最終更新：2026年11月6日
キャパシティプランニングのテンプレートは、各自のその週の稼働可能な時間を、すでにプロジェクトに予定された時間と並べて、一方から他方を引きます。稼働可能な時間は、契約時間から、休暇、祝日、社内業務の固定枠を引いたものです。結果がプラスなら余裕があり、マイナスなら誰かが過剰に予定されています。
キャパシティプランニングのテンプレート
キャパシティプランニングのテンプレートは、1人につき1行、1週につき1枚のシート（またはブロック）で作ります。5人の架空の事務所のある1週間です。
| 人 | 契約時間 | 休暇 | 社内業務 | 稼働可能 | 予定済み | 残り | 負荷 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Anna | 40 | 0 | 6 | 34 | 30 | 4 | 88% |
| Ben | 40 | 16 | 6 | 18 | 24 | −6 | 133% |
| Carla | 40 | 0 | 4 | 36 | 28 | 8 | 78% |
| Dev | 24 | 0 | 2 | 22 | 22 | 0 | 100% |
| Elin | 40 | 0 | 20 | 20 | 12 | 8 | 60% |
| チーム | 184 | 16 | 38 | 130 | 116 | 14 | 89% |
各列の意味は次のとおりです。
- 契約時間： その週に働くことに対して給与が支払われる時間。
- 休暇： 承認済みの休暇と祝日を、時間で表したもの。休暇管理表でこの列を埋められます。
- 社内業務： 会議、事務、営業、研修のための固定枠。取締役とジュニアでは違うため、人ごとに設定します。
- 稼働可能：
契約時間 − 休暇 − 社内業務。 - 予定済み： その週に約束済みのプロジェクトの時間。「Benはこの案件」ではなく、時間で表します。
- 残り：
稼働可能 − 予定済み。 - 負荷：
予定済み ÷ 稼働可能。
合計の前に、各行を読んでください。チームの行は、14時間が空いていて、負荷は余裕のある89%だと言っています。Benの行は、2日間不在の週に6時間超過していると言っています。チームの合計は、このシートで見つけたかった過剰な予定を、まさに隠してしまいます。ここでの答えは、Benの仕事のうち6時間をCarlaに移すことです。Carlaにできるならですが。
キャパシティを週ごとに計画するにはどうしますか？
キャパシティを週ごとに計画するには、ブロックを少なくとも4週先までコピーし、各週を1行にまとめ、確定した仕事と暫定の仕事を分けておきます。混ぜてしまうと、見込み案件が守れない約束に変わります。
| 週 | 稼働可能 | 確定 | 暫定 | すべて入った場合の残り |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 130 | 116 | 0 | 14 |
| 2 | 146 | 128 | 12 | 6 |
| 3 | 146 | 96 | 40 | 10 |
| 4 | 138 | 60 | 60 | 18 |
では使ってみましょう。第3週に30時間の仕事の問い合わせが来ました。暫定の40時間が確定すると、残りは10時間で、20時間足りません。確定しなければ50時間が空いています。つまり、本当の判断は、どちらの案件を取りたいか、そしてどちらかを第4週に始められるかです。「数週間先はかなり忙しそうです」と言うより、はるかに有益な話し合いになります。
先の週は、予定が遅れて入るため、いつも実際より空いて見えます。第4週は現在60時間が確定していますが、それは、あてにできる意味で78時間が空いているということではありません。最後の列は、先に行くほど疑ってかかってください。
未予定のキャパシティはどのくらい残すべきですか？
通常の超過を吸収できるだけのキャパシティを未予定で残し、その超過は、他人の目標ではなく、自社の案件から測ります。
架空の計算です。この事務所は、直近の8週間で900時間を予定し、作業には990時間かかりました。10%の超過です。稼働可能な時間が130時間なら、予定してよいのは約118時間までです。118 × 1.10がおよそ130だからです。第1週の116時間は、ぎりぎり収まります。第2週は稼働可能146時間に対して確定が128時間で、これも収まりますが、暫定の12時間が加わると140時間になり、安全な133時間程度を超えます。
この計算には、案件ごとの実績時間の記録が必要です。記録がなければ、説明できる数字で計画し、データが集まったら見直してください。集め方は、予算工数と実績工数とチーム用タイムシートのテンプレートのガイドで解説しています。
キャパシティプランニングは稼働率と同じですか？
キャパシティプランニングは稼働率と同じではありません。キャパシティプランニングは先を見て、稼働率は過去を振り返ります。キャパシティ計画が問うのは、来週に約束した時間が収まるかどうかです。稼働率が問うのは、先月の時間のうち、請求可能だった割合です。このテンプレートの負荷は計画であり、予定済みの時間に請求対象外のプロジェクト作業が含まれうるため、負荷が90%でも、請求可能な稼働率ははるかに低いことがあります。この指標は稼働率と請求可能時間のガイドで、誰がどの仕事を担当するかの決め方はサービスチームのリソース計画で解説しています。
キャパシティ計画はどこで失敗しやすいですか？
キャパシティ計画は、時間を実際より互換性があるもの、あるいは新しいものとして扱うと、たいてい失敗します。
- 時間はどれも同じ時間ではありません。 あふれた分がBenにしかできない構造の仕事なら、Carlaの空いた8時間は役に立ちません。スキルの列を追加するか、専門家は別に計画します。
- 取締役を40時間で入れる。 Elinの20時間の社内業務の枠は、計画が機能するか、すべての案件が彼女を待つことになるかの分かれ目です。
- 人単位で予定を入れる。 「Benは今週Riversideの案件」では、合計できません。大まかでも、時間で出してもらってください。
- 誰も責任を持たない。 3人が時々更新する計画は、2週間で誤ったものになります。毎週決まった時間に、1人に任せてください。
- 休暇の情報が遅れて届く。 毎週の更新の後ではなく、前に休暇の記録を確認します。
ERPFlowと並行してキャパシティを計画する
ERPFlowにキャパシティプランニングはありません。個人の稼働可能な時間を合計せず、予定と比べず、誰が過剰に予定されているかも示さないため、このテンプレートは表計算ソフトで運用します。
入力の一部はERPFlowにあります。人のスタッフのレコードには、月または週のカレンダータブがあり、予約可能な時間、予約、休暇、祝日が表示されます。休暇は、誰が不在かをチームカレンダーに表示し、申請の記録はCSVでエクスポートできます。プロジェクトのカードには担当者と期限があり、誰が何を約束したかを整理する助けになりますが、これからかかる時間の見積もりはカードにありません。
注意したい言葉が1つあります。ERPFlowの「予約」は、予約ページから入るアポイントのことです。予約制で商売をする業種にとっては、それが本当のカレンダーです。このテンプレートの予定済みの列は、約束したプロジェクトの時間を意味し、それは自分で入力します。