請求可能時間と請求対象外の時間の記録方法

請求可能時間と請求対象外の時間を記録するには、請求できる部分だけでなく、すべての勤務時間を記録し、各記録に請求可否の印を付け、請求対象外の記録には短い理由コードを付けます。月末に、何時間が収益を生み、残りがどこに消えたかが分かります。

請求可能時間と請求対象外の時間の違いは何ですか？

請求可能時間とは、顧客との契約に基づいて、その顧客に請求できる時間です。請求対象外の時間は、それ以外のすべての稼働時間で、営業や事務といった社内の仕事だけでなく、顧客の仕事の一部も含まれます。

線引きは契約で決まるため、同じ作業でも、顧客によって別の側になります。時間単位の案件で請求できる電話が、リテーナー契約では料金に含まれていることもあります。

この作業は請求できますか？ 判断表

一覧にない作業は、この顧客の案件に必要だったか、契約で請求を認められているか、顧客の請求書の1行として説明して違和感がないか、を考えてください。どれか1つでも「いいえ」なら、請求対象外です。

記録の仕組みは、どう設定しますか？

時間の記録表に、2つの列を加えます。請求可否（はい・いいえ）と理由です。理由の一覧は短くしてください。20個のコードを作っても、結局すべてが「その他」に入ってしまうからです。

請求対象外の顧客の仕事には、顧客名を書いてください。案件の手直しは、その案件に実際にかかったコストの一部であり、次の案件の価格を決めるときに必要になります。

記録の時点で各行に印を付けてください。それが手直しかどうかを一番よく分かっているのは、作業した本人です。列に名前を付けてあれば、スプレッドシートで月の請求可能時間の合計は =SUMIFS(Hours, Month, "2026-03", Billable, "Yes") で求められ、同じ式に Reason を加えれば、コードごとの合計が出ます。

具体例：1か月の数字を読む

以下は架空の例です。1時間€90で請求するコンサルタントが、3月に160時間を記録します。

最初に読むべきなのは、手直しとサービスの行です。合わせて12時間の顧客の仕事で、通常の単価なら€1,080に相当しますが、収益になりませんでした。請求可能時間しか記録していなければ、この数字は存在しません。

65%は、記録した時間に占める割合です。これは請求単価の算出にそのまま使えますが、稼働率とまったく同じ指標ではありません。稼働率は、通常、稼働可能な時間に対して計算されます。違いは、稼働率と請求可能時間のガイドで説明しています。

請求可能時間が値引き調整になるのは、いつですか？

請求可能時間が値引き調整になるのは、請求するつもりでいた時間を、より少なく請求すると決めたときです。請求対象外の時間は、もともと請求するつもりがなかったので、記録の上では両者を分けておきます。

その時間は請求可能のままにして、請求時に減額を値引き調整として記録します。こっそり請求対象外に付け替えると、記録表からは、その案件が超過したことが分からなくなります。それぞれの記録のしかたは、値引き調整と貸倒処理を参照してください。

数字を役に立たなくしてしまう誤り

• 請求可能時間だけを記録する。 請求書に必要なものは揃いますが、残りの時間については何も分かりません。
• 理由を「その他」にする。 月に1、2行を超えるなら、新しいコードが必要です。
• 請求対象外の時間をゼロにしようとする。 営業と研修は、事業を続けるために必要です。目指すのは、妥当な割合です。
• 数字を理由に人を責める。 そうすると、請求対象外の時間が請求可能として記録されたり、記録されなくなったりします。

ERPFlowで請求可能時間を分ける

ERPFlowには、現時点でタイマーもタイムシートもありません。タイムトラッキング（記録した時間を請求書に変換する機能を含む）は、ERPFlowで今後提供する予定です。プロジェクトのカードには、入力する作業時間の欄がありますが、請求可否のフラグも、理由コードも、担当者別のレポートもありません。

それでも、ボードを使って時間を分けられます。合計はボードごとに集計されるためです。請求できる作業は顧客に紐づけたボードに置き、営業、事務、研修、請求しない顧客の作業は、顧客に紐づけていない社内用のボードに置きます。顧客のページには、紐づけたボードごとの請求可能時間と、その合計が表示されます。

これはレポートではなく、運用上の取り決めです。カードの時間には日付がないため、ボードの合計から3月に何が起きたかは分かりません。上の具体例は、引き続きスプレッドシートで管理するものです。請求した時間は、誰かが請求書に入力して、はじめて存在します。