最終更新：2026年11月6日
他の情報源のルールや数値は2026年11月6日に確認しました。変更されることがあるため、利用前に必ず情報源で確認してください。
一般的な情報であり、税務・法律上の助言ではありません。ルールは国や状況によって異なります。税務や法律に関わる内容は、税理士などにご確認ください。
プロジェクト型の会社のタイムシートの方針には、誰が作業時間を記録するか、どの単位か、いつまでか、どのコードに対してか、誰が承認するか、誤りをどう直すかを書きます。1ページに収まります。以下の例はそのままコピーできます。括弧の言葉を書き換え、労働時間に関する点は自国の法律と照らし合わせてください。
タイムシートの方針には何を定めるべきですか？
タイムシートの方針には、定めておかなければ人によって違う判断になることを定めます。次の初期値は、5〜20人ほどの会社に向いており、後の例でもこれを使っています。
| 判断すること | 妥当な初期値 |
|---|---|
| 誰が記録するか | 取締役を含む全員 |
| 単位 | 15分。顧客の契約が求める場合は6分 |
| 記録する時期 | 毎日 |
| 提出する時期 | 翌週の最初の営業日の10:00 |
| 承認者 | 1人につき指名した承認者1人 |
| 承認後の変更 | 理由を記録した場合のみ |
作業時間を記録すること自体にまだ理解を得ている段階なら、まずチーム全員が作業時間を記録すべき理由をお読みください。
そのまま使えるタイムシートの方針の例
このタイムシートの方針の例は、架空の会社向けに書かれています。括弧を置き換え、当てはまらない部分を削除し、公開する前に雇用法に詳しい人に読んでもらってください。
1. 適用範囲。 取締役とパートタイムのスタッフを含め、[会社名]で働くすべての人に適用します。当社に時間単位で請求する業務委託者は、第3条から第6条に従います。
2. 記録するもの。 請求の対象かどうかにかかわらず、働いたすべての時間を、プロジェクトコードまたは社内コードに対して記録します。働いたなら記録します。契約上の労働時間を超えた時間も含みます。
3. 記録の方法。 15分単位に最も近い時間で記録します。各行には、コード、作業、時間を入れます。目標に合わせて1日の時間を切り上げたり切り捨てたりしないでください。
4. 説明。 請求対象の行には、顧客が読んでもわかる内容を書きます。「図面」ではなく、「顧客のコメントを受けた2階の配置の修正」のように書きます。
5. 期限。 毎日記録します。1週間分は、翌週の最初の営業日の10:00までに提出します。不在になる場合は、出発前に提出します。
6. 社内コード。 ADMIN、SALES、TRAINING、LEAVEを使います。新しいコードを追加する前に、[名前]に相談してください。社内の作業を顧客のコードに入れてはいけません。
7. 時間外労働。 時間外労働は、働く前に上長と合意します。それでも発生した場合は記録します。合意されていない時間も、働いた時間です。
8. 承認。 [承認者]が、[曜日]の終わりまでにタイムシートを確認します。差し戻された場合は、理由がメモに書かれます。修正し、1営業日以内に再提出してください。
9. 訂正。 提出するまでは、自分の行を自由に変更できます。承認後は、[承認者]に依頼します。変更前の数字、変更後の数字、理由、日付を記録し、本人に知らせずに時間を変更することはありません。
10. タイムシートの使い道。 顧客への請求、プロジェクトの原価計算と価格設定、作業量の計画、労働時間の記録の保管に使います。承認者、プロジェクトリーダー、[経理]があなたの時間を見られます。[期間]の間、保管します。1日の1分1分の使い方を見張るためには使いません。
11. 提出の遅れ。 当日中にリマインドします。遅れが繰り返される場合は、上長が対応します。タイムシートの提出が遅れても、給与の支払いは止まりません。
承認と訂正の条項はそれ自体が1つのプロセスであり、毎週の運用の仕方は、タイムシートの承認プロセスで解説しています。
タイムシートと労働時間の記録は同じですか？
タイムシートが自動的に労働時間の記録になるわけではありませんが、そうなるように設計すれば、1つの書類で両方の役割を果たせます。
EUでは、 欧州連合司法裁判所がCase C-55/18、CCOO対ドイツ銀行（2019年5月14日）で、加盟国は雇用主に、各労働者が毎日働く時間を測定する「客観的で、信頼でき、アクセスしやすい仕組み」を整備させなければならないと判断しました。その仕組みの形式は加盟国が決めるため、詳細は国内法にあります。
英国のグレートブリテン島では、 1998年労働時間規則の第9条が、労働時間の上限を守っていることを示すのに十分な記録を2年間保管するよう求めています。2024年1月1日以降、雇用主は、記録しなくても遵守を示せるなら、各労働者の1日の時間を記録する必要はありません。
実務上の基準は単純です。プロジェクトのタイムシートが労働時間の記録になるのは、誰にも請求されない時間外労働も含め、実際に働いたすべての時間を記録している場合だけです。1日8時間で上限をつけたシートや、契約時間が事前に入力されたシートは、この基準を満たしません。そのために、第2条は、すべてを記録するよう定めています。
タイムシートはGDPRの個人データでもあります。スタッフには、なぜ時間を収集するのか、誰が見るのか、どのくらい保管するのかを伝える必要があり、それが第10条の目的です。保管期間は目的によって異なります。税務や顧客との契約に関する規則は、労働時間の規則より長くなりうるため、その括弧を埋める前に会計士に相談してください。
タイムシートの方針はどのくらい厳格にすべきですか？
タイムシートの方針は、請求に必要な程度に厳格にし、それ以上にはしません。顧客に時間を送る会社は、自社の案件の原価だけを計算する会社より、1行あたりはるかに詳しい内容が必要です。
| 請求の方法 | 単位 | 行の詳細 | 理由 |
|---|---|---|---|
| 時間制で、顧客が時間を見る | 6分または15分 | 顧客が読める内容 | タイムシートが請求書の裏づけになる |
| 段階ごとの固定料金 | 15分または30分 | 段階と作業 | 説明文ではなく、段階ごとの原価が必要 |
| 月額のリテーナー | 15分 | 顧客と作業 | 料金に含まれる範囲と時間を照らし合わせる |
| これらの組み合わせ | そのうち最も厳しいものを全員に | 顧客が読める内容 | 人は案件ごとに習慣を変えない |
単位については、請求単位の換算表が、それぞれの選択が請求書に与える影響を示しています。請求のモデルについては、コンサルタントの時間制とリテーナー請求をご覧ください。
タイムシートの方針で最も問題になる間違いは何ですか？
タイムシートの方針で最も問題になる間違いは、誰も気づかないうちに数字を誤らせるものです。
- 取締役を免除する。 その時間は会社で最も高くつくことが多く、ほかの全員が免除に気づきます。
- 「タイムシートがなければ給与なし」。 効果的な抑止に思えますが、多くの国では法的な問題です。タイムシートは催促し、賃金は支払ってください。
- コードが40個ある。 人は近そうに見える最初のものを選ぶので、レポートは意味を持たなくなります。コードを足すのは、それが変える判断を挙げられるときだけです。
- 超過を不正行為として扱う。 人は時間を削って応じ、以降の案件の原価は誤ったものになります。超過は、見積もりに関する情報です。
- 誰も運用しない方針。 タイムシートが1か月読まれなければ、会社は人々に、それが重要でないと伝えたことになります。シンプルなチーム用タイムシートのテンプレートを使い、毎週確認してください。
ERPFlowと並行してタイムシートの方針を運用する
ERPFlowには、現時点でタイマーもタイムシートもありません。記録した時間を請求書に変換する機能を含むタイムトラッキングは、ERPFlowで今後提供する予定です（ロードマップ）。ERPFlowにはタイムシートの承認もないため、この方針は表計算ソフトで運用し、特定のソフトウェアには依存しません。
ERPFlowには、これと並ぶ機能がいくつかあります。プロジェクトのカードには、時間と分で入力する作業時間の欄があり、プロジェクトごと、顧客ごとに合計されますが、誰が、いつ使った時間かは記録されません。休暇は休暇の申請と承認を扱うため、LEAVEの行を承認済みの申請と照らし合わせて確認できます。ブックマークを使えば、方針へのリンクを置く共有の場所をチームに用意できます。請求する時間は、自分で入力した数量と単価として請求書に載せます。