予算時間と実績時間の管理：固定料金のデザイン案件の場合

固定料金のデザイン案件で予算時間と実績時間を管理するには、作業を始める前に料金を段階ごとの予算時間に置き換え、その段階に時間を記録し、毎週、使った時間と各段階の完了割合を比べます。その差が早期の警告になります。対応できる時間のあるうちに気づけます。

固定料金を予算時間に置き換えるには？

固定料金を予算時間に置き換えるには、料金から外部費用を引いた額を平均の請求単価で割り、時間の一部を予備として残します。以下は架空の例で、デザインスタジオが外部費用なしで固定料金€24,000に合意し、チームの平均単価は1時間€80です。

€24,000÷€80＝300時間です。スタジオは10%、つまり30時間を予備として取り置き、残り270時間を割り振ります。

請求単価にはすでに利益率が含まれているため、300時間で計画どおりの利益が出ます。301時間目から、その利益を食い始めます。段階がRIBA Plan of Workに沿っているなら、RIBAの段階別報酬で配分を説明しています。固定料金で仕事をするマーケティング会社やコンサルタントでも、同じ方法が使えます。

毎週、何を比べますか？

使った時間と、各段階が実際にどこまで終わったかを比べます。使った時間だけでは、費やした量は分かっても、どこまで進んだかは分かりません。

同じ架空のプロジェクトの10週目は次のとおりです。

獲得時間は、予算に進捗率を掛けたものです。差異は獲得時間から実績時間を引いた値で、マイナスなら進捗に見合う以上の時間を使っています。

誤解を招くのは「設計の展開」の行です。80時間のうち74時間なので、予算を6時間下回っているように見えます。ところが進捗は75%にすぎず、実際は14時間の遅れです。段階の責任者に進捗率を聞き、使った時間ではなく、残りの作業量で判断してもらってください。使った時間で見ると、実際より良く見えます。

プロジェクトがどこで終わるかを予測するには？

完了時点の予測は2通りあり、実際は通常その間になります。

最良のケースなら300時間以内に収まり、予備が5時間残ります。傾向どおりなら、料金全体を22時間超過します。1時間€80とすると、誰も支払ってくれない時間が€1,760分です。10週目の時点なら、まだ知る価値があります。予算上の141時間分の作業が残っているからです。

実績時間が予算を超えそうなときはどうしますか？

原因ごとに対応が違うので、まず原因を特定します。

顧客の都合による変更の場合は、着手する前に次のメールを送ります。

3月12日にご依頼いただいたレイアウトの変更は、合意したブリーフの範囲外です。約16時間かかり、1時間€80で€1,280（VAT別）になります。メールでご確認いただければ、別の段階として追加します。

プロジェクトが終わったら何をしますか？

プロジェクトが終わったら、各段階の最終的な時間を予算の隣に書き、その表を残します。何件か積み重ねれば、どんな経験則よりも役に立つものが手に入ります。コンセプトの段階は60時間ではなく、70時間かかるのだと分かります。

その数字があるから、次の固定料金を安心して見積もれます。続きは、一括払いと時間単価の料金と過去の時間から報酬提案書を作る方法で説明しています。

ERPFlowで固定料金のプロジェクトを管理するには？

ERPFlowにはプロジェクトの予算も、単価も、プロジェクト別の原価計算や収益性もないため、差異を表示することも、超過を警告することもできません。現在、タイマーもタイムシートもありません。タイムトラッキング（記録した時間を請求書に変換する機能を含む）は、今後提供する予定です。

現在できることは次のとおりです。

• プロジェクト：案件ごとにプロジェクトのボードを1つ用意して顧客にリンクし、段階ごとにカードを1枚作ります。予算はタイトルに入れます。たとえば「コンセプト（予算60時間）」です。
• 時間：各カードの作業時間に入力します。ボードの一覧には、プロジェクトの合計が表示されます。担当者別の内訳はなく、時間に日付も付きません。
• 比較：差異の表はスプレッドシートで管理します。カードのCSVエクスポートには、カードごとの作業時間が整数の分で、プロジェクト名とともに含まれるので、入力し直す必要はありません。
• 料金：固定料金は見積書に載せ、段階ごとに請求書に変換します。変換のたびに見積書全体の新しい下書きが作られるので、その段階の分まで編集して減らします。請求書は関連書類でプロジェクトにリンクします。