आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
यह सामान्य जानकारी है, टैक्स या कानूनी सलाह नहीं। नियम आपके देश और आपकी स्थिति पर निर्भर करते हैं, इसलिए टैक्स या कानून से जुड़ी किसी भी बात को अपने अकाउंटेंट से जाँच लें।
प्रोफ़ेशनल सेवाओं का इनवॉइस बनाने के लिए अपने एंगेजमेंट लेटर की शर्तों के हिसाब से बिल करें और काम का विवरण ऐसे लिखें कि ग्राहक आपको फ़ोन किए बिना उसे मंज़ूर कर सके: कौन-सी अवधि, क्या किया गया, घंटे और रेट या तय फ़ीस, खर्च और डिस्बर्समेंट अपनी अलग लाइनों में, फिर VAT, कुल रकम और नियत तारीख।
ग्राहक डिलीवर हुआ पैलेट गिन सकता है। सलाह कोई नहीं गिन सकता, इसलिए इनवॉइस को उसे दिखाना पड़ता है। यही कंसल्टेंसी, लॉ फ़र्म, अकाउंटेंट या एजेंसी के बिल को आम बिल से अलग करता है। सामान्य चरण ग्राहकों को इनवॉइस कैसे भेजें में हैं।
हर फ़ीस व्यवस्था का इनवॉइस कैसे बनाएँ?
हर फ़ीस व्यवस्था का इनवॉइस ऐसे बनाएँ कि लाइन वही दोहराए जो एंगेजमेंट लेटर में वादा किया गया था, हो सके तो उन्हीं शब्दों में।
| फ़ीस का आधार | लाइन में क्या लिखें | कब भेजें | आगे पढ़ें |
|---|---|---|---|
| घंटे के हिसाब से | कौन या कौन-सी भूमिका, अवधि, घंटे, रेट | हर महीने, या तय चरणों पर | घंटों को इनवॉइस में बदलना |
| तय फ़ीस | डिलीवरेबल, और तय फ़ीस का संदर्भ | एंगेजमेंट लेटर में तय चरणों पर | एकमुश्त राशि बनाम घंटे |
| रिटेनर | कौन-सा महीना और तय दायरा | हर महीने उसी तारीख को, अक्सर पहले से | मासिक रिटेनर |
| चरण या माइलस्टोन | चरण का नाम, रकम, अब तक का कुल | जब चरण पूरा हो | चरणबद्ध बिलिंग |
| सीमा वाला घंटे का बिल | घंटे जैसा ही, साथ में इस्तेमाल हुई और बची हुई सीमा | हर महीने | घंटे बनाम रिटेनर |
अगर आपने फ़ीस का आधार लिखकर नहीं रखा है, तो इनवॉइस ठीक करने से पहले वह ठीक करें। एंगेजमेंट लेटर का फ़ीस वाला हिस्सा बताता है कि उसमें क्या रखना है।
प्रोफ़ेशनल सेवाओं के इनवॉइस में कितना ब्योरा होना चाहिए?
प्रोफ़ेशनल सेवाओं के इनवॉइस में इतना ब्योरा चाहिए कि सेवा और उसका दायरा पहचाना जा सके, और क़ानून भी यही माँगता है। EU VAT Directive का Article 226(6) "the extent and nature of the services rendered" (यानी दी गई सेवाओं का दायरा और प्रकृति) माँगता है। HMRC की VAT गाइड उन्हें पहचानने लायक विवरण माँगती है, और कहती है कि सेवा का इकाई मूल्य घंटे का रेट या किसी मानक सेवा की कीमत हो सकता है।
| बहुत अस्पष्ट | काफ़ी साफ़ |
|---|---|
| कंसल्टिंग सेवाएँ | सप्लाई-चेन समीक्षा, चरण 2: साइट विज़िट और रिपोर्ट, 2 से 27 मार्च 2026 |
| क़ानूनी काम | लीज़ नवीनीकरण, 12 Mill Road: बातचीत और मसौदा, 12.5 घंटे €140 पर |
| मासिक फ़ीस | बुककीपिंग और VAT रिटर्न की तैयारी, मार्च 2026, तय मासिक फ़ीस |
गोपनीयता का ध्यान रखें। इनवॉइस एक अकाउंट्स टीम से गुज़रता है जिसे किसी बर्ख़ास्तगी या विवाद के बारे में जानने की ज़रूरत नहीं। संवेदनशील काम के लिए लाइन तटस्थ रखें ("रोज़गार संबंधी सलाह, मार्च 2026, 6 घंटे") और विस्तृत ब्योरा अपने संपर्क को अलग से भेजें।
एक हल किया हुआ उदाहरण: फ़ीस, घंटे, एक खर्च और एक डिस्बर्समेंट
यह एक काल्पनिक उदाहरण है: एक छोटी कंसल्टेंसी मार्च के लिए ग्राहक को बिल करती है, उदाहरण के लिए 20% VAT के साथ।
| लाइन | मात्रा | रेट | नेट | VAT 20% |
|---|---|---|---|---|
| चरण 1 डिस्कवरी, 3 मार्च के एंगेजमेंट लेटर के अनुसार तय फ़ीस | 1 | €3,000.00 | €3,000.00 | €600.00 |
| सीनियर कंसल्टेंट, 2 से 27 मार्च | 12.5 घंटे | €140.00 | €1,750.00 | €350.00 |
| कंसल्टेंट, 2 से 27 मार्च | 20 घंटे | €95.00 | €1,900.00 | €380.00 |
| ग्राहक की साइट तक ट्रेन, लागत पर दोबारा बिल | 1 | €85.00 | €85.00 | €17.00 |
| उप-योग | €6,735.00 | €1,347.00 | ||
| ग्राहक की ओर से चुकाई गई ज़मीन रजिस्ट्री खोज फ़ीस (डिस्बर्समेंट) | 1 | €120.00 | €120.00 | कोई नहीं |
| कुल देय | €8,202.00 |
कुल रकम €6,735 है, उस पर €1,347 VAT, और साथ में €120 का डिस्बर्समेंट।
आख़िरी दो लाइनों में फ़र्में ग़लती करती हैं। आपकी ट्रेन का किराया आपका अपना काम करने की लागत है, इसलिए वह आपकी कीमत का हिस्सा है और उस पर VAT लगता है, चाहे आप इनवॉइस पर उसे कुछ भी कहें। HMRC कहता है कि उसकी शर्तें आमतौर पर सलाहकार की अपनी यात्रा, फ़ोन और डाक को डिस्बर्समेंट गिने जाने से रोकती हैं (ऊपर की गाइड का पैराग्राफ़ 25.1, और लागत और डिस्बर्समेंट पर उसकी गाइड)।
असली डिस्बर्समेंट अलग होता है। आपने ग्राहक के एजेंट के रूप में भुगतान किया, ग्राहक को वह चीज़ मिली और उसने उसका इस्तेमाल किया, और आप ठीक वही रकम आगे डालते हैं। EU में आधार VAT Directive का Article 79(c) है, जो असली रकम का सबूत भी माँगता है और आपको उस पर लगे किसी भी VAT की कटौती से रोकता है। प्रतिपूर्ति योग्य खर्चों और डिस्बर्समेंट पर VAT इन कसौटियों से गुज़रती है।
प्रोफ़ेशनल सेवाओं का बिल कितनी बार बनाना चाहिए?
घंटों के हिसाब से बिल होने वाली प्रोफ़ेशनल सेवाओं के लिए हर महीना सबसे सुरक्षित डिफ़ॉल्ट है, क्योंकि हाल के काम का छोटा बिल पढ़ा और चुकाया जाता है, जबकि पाँच महीने के बिल पर मोल-भाव होता है। इसका मतलब यह भी है कि कोई समस्या पाँच महीने की फ़ीस के बाद नहीं, एक महीने की फ़ीस के बाद ही सामने आ जाती है।
जो भी लय चुनें, हर इनवॉइस पर अवधि लिखें। Article 226(7) आपूर्ति की तारीख माँगता है जहाँ वह जारी करने की तारीख से अलग हो, और "1 से 31 मार्च 2026" उसका और ग्राहक के पहले सवाल का जवाब एक साथ दे देता है।
जो काम आपने कर लिया पर अभी बिल नहीं किया, वह ऐसा पैसा है जो आप उधार दे रहे हैं। WIP रिपोर्ट दिखाती है कि वह कितना है। अगर आप काम शुरू करने से पहले खाते के रूप में पैसा लेते हैं, तो उसे बिल करने के लिए एडवांस और अंतिम भुगतान के इनवॉइस देखें, और अगर आप ग्राहक का पैसा रखते हैं तो आपके नियामक के नियम पहले आते हैं।
छूट या घटाए गए घंटे कैसे दिखाएँ?
घटाए गए घंटों को चुपचाप कम घंटे बिल करने के बजाय साफ़ दिखने वाली छूट के रूप में दिखाएँ, क्योंकि तब ग्राहक काम और रियायत, दोनों देखता है। अगर छूट इकाई मूल्य में पहले से शामिल नहीं है, तो Article 226(8) वैसे भी उसे दिखाने को कहता है।
यह एक काल्पनिक उदाहरण है। एक कंसल्टेंट ने €95 के हिसाब से 40 घंटे काम किया और 34 घंटे के पैसे लेने का फ़ैसला करता है।
| लाइन | रकम |
|---|---|
| कंसल्टेंट, मार्च, 40 घंटे €95.00 पर | €3,800.00 |
| छूट, 15%, 2 अप्रैल को J. Smith के साथ तय | −€570.00 |
| नेट | €3,230.00 |
वह €3,230 ठीक €95 पर 34 घंटे है, और अगले महीने के बजट की बातचीत असली संख्या से शुरू होती है। हमारी राइट-डाउन और राइट-ऑफ़ गाइड दोनों का फ़र्क़ बताती है।
बिल ग्राहक को चौंकाए नहीं, इसके लिए क्या करें?
बिल ग्राहक को न चौंकाए, इसके लिए उसके खोलने से पहले बता दें कि उसमें क्या है। तीन पंक्तियों का कवर नोट ज़्यादातर काम कर देता है, और इनवॉइस ईमेल टेम्पलेट में और रूप हैं:
मार्च के लिए इनवॉइस INV-2026-0088 संलग्न है: €8,202.00, 14 अप्रैल तक देय। इसमें समीक्षा के चरण 1 की तय फ़ीस और तय रेट पर 32.5 घंटे का आगे का काम शामिल है, जो हमारी चर्चा वाले 40 घंटे के अनुमान के भीतर है। तारीख़ के अनुसार घंटे संलग्न सारांश में हैं।
अगर बिल अनुमान से ऊपर जाने वाला है, तो पहले फ़ोन करें। जो ग्राहक आपसे ही अनुमान से ज़्यादा होने की बात सुनता है, वह आमतौर पर उस पर बात करता है। जो उसे इनवॉइस में देखता है, वह आमतौर पर आपत्ति करता है।
ERPFlow में प्रोफ़ेशनल सेवाओं का इनवॉइस बनाना
ERPFlow में टाइमर या टाइमशीट नहीं है। घंटों का काम इनवॉइस पर रेट और मात्रा लिखकर बिल किया जाता है, आमतौर पर किसी सेवा से जिसमें रेट और टैक्स रखा होता है। टाइम ट्रैकिंग, ट्रैक किए गए समय को इनवॉइस में बदलने सहित, जल्द आ रहा है।
फ़िलहाल अपना समय-रिकॉर्ड वहीं रखें जहाँ आज रखते हैं और कुल घंटे टाइप कर दें। प्रोजेक्ट किसी ग्राहक और उसके कोट्स व इनवॉइस से जुड़ सकता है, और हर कार्ड में लगा समय का फ़ील्ड है जो घंटे और मिनट में टाइप होता है और प्रोजेक्ट व ग्राहक के हिसाब से जुड़ता है। वह कुल इनवॉइस की लाइनें नहीं बनता, और हर व्यक्ति के हिसाब से कोई रिपोर्ट नहीं है।
ऊपर के उदाहरण वाला इनवॉइस जैसा है वैसा ही काम करता है। हर लाइन की अपनी मात्रा, कीमत, वैकल्पिक छूट और टैक्स दर होती है, इसलिए फ़ीस की लाइनों पर VAT लग सकता है जबकि डिस्बर्समेंट की लाइन पर कोई नहीं। समय का सारांश इनवॉइस के अटैचमेंट कार्ड पर लग सकता है, पर ईमेल सिर्फ़ इनवॉइस PDF ले जाता है, इसलिए सारांश आप ख़ुद भेजते हैं। रिटेनर आवर्ती इनवॉइस के रूप में चल सकते हैं, जो तय समय पर ग्राहक को बिल करते हैं और पैसा कभी वसूल नहीं करते।
प्रोजेक्ट में रेट, बजट, कॉस्टिंग या मुनाफ़ा नहीं है, और ERPFlow में WIP रिपोर्ट नहीं है। खर्च ग्राहकों या कामों से जुड़े नहीं होते, इसलिए दोबारा बिल करना इनवॉइस पर टाइप की गई एक लाइन है।