주 금요일 15분 동안 기록을 점검하고, 매달 정해진 날짜에 고객별 시간을 송장 한 장으로 만드세요.

시간은 대부분 일하는 때와 적는 때 사이에서 사라지므로, 어떤 도구를 고르는지보다 루틴이 더 중요합니다.

프리랜서는 시간 추적 전에 무엇을 합의해야 하나요?

프리랜서는 첫 시간을 기록하기 전에 시간당 단가, 청구 단위, 청구 가능한 범위, 청구일을 합의해야 합니다. 이를 견적서나 작업을 확인하는 이메일에 적어 두세요. 고객이 서면으로 본 규칙은 나중에 반박하기 어렵습니다. 아래 문안을 복사해서 수치만 바꾸세요.

작업 시간은 시간당 €75.00(VAT 별도)으로 청구하며, 15분 단위로 기록하고 매월 마지막 영업일에 송장을 발행합니다. 이동 시간은 절반 단가로 청구합니다. 지불 기한은 송장 날짜로부터 14일입니다.

각 항목이 확실하지 않다면 별도의 가이드가 있습니다. 청구 단위, 이동 시간 청구, 지불 조건입니다.

간단한 프리랜서 시간 기록은 어떤 모습인가요?

프리랜서의 시간 기록에는 여섯 개 열이면 되고, 스프레드시트로 충분합니다. 아래 기록은 가상의 예시입니다.

가장 큰 역할을 하는 열은 송장 열입니다. 비어 있으면 아직 청구하지 않은 시간이므로, 빈 칸을 걸러 보면 미청구 작업이 보이고 같은 시간을 두 번 청구하는 일도 막을 수 있습니다.

아무도 대가를 내지 않는 자체 관리 업무도 기록하세요. 몇 달 지나면 실제로 팔 수 있는 시간이 얼마인지 알려 주며, 단가는 그 숫자에 달려 있습니다.

주간과 월간 루틴은 어떻게 되나요?

루틴은 정기적인 세 단계로 이루어지며, 사람들이 건너뛰는 것은 금요일입니다.

금요일에 가장 많은 돈을 건집니다. 금요일에는 화요일에 고객과 했던 예정에 없던 통화가 아직 기억납니다. 월말에는 기억나지 않고, 기억으로 복원한 시간은 모자라게 나옵니다.

지불 기한이 지난 뒤에 필요한 습관이 하나 더 있습니다. 이미 써 둔 알림 순서로 정해진 날에 독촉하는 것입니다.

계산 예시: 한 달치 시간을 송장 한 장으로

가상의 예시입니다. 프리랜서 카피라이터가 시간당 €75를 청구하고, 이동은 절반 단가이며, 20% VAT를 더합니다. 아래는 한 고객의 4월 청구 가능 시간입니다.

발행하기 전에 23.75가 그 고객과 그달의 기록상 청구 가능 합계와 같은지 확인하세요. 다르면 한 줄을 놓쳤거나 다른 달의 기록이 섞인 것입니다. 고객이 물어볼 필요가 없도록 각 항목을 이렇게 쓰세요.

카피라이팅, 제품 페이지, 4월 1일~30일: 18.5시간, 시간당 €75.00

VAT 등록을 하지 않았다면 VAT 행이 없어지고 총액은 €1,706.25입니다. 송장에 그 밖에 무엇을 적어야 하는지는 프리랜서가 고객에게 송장을 발행하는 방법에서, 요약 항목과 상세 항목에 대해서는 청구 가능 시간을 송장으로 만들기에서 더 다룹니다.

프리랜서는 고정 가격 작업의 시간도 추적해야 하나요?

프리랜서는 고정 가격 작업의 시간도 추적해야 합니다. 그 작업이 시간당 얼마를 벌었는지 알려 주는 것은 이 기록뿐이기 때문입니다. 가상의 예시로, €2,400짜리 웹사이트 재작성에 44시간이 걸렸다면 시간당 €54.55로, 단가 €75보다 낮습니다. €75였다면 같은 시간이 €3,300이었을 것입니다.

고객은 그 시간을 보지 못합니다. 다음 견적에 쓰거나, 예산 시간과 실제 시간을 비교해서 어떤 종류의 작업을 계속 낮게 책정하는지 확인하는 데 활용하세요.

ERPFlow에서 시간 추적과 송장 발행하기

ERPFlow에는 현재 타이머나 근무 시간표가 없습니다. 추적한 시간을 송장으로 전환하는 것을 포함한 시간 추적은 준비 중입니다. 당분간 기록은 스프레드시트나 타이머 앱에 두고, 송장과 그 이후의 일은 ERPFlow가 처리합니다.

• 단가: 단위를 시간으로, 가격을 시간당 가격으로 설정한 서비스를 만드세요. 송장에서 서비스를 선택하고 기록에서 가져온 수량(예: 18.5)을 입력합니다. 항목의 설명은 고쳐 쓸 수 있습니다.
• 발송: 발행하면 송장에 번호가 부여되고 확정됩니다. 19개 언어 중 원하는 언어의 PDF로 이메일 발송됩니다.
• 대금 수령: 입금이 들어올 때마다, 부분 결제 포함해서 기록하세요. 송장 목록에서 연체를 걸러 볼 수 있고, 결제 알림 보내기로 연체 송장에 직접 선택해서 이메일을 보낼 수 있습니다. 일정에 따라 자동으로 발송되는 것은 없으며, ERPFlow가 직접 대금을 수금하지도 않습니다.
• 고객 옆에 시간 두기: 고객에 연결된 프로젝트에는 소요 시간이 입력된 카드가 있고, 이 시간은 프로젝트별, 고객별로 합산됩니다. 카드 하나에는 날짜 없는 수치 하나가 있고 송장 항목이 되지 않으므로, 날짜가 있는 기록을 대체하지는 못합니다.

무료 요금제는 구성원 1명에 월 송장 5건, 서비스 5개, 프로젝트 카드는 전체 10개까지이므로, 내 고객 목록과 비교해 한도를 확인하세요.