업무량 계획 템플릿: 주별 가용 시간과 배정 시간 비교

업무량 계획 템플릿은 사람별로 그 주의 가용 시간과 이미 프로젝트에 배정된 시간을 나란히 나열하고 하나에서 다른 하나를 뺍니다. 가용 시간은 계약 시간에서 휴가, 공휴일, 내부 업무를 위한 고정 몫을 뺀 시간입니다. 결과가 양수이면 여유가 있고, 음수이면 누군가 과다 배정된 것입니다.

업무량 계획 템플릿

업무량 계획 템플릿은 사람마다 한 행, 주마다 시트 하나 또는 블록 하나로 구성됩니다. 5인 사무소를 가정한 한 주의 예시입니다.

각 열의 의미는 다음과 같습니다.

• 계약: 그 주에 일하도록 급여를 받는 시간입니다.
• 휴가: 승인된 휴가와 공휴일을 시간으로 환산한 값입니다. 휴가 현황표가 이 열에 값을 줄 수 있습니다.
• 내부: 회의, 행정, 영업, 교육을 위한 고정 몫입니다. 대표와 신입이 다르므로 사람별로 정하세요.
• 가용: 계약 − 휴가 − 내부.
• 배정: 그 주에 이미 약속된 프로젝트 시간이며, "Ben은 그 업무 담당"이 아니라 시간으로 적습니다.
• 남음: 가용 − 배정.
• 부하율: 배정 ÷ 가용.

합계보다 행을 먼저 읽으세요. 팀 행은 14시간이 비어 있고 부하율은 넉넉한 89%라고 말합니다. Ben의 행은 이틀 쉬는 주에 6시간이 초과되었다고 말합니다. 팀 합계는 이 시트로 찾으려던 과다 배정을 정확히 가립니다. 여기서의 해법은 Carla가 할 수 있다면 Ben의 업무 6시간을 Carla에게 옮기는 것입니다.

주별로 업무량을 계획하는 방법

주별로 업무량을 계획하려면 블록을 최소 4주 앞까지 복사하고 주마다 한 줄로 요약하며, 확정된 업무와 잠정 업무를 구분하세요. 둘을 섞으면 영업 파이프라인이 지킬 수 없는 약속으로 변합니다.

이제 써 보세요. 3주 차에 30시간짜리 업무 문의가 들어왔습니다. 잠정 40시간이 성사되면 10시간이 남아 20시간이 부족합니다. 성사되지 않으면 50시간이 비어 있습니다. 그러니 실제 결정은 어느 업무를 더 원하는지, 그리고 둘 중 하나를 4주 차에 시작할 수 있는지입니다. "몇 주 뒤에 꽤 바빠 보인다"는 것보다 훨씬 나은 대화입니다.

먼 주는 배정이 늦게 들어오기 때문에 항상 실제보다 비어 보입니다. 4주 차는 오늘 확정 60시간으로 보이지만, 그것이 아직 믿을 만한 의미로 78시간이 비어 있다는 뜻은 아닙니다. 마지막 열은 멀수록 더 의심해서 보세요.

미배정으로 남겨야 할 업무량

평소의 초과분을 흡수할 만큼 업무량을 미배정으로 남기고, 그 초과분은 남의 목표가 아니라 자사의 업무에서 측정하세요.

가상의 계산입니다. 지난 8주 동안 이 사무소는 900시간을 배정했고 실제로는 990시간이 걸려 10% 초과했습니다. 가용 시간이 130시간이면 배정은 약 118시간까지가 최대입니다. 118 × 1.10이 대략 130이기 때문입니다. 1주 차의 116시간은 간신히 맞습니다. 2주 차의 확정 128시간은 가용 146시간 대비 역시 맞지만, 잠정 12시간이 더해져 140시간이 되면 안전선인 약 133시간을 넘습니다.

이 계산을 하려면 업무별 실제 시간의 기록이 필요합니다. 기록이 없다면 근거를 댈 수 있는 수치로 계획하고, 자료가 생기면 다시 보세요. 수집하는 방법은 예산 시간과 실제 시간과 팀 근무 시간표 템플릿에서 다룹니다.

업무량 계획과 가동률은 같은가

업무량 계획과 가동률은 같지 않습니다. 업무량 계획은 앞을 보고 가동률은 뒤를 봅니다. 업무량 계획은 다음 주에 약속한 시간이 들어맞는지 묻습니다. 가동률은 지난달 시간 중 청구 가능했던 비율을 묻습니다. 이 템플릿의 부하율은 계획이므로 90%일 때도 배정 시간에 청구 불가 프로젝트 업무가 포함될 수 있어 청구 가능 가동률은 훨씬 낮게 나올 수 있습니다. 이 지표는 가동률과 청구 가능 시간에서, 누가 어떤 업무를 맡을지 정하는 방법은 서비스 팀의 자원 계획에서 다룹니다.

업무량 계획이 틀어지는 이유

업무량 계획은 대개 시간을 실제보다 서로 바꿔 쓸 수 있고 더 최신인 것으로 취급하기 때문에 틀어집니다.

• 모든 시간이 같은 시간은 아닙니다. 넘치는 업무가 Ben만 할 수 있는 구조 업무라면 Carla의 여유 8시간은 도움이 되지 않습니다. 기술 열을 추가하거나 전문 인력을 따로 계획하세요.
• 대표를 40시간으로 계산하는 경우. Elin의 내부 업무 20시간은 계획이 작동하는 것과 모든 업무가 그를 기다리는 것의 차이입니다.
• 사람 단위로 배정하는 경우. "Ben은 이번 주 Riverside 업무 담당"은 합산할 수 없습니다. 대략적이라도 시간으로 받으세요.
• 주인이 없는 경우. 세 사람이 가끔 갱신하는 계획은 2주 안에 틀립니다. 한 사람에게 주고 매주 정해진 시간을 주세요.
• 휴가 정보가 늦게 오는 경우. 주간 갱신 전에 휴가 기록을 확인하고, 갱신 후에 확인하지 마세요.

ERPFlow와 함께 업무량 계획하기

ERPFlow에는 업무량 계획이 없습니다. 사람의 가용 시간을 합산하지도, 배정과 비교하지도, 누가 과다 배정되었는지 보여 주지도 않으므로 이 템플릿은 스프레드시트에서 운영합니다.

입력 자료 중 일부는 ERPFlow에 있습니다. 사람의 직원 기록에는 월별 또는 주별 캘린더 탭이 있어 예약 가능 시간, 예약, 휴가, 공휴일을 보여 줍니다. 휴가는 팀 캘린더에서 누가 자리를 비우는지 보여 주며 신청 기록은 CSV로 내보낼 수 있습니다. 프로젝트의 카드에는 담당자와 마감일이 있어 누가 무엇을 약속했는지 파악하는 데 도움이 되지만, 카드에는 앞으로 필요한 시간의 추정치가 없습니다.

주의할 단어가 하나 있습니다. ERPFlow의 "예약"은 예약 페이지로 잡는 약속입니다. 약속을 파는 업종에는 그것이 실제로 캘린더입니다. 이 템플릿의 배정 열은 약속된 프로젝트 시간을 뜻하며, 직접 입력하는 값입니다.