팀원 모두가 시간을 기록해야 하는 이유

팀원 모두가 시간을 기록해야 하는 이유는 업무 원가, 견적, 채용 결정이 모두 총 시간에 달려 있고 기록에 빈틈이 있으면 그 모두가 틀리기 때문입니다. 한 사람이라도 빠지면 손해 보는 업무가 수익이 나는 것처럼 보일 수 있습니다. 빠진 사람이 가장 비싼 사람인 경우가 많습니다.

일부만 시간을 기록하면 생기는 문제

일부만 시간을 기록하면 모든 업무가 실제보다 싸 보이고, 그 오류는 다음 견적으로 이어집니다.

가상의 예시입니다. 6명의 디자인 스튜디오가 €18,000 고정 수수료 업무를 수주하고, 투입 시간당 €100를 벌겠다는 목표를 세웁니다. 직원들은 150시간을 기록합니다. 대표는 고객 미팅과 검토에 약 60시간을 더 쓰지만 "나는 청구 대상이 아니다"라며 기록하지 않습니다.

같은 업무입니다. 첫 행은 가격이 맞았다고 말합니다. 둘째 행은 비슷한 다음 업무를 €21,000, 즉 약 17% 높게 견적해야 한다고 말합니다. 그리고 실제로는 아무도 그 60시간을 알지 못합니다. 이 표에 나오는 것은 예시가 가상이기 때문일 뿐입니다.

이 비교를 업무 도중에 계속 유지하는 방법은 예산 시간과 실제 시간에, 가격 책정에 주는 의미는 일시불과 시간제 수수료에서 다룹니다.

모두가 시간을 기록하면 회사가 판단할 수 있는 것

모두가 시간을 기록하면 회사는 그렇지 않으면 의견에 의존할 여러 질문에 답할 수 있습니다. 질문마다 같은 기록의 서로 다른 부분이 필요하고, 시간이 빠지면 각자 다른 방식으로 틀립니다.

마지막 행이 흔히 떠올리는 용도인데, 여섯 가지 중 가장 작은 것입니다. 이것이 주된 관심사라면 다음으로 청구 가능 시간 추적 방법을 읽으세요.

청구 대상이 아닌 직원도 시간을 기록해야 하는가

예, 청구 대상이 아닌 직원도 시간을 기록해야 하지만 고객 업무를 하는 사람보다 훨씬 대략적으로 하면 됩니다. 기장 담당자나 사무 관리자는 재무, 사무, 영업 지원, 고객 행정처럼 서너 개의 코드와 하루 몇 분이면 충분합니다.

이들의 시간은 두 가지 역할을 합니다. 바쁜 것과 유급 업무로 바쁜 것을 구분해 줍니다. 행정 업무가 조용히 두 배가 된 회사와 영업이 두 배가 된 회사는 느낌이 같기 때문입니다. 또한 한 고객이 과도한 독촉과 정정을 요구할 때, 어느 고객이 송장이 말해 주는 것보다 비용이 많이 드는지도 보여 줍니다. 그렇지 않으면 그 고객도 다른 고객만큼 수익이 나는 것처럼 보입니다. 구분을 설정하는 방법은 청구 가능 시간과 청구 불가 시간에 있습니다.

시간 기록은 드는 비용만큼 가치가 있는가

시간이나 고정 수수료를 파는 회사라면 시간 기록은 대개 그만한 가치가 있으며, 자사의 수치로 계산해 확인할 수 있습니다.

가상의 계산입니다. 6명이 하루 5분씩, 근무일 230일 동안 시간을 기록합니다. 6,900분, 즉 연 115시간입니다. 내부 비용이 시간당 €50이면 기록의 비용은 연 €5,750입니다. 위의 업무는 €3,000 낮게 견적되었으므로, 이런 건을 1년에 두 건만 잡아내도 전부 회수됩니다. 그런 업무 두 건이 떠오르지 않는다면 이것이 필요 없을 수도 있습니다.

한 가지 시험이 더 있습니다. 기록한 뒤 한 달 안에 그것을 볼 사람이 없다면, 누군가 볼 때까지 수집을 멈추세요. 기록하고도 읽지 않는 시간은 팀에 대한 세금입니다.

반발 없이 시간을 기록하게 하는 방법

사람들은 기록이 무엇에 쓰이는지 알고 맨 위의 사람도 한다면 시간을 꾸준히 기록합니다. 실천 방법은 몇 가지 습관으로 요약됩니다.

• 대표부터 시작합니다. 대표를 면제하는 규칙은 다른 모든 사람에게 중요하지 않다는 신호를 줍니다.
• 같은 날 기록합니다. 금요일 오후에 한 주를 복원하는 것은 소수점이 붙은 짐작입니다.
• 거짓된 정밀도를 요구하지 않습니다. 대부분의 업무는 15분 단위면 충분하며, 청구 단위 환산표가 분을 단위로 변환해 줍니다.
• 결과를 보여 줍니다. 한 달에 한 번, 업무 하나의 시간을 수수료와 함께 보여 주세요. 사람들은 쓰이는 것을 본 기록을 계속 남깁니다.
• 정직한 숫자를 벌하지 않습니다. 20시간 업무에 30시간을 기록했다고 꾸짖으면 다음에는 20시간이 기록되고, 그때부터 업무 원가는 틀립니다.

공지에 고쳐 쓸 수 있는 문구입니다.

월요일부터 저를 포함한 모두가 시간을 기록합니다. 하루를 마칠 때 몇 분이면 충분합니다. 프로젝트, 작업, 시간을 적으세요. 업무 가격을 제대로 정하고 일을 너무 많이 맡을 때를 알아차리기 위한 것입니다. 누가 얼마나 걸리는지 확인하려는 것이 아니며, 정직한 숫자 때문에 곤란해지는 사람은 없습니다.

그런 다음 근무 시간표 정책으로 규칙을 문서로 정하고 양식은 팀 근무 시간표 템플릿을 쓰세요.

ERPFlow에서 시간 기록하기

ERPFlow에는 현재 타이머나 근무 시간표가 없습니다. 추적한 시간을 송장으로 전환하는 것을 포함한 시간 추적은 준비 중입니다.

현재 ERPFlow에 있는 것은 프로젝트의 각 카드에 시간과 분으로 입력하는 소요 시간 필드입니다. 합계는 프로젝트별로, 보드가 고객에 연결되어 있다면 고객별로 집계됩니다. 이를 통해 업무가 전체적으로 얼마나 걸렸는지는 알 수 있습니다. 누가 그 시간을 썼는지는 기록하지 않으므로, 이 가이드가 주장하는 사람별 기록은 스프레드시트에 두어야 합니다.

기록된 시간은 송장 항목으로 바뀌지도 않습니다. 시간제 업무는 수량과 단가를 직접 입력해 송장에 넣습니다. 카드가 작동하는 방식은 팀원으로서 시간 기록하기 가이드에서 보여 줍니다.