최종 업데이트 2026년 11월 6일
일반적인 정보이며 세무 또는 법률 자문이 아닙니다. 규정은 국가와 상황에 따라 다르므로, 세금이나 법적 효력이 걸린 내용은 세무사에게 확인하세요.
청구 가능한 실비를 송장으로 발행하려면 별도 항목으로 넣고, 무엇이었는지, 언제 발생했는지, 금액을 원가 또는 합의한 마크업을 포함해 적으세요. 영수증은 보관합니다. VAT를 붙일지는 재청구(대개 붙임)인지 진정한 대납금(대개 붙이지 않음)인지에 따라 달라집니다.
청구 가능한 실비는 송장에 어떻게 표시하나요?
청구 가능한 실비는 수수료 아래에 별도 항목으로 표시하고, 고객의 경리 부서가 물어볼 필요가 없을 만큼 구체적으로 적어야 합니다. "실비: €240"은 문의를 받습니다. 다음은 문의를 받지 않습니다.
실비: 고객 사업장 방문 철도 및 호텔, 2026년 3월 11일~12일, 원가 기준. 영수증은 요청 시 제공합니다.
고객이 동의하면 소액 항목을 묶어도 되지만, 묶음마다 날짜 범위를 적으세요. 마크업을 붙인 비용에는 옆에 "원가 기준"이라고 쓰지 마세요.
실비는 관련된 작업과 같은 송장에 청구하거나, 지출한 뒤 첫 번째 송장에 청구하세요. 넉 달 뒤에 나타난 실비는 고객 예산에서 자리를 잃은 경우가 많습니다. 이동에 쓴 시간은 요금과 별개의 문제이며, 이동 시간 청구 가이드에서 다룹니다.
재청구인가요, 대납금인가요?
재청구는 본인의 작업을 하기 위해 구입한 비용이고, 대납금은 순전히 고객을 대신해 지급한 비용입니다. 이 차이가 VAT를 결정합니다.
| 재청구 | 대납금 | |
|---|---|---|
| 재화나 용역을 받은 쪽 | 공급자 본인 | 고객 |
| 예시 | 고객 사업장까지의 기차 요금 | 고객을 대신해 낸 고객의 건축 허가 신청 수수료 |
| 송장의 VAT | 항목 전체에 일반 세율 | 붙이지 않으며 별도로 표시 |
| 비용에 대한 VAT를 환급받을 수 있는가 | 일반적으로 가능, 유효한 영수증 필요 | 불가 |
| 마크업을 붙일 수 있는가 | 합의했다면 가능 | 불가, 정확한 금액만 |
대부분의 사업 비용은 송장에 뭐라고 부르든 재청구입니다. HMRC 자신의 예시는 고객 사업장에 비행기로 이동한 컨설턴트로, 항공사의 공급 대상이 컨설턴트이므로 항공료는 대납금이 될 수 없습니다(Notice 700, 25.1.3항). 영국에서는 대납금으로 취급하려면 HMRC의 모든 조건을 충족해야 합니다. EU에서는 VAT 지침 제79조가 기준이며, 돈이 고객의 이름으로 고객을 대신해 지출되어야 하고, 실제 금액을 증명해야 하며, 그에 대한 VAT를 공제할 수 없습니다.
이 문제의 세무 측면은 청구 가능한 실비와 대납금의 VAT 가이드에서 다룹니다. 이 글의 나머지는 송장에 넣는 방법입니다.
수수료, 재청구, 대납금이 모두 있는 송장 작성 예시
다음은 가상의 예시이며, 계산을 단순하게 하려고 VAT 20%를 사용했습니다. 컨설턴트가 수수료를 청구하고, 이동 비용을 재청구하고, 고객을 대신해 지급한 허가 신청 수수료를 전달합니다.
| 항목 | 순금액 | VAT(20%) | 합계 |
|---|---|---|---|
| 컨설팅: 현장 검토, 3월 12일 | €1,800.00 | €360.00 | €2,160.00 |
| 실비: 철도 및 호텔, 3월 11일~12일, 원가 기준 | €240.00 | €48.00 | €288.00 |
| 대납금: 고객을 대신해 지급한 건축 허가 신청 수수료, 참조 2026/418 | €95.00 | 없음 | €95.00 |
| 합계 | €2,135.00 | €408.00 | €2,543.00 |
VAT에 VAT가 붙는 것을 어떻게 피하나요?
환급받을 수 있는 VAT를 뺀 금액으로 비용을 재청구한 다음 공급자 본인의 VAT를 더하면 VAT에 VAT가 붙는 것을 피할 수 있습니다. 실비 항목에서 가장 흔한 실수입니다. VAT €20이 포함된 €120짜리 호텔 영수증을 가정해 보겠습니다(가상의 예시).
| 공급자의 상황 | 실제 비용 | 송장 항목 | 그에 대한 VAT | 고객 지급액 |
|---|---|---|---|---|
| VAT 등록, €20 환급받음 | €100 | €100 | €20 | €120 |
| VAT 등록, 환급받을 수 없음 | €120 | €120 | €24 | €144 |
| VAT 미등록 | €120 | €120 | 없음 | €120 |
| 잘못된 경우: €20을 환급받고도 €120 + VAT로 청구 | €100 | €120 | €24 | €144 |
두 번째 행이 맞는 것이며 사람들이 놀라는 부분입니다. 일부 국가는 호텔과 식사의 VAT 환급을 제한하는데, 그러면 €120 전체가 공급자의 비용이고 항목에는 공급자 본인의 VAT가 여전히 적용됩니다. 어떤 비용을 환급받을 수 있는지 세무사에게 문의하세요.
마지막 행은 피해야 합니다. 고객이 VAT €24를 더 내게 되고, 눈여겨보는 경리 부서는 송장을 반송합니다.
원가인가요, 마크업을 붙이나요?
청구 가능한 실비는 보통 원가가 기본값이고, 고객이 서면으로 동의했다면 마크업도 괜찮습니다. 자금을 먼저 대거나 공급업체를 관리하는 데 실제 비용이 든다면 마크업은 합리적입니다. 위의 €240에 10%를 붙이면 항목은 €264이고 VAT는 €52.80입니다. 어느 쪽이든 지출하기 전에 명시하세요.
실비: 이 작업에 필요한 출장비와 기타 비용은 마크업 없이 원가로, 발생한 월의 송장에 청구합니다. 건당 €100를 넘는 비용은 먼저 서면 승인이 필요합니다. 영수증은 요청 시 제공합니다.
승인 문구가 대부분의 다툼을 막습니다. 이 문구가 없으면 투숙이 끝난 뒤에 고객에게 €600짜리 호텔을 승인해 달라고 요청하는 셈입니다.
비용을 날리는 실수
- 잊어버림: 보통 비용은 카드 내역에 있고 송장은 다른 곳에 있기 때문입니다. 송장을 보내기 전마다 지출을 확인하세요.
- 영수증 분실: 영수증이 없으면 VAT를 환급받지 못할 수 있고, 고객이 물어도 답할 수 없습니다.
- 대납금에서 VAT 환급: 둘 다 할 수는 없습니다.
- 재청구와 직원 정산의 혼동: 비용을 대신 부담한 직원에게 돌려주는 것은 고객에게 청구하는 것과 별개의 일입니다. 지출 정산 정책을 참고하세요.
ERPFlow에서 실비 재청구하기
ERPFlow의 지출은 고객이나 작업에 연결되지 않으므로 비용 재청구는 송장에 직접 입력하는 항목입니다. ERPFlow는 지출을 송장으로 가져오거나, 미청구로 표시하거나, 고객별 원가나 마진을 보여 줄 수 없습니다.
따라서 두 가지를 하세요. 먼저 지출에 카테고리, 공급업체, VAT, 영수증 첨부와 함께 비용을 기록합니다. 그다음 송장에 설명, 수량, 가격, 세율을 입력하세요. 대납금이라면 세금을 지정하지 않습니다. 이미 청구했다는 것을 한눈에 알 수 있도록 지출 설명에 송장 번호를 추가하세요.
송장에 첨부한 파일은 내부용이며 고객에게 전송되지 않으므로, 고객이 영수증을 원하면 따로 보내세요.
ERPFlow에는 직원 지출 정산이나 상환, 주행 거리 추적, 영수증 스캔 기능이 없습니다.