最終更新：2026年11月6日
チーム全員が作業時間を記録すべき理由は、案件の原価、見積もり、採用の判断がすべて総時間に基づいており、記録に抜けがあるとそのどれもが誤るからです。1人でも外すと、赤字の案件が黒字に見えることがあります。外された人が最も人件費の高い人であることも珍しくありません。
一部の人しか作業時間を記録しないと、何が起こりますか？
一部の人しか作業時間を記録しないと、すべての案件が実際より安く見え、その誤りを次の見積もりに持ち越します。
架空の例です。6人のデザインスタジオが、固定料金€18,000の案件を受注し、1時間あたり€100を稼ぐことを目標にしています。スタッフは150時間を記録しました。取締役は顧客との打ち合わせとレビューに約60時間を使いましたが、「自分は請求対象ではない」として記録していません。
| 数えた時間 | 1時間あたりの収益 | 目標€100との比較 | |
|---|---|---|---|
| スタッフの時間のみ | 150 | €120.00 | €3,000上回る |
| 全員の時間 | 210 | €85.71 | €3,000下回る |
同じ案件です。1行目は価格が適切だったと示しています。2行目は、次に似た案件を受けるときは€21,000、約17%高く見積もるべきだと示しています。しかも現実には、誰もその60時間を知りません。この表に現れるのは、例が架空だからにすぎません。
予算工数と実績工数のガイドでは、案件の進行中にこの比較を続ける方法を、一括払いと時間制では、価格の決め方への影響を解説しています。
全員が作業時間を記録すると、会社は何を判断できますか？
全員が作業時間を記録すれば、そうでなければ意見で決めていたいくつもの問いに答えられます。それぞれが同じ記録の別の部分を必要とし、時間が抜けるとそれぞれ別の形で誤ります。
| 判断 | 必要な時間 | 時間がないと |
|---|---|---|
| この固定料金は採算が合っているか | 案件に関わった全員 | 案件が実際より良く見える |
| 次回はいくらで見積もるべきか | 全員の、段階ごとの時間 | 記憶で見積もり、記憶は修正の手間を忘れる |
| 3月にこの案件を受けられるか | 社内業務を含む全員 | 代わりのきかない人を過剰に予約してしまう |
| 採用が必要か | 管理業務を含む全員 | 忙しいという感覚で採用する |
| 単価は適切か | 全員の、有償・無償の時間 | 請求単価が請求可能な割合の推測に頼ることになる |
| 働いた分を請求したか | 時間制の案件の担当者 | 時間が請求書に届かない |
最後の行は、人が最も思い浮かべるものですが、6つの中では最も小さな理由です。それが主な関心事なら、次は請求可能時間の記録方法をお読みください。
請求対象外のスタッフも作業時間を記録すべきですか？
はい。請求対象外のスタッフも作業時間を記録すべきですが、顧客の案件に携わる人よりもはるかに大まかで構いません。記帳担当者やオフィスマネージャーなら、経理、オフィス、営業支援、顧客対応の事務のように3〜4つのコードがあれば足り、1日に数分で済みます。
その時間は2つの役割を果たします。忙しいことと、有償の仕事で忙しいことを区別できます。事務作業がひそかに倍になった会社も、営業が倍になった会社も、感覚は同じだからです。また、1つの顧客に不釣り合いな催促や修正の手間がかかっていれば、請求書から見えるより費用のかかる顧客がわかります。それがなければ、そうした顧客もほかの顧客と同じくらい利益が出ているように見えます。区分の設定方法は、請求可能時間と請求対象外時間のガイドにあります。
作業時間の記録は、その手間に見合いますか？
時間または固定料金を販売する会社にとって、作業時間の記録は通常、見合います。自社の数字を使った計算で確かめられます。
架空の計算です。6人が、1日5分を作業時間の記録に使い、年間230営業日とします。6,900分、つまり年115時間です。社内の原価が1時間€50なら、記録のコストは年€5,750です。先ほどの案件は€3,000の見積もり不足でした。似た案件を年に2件見つければ、全体の費用が回収できます。そのような案件が2件も思い浮かばないなら、必要ないのかもしれません。
| 事業の種類 | 案件ごとに記録する価値は？ |
|---|---|
| コンサルティングなど時間制の仕事 | はい。記録が請求書の根拠になる |
| デザインやマーケティング代理店のような固定料金のプロジェクト | はい。見積もりの額を学べる |
| 月額のリテーナー契約 | はい。どのリテーナーに対応しすぎているかがわかる |
| シフト制の小売店やカフェ | ほとんどない。シフト表とレジのほうが多くを語る |
| 固定価格の製品を1人で販売する | ほとんどない。尋ねる相手が1人しかいない |
さらに1つ、基準があります。記録されてから1か月以内に誰も見ないなら、見る人が現れるまで、集めるのをやめてください。記録されて誰にも読まれない時間は、チームへの税金です。
反発を招かずに作業時間を記録してもらうには？
人が確実に作業時間を記録するのは、何のためかがわかり、いちばん上の人も記録しているときです。実践では、いくつかの習慣に行き着きます。
- 取締役から始めます。 上司を免除するルールは、ほかの全員に、どうでもよいことだと伝えます。
- その日のうちに記録します。 金曜の午後に1週間を思い出して書くのは、小数点つきの推測です。
- 偽りの精度を求めません。 ほとんどの仕事は15分単位で足り、請求単位の換算表が分を単位に変換します。
- 結果を見せます。 月に1回、1つの案件の時間を報酬と並べて見せます。人は、使われているのを見た記録を続けます。
- 正直な数字を決して罰しません。 20時間の作業に30時間と記録した人を叱ると、次回は20時間と記録され、それ以降の案件の原価は誤ったものになります。
発表の文面に、調整して使える例です。
月曜から、私を含む全員が時間を記録します。1日の終わりに数分あれば足ります。プロジェクト、作業、時間を書いてください。案件に適切に価格をつけ、引き受けすぎていないかを見るために行います。誰かの所要時間を確認するためではなく、正直な数字で問題になる人はいません。
そのうえで、ルールをタイムシートの方針に書き、レイアウトにはチーム用タイムシートのテンプレートを使ってください。
ERPFlowで作業時間を記録する
ERPFlowには、現時点でタイマーもタイムシートもありません。記録した時間を請求書に変換する機能を含むタイムトラッキングは、ERPFlowで今後提供する予定です（ロードマップ）。
現在ERPFlowにあるのは、プロジェクトの各カードの作業時間の欄で、時間と分で入力します。合計はプロジェクトごと、ボードが顧客に関連づけられている場合は顧客ごとに集計されます。案件全体でどれだけかかったかはわかりますが、誰が使った時間かは記録されないため、このガイドが勧める人ごとの記録は、表計算ソフトで管理する必要があります。
記録した時間が請求書の明細になることもありません。時間制の仕事は、数量と単価を自分で入力して請求書に載せます。カードの仕組みは、チームメンバーとして作業時間を記録する方法のガイドで解説しています。