आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
दूसरे स्रोतों के नियम और आँकड़े 6 नवंबर 2026 को जाँचे गए। ये बदलते रहते हैं, इसलिए भरोसा करने से पहले स्रोत से पुष्टि कर लें।
यह सामान्य जानकारी है, टैक्स या कानूनी सलाह नहीं। नियम आपके देश और आपकी स्थिति पर निर्भर करते हैं, इसलिए टैक्स या कानून से जुड़ी किसी भी बात को अपने अकाउंटेंट से जाँच लें।
स्टाफ़िंग एजेंसियाँ अस्थायी कर्मचारियों के लिए ग्राहकों को हर हफ़्ते या पखवाड़े इनवॉइस करती हैं, मंज़ूर टाइमशीट के घंटों को तय बिल रेट से गुणा करके। रिक्रूटमेंट एजेंसियाँ एक बार की प्लेसमेंट फ़ीस इनवॉइस करती हैं, आम तौर पर उम्मीदवार के वेतन का एक प्रतिशत, जब उम्मीदवार ऑफ़र स्वीकार करे या काम शुरू करे। रिटेन्ड सर्च का बिल किस्तों में बनता है जैसे-जैसे सर्च आगे बढ़ती है।
हर तरह की एजेंसी कौन-सा इनवॉइस भेजती है?
हर तरह की एजेंसी अलग चीज़ का बिल बनाती है, इसलिए इनवॉइस, उसका समय और उसके पीछे का सबूत सब बदल जाते हैं।
| मॉडल | किसका बिल बनता है | कब | रकम | सबूत |
|---|---|---|---|---|
| टेम्पररी स्टाफ़िंग | सप्लाई किए गए कर्मचारी | हर हफ़्ते या पखवाड़े | मंज़ूर घंटे × बिल रेट | मंज़ूर टाइमशीट |
| कंटिन्जेंट रिक्रूटमेंट | एक प्लेसमेंट | जब टर्म्स कहें, अक्सर स्वीकृति या शुरुआत पर | वेतन का प्रतिशत, या तय फ़ीस | ऑफ़र और शुरू होने की तारीख़ |
| रिटेन्ड सर्च | एक सर्च | तय चरणों पर | किस्तों में बँटी फ़ीस | पहुँचा हुआ चरण |
| टेम्प से स्थायी | ग्राहक की पेरोल पर जाने वाला कर्मचारी | स्थायी नियुक्ति पर | अनुबंध में लिखी ट्रांसफ़र फ़ीस | अनुबंध और शुरू होने की तारीख़ |
टेम्प स्टाफ़िंग इनवॉइस कैसे काम करता है?
टेम्प स्टाफ़िंग इनवॉइस तय बिल रेट पर मंज़ूर घंटों का शुल्क लेता है, लाइन-दर-लाइन, एक बताए गए हफ़्ते के लिए। यह एक काल्पनिक उदाहरण है, एक वेयरहाउस ग्राहक का साप्ताहिक इनवॉइस, 20% VAT के साथ।
| लाइन | सप्ताह का अंत | घंटे | बिल रेट | नेट |
|---|---|---|---|---|
| वेयरहाउस ऑपरेटिव, कर्मचारी A | 8 नवंबर 2026 | 40 | €24.00 | €960.00 |
| वेयरहाउस ऑपरेटिव, कर्मचारी B | 8 नवंबर 2026 | 38 | €24.00 | €912.00 |
| वेयरहाउस ऑपरेटिव, कर्मचारी C | 8 नवंबर 2026 | 40 | €24.00 | €960.00 |
| ओवरटाइम, कर्मचारी C | 8 नवंबर 2026 | 6 | €36.00 | €216.00 |
| नेट | €3,048.00 | |||
| 20% पर VAT | €609.60 | |||
| कुल | €3,657.60 |
ऐसे इनवॉइस का भुगतान आसान इसलिए होता है कि उनके पीछे संदर्भों की कड़ी होती है: ग्राहक का परचेज़ ऑर्डर या कॉस्ट सेंटर, सप्ताह के अंत की तारीख़, और हर लाइन के पीछे एक मंज़ूर टाइमशीट। अगर ग्राहक ने घंटे मंज़ूर किए हैं, तो बहस की गुंजाइश कम रहती है। अगर नहीं किए, तो इनवॉइस लौट आएगा। टीम टाइमशीट टेम्पलेट आपको ऐसा लेआउट देता है जो इस तरह की लाइन तैयार करे।
बड़े ग्राहक यह प्रक्रिया वेंडर मैनेजमेंट सिस्टम से ख़ुद चला सकते हैं, कभी-कभी सेल्फ़-बिलिंग के साथ, जिसमें ग्राहक आपके नाम से इनवॉइस बनाता है। VAT Directive का अनुच्छेद 224 इसकी अनुमति पूर्व सहमति और हर इनवॉइस को स्वीकार करने की प्रक्रिया के साथ देता है, और इनवॉइस पर "Self-billing" शब्द होने चाहिए (अनुच्छेद 226(10a))।
मार्कअप और मार्जिन में क्या फ़र्क़ है?
मार्कअप बिल रेट को कर्मचारी के वेतन से मापता है, जबकि मार्जिन बचे हुए को बिल रेट से मापता है, और जब एजेंसियाँ एक कहकर दूसरा मतलब रखती हैं तो वह ग़लत कीमत तय होने का आम कारण बनता है।
उसी €24 के बिल रेट के लिए काल्पनिक आँकड़ों के साथ:
| प्रति घंटा | |
|---|---|
| वेतन रेट | €15.00 |
| नियोक्ता की ऑन-कॉस्ट (टैक्स, छुट्टी का वेतन आदि; ये देश के हिसाब से बदलती हैं) | €3.00 |
| कुल लागत | €18.00 |
| बिल रेट | €24.00 |
| ग्रॉस प्रॉफ़िट | €6.00 |
| वेतन पर मार्कअप (€9 ÷ €15) | 60% |
| ग्रॉस मार्जिन (€6 ÷ €24) | 25% |
60% मार्कअप उदार सुनाई देता है। इससे आपके दफ़्तर, आपके कंसल्टेंटों और देर से भुगतान करने वाले किसी भी ग्राहक के लिए प्रति घंटे €6 बचते हैं। अस्थायी स्टाफ़िंग में एक कैश गैप भी होता है जो रिक्रूटमेंट फ़ीस में नहीं होता: 30 दिन की शर्तों पर पहला ग्राहक भुगतान आने से पहले आप चार-पाँच साप्ताहिक पेरोल चुका सकते हैं। अपनी भुगतान की शर्तें इसे ध्यान में रखकर तय करें।
प्लेसमेंट फ़ीस इनवॉइस कैसे काम करता है?
प्लेसमेंट फ़ीस इनवॉइस एक सफल नियुक्ति का एक बार शुल्क लेता है, आम तौर पर उम्मीदवार के तय वेतन के प्रतिशत के रूप में। फ़ीस का स्तर आपकी टर्म्स ऑफ़ बिज़नेस का व्यावसायिक मामला है, इसलिए नीचे के आँकड़े काल्पनिक हैं।
€48,000 के वेतन पर 20% फ़ीस €9,600 है, साथ में 20% VAT के €1,920, कुल €11,520। "वेतन" की परिभाषा ज़रूरत पड़ने से पहले अपनी टर्म्स में तय करें: उसमें बोनस, कमीशन या कार भत्ता शामिल है या नहीं, इससे फ़ीस आपके बातचीत से तय प्रतिशत से ज़्यादा बदल सकती है।
प्लेसमेंट फ़ीस: ऑपरेशंस मैनेजर, उम्मीदवार J. Example, शुरू होने की तारीख़ 1 फ़रवरी 2027। 5 अक्टूबर 2026 की टर्म्स ऑफ़ बिज़नेस के अनुसार, पहले साल के तय बेस वेतन €48,000 का 20%। रिबेट की शर्तें: क्लॉज़ 7।
रिबेट। कई टर्म्स में नियुक्त व्यक्ति जल्दी छोड़ दे तो फ़ीस का हिस्सा लौटाया जाता है। उसी €9,600 की फ़ीस पर एक काल्पनिक घटती हुई सीढ़ी यह है।
| उम्मीदवार कब छोड़ता है | रिबेट | क्रेडिट की गई नेट रकम | 20% VAT के साथ |
|---|---|---|---|
| सप्ताह 1 से 4 | 100% | €9,600 | €11,520 |
| सप्ताह 5 से 8 | 50% | €4,800 | €5,760 |
| सप्ताह 9 से 12 | 25% | €2,400 | €2,880 |
| सप्ताह 12 के बाद | कोई नहीं | €0 | €0 |
रिबेट आपके जारी किए इनवॉइस को घटाता है, इसलिए वह आम तौर पर मूल इनवॉइस में बदलाव की जगह क्रेडिट नोट पर जाता है।
रिटेन्ड सर्च। रिटेन्ड फ़ीस सर्च के दौरान बँटती है। एक काल्पनिक उदाहरण के रूप में, €75,000 के वेतन का 30% €22,500 है, जो €7,500 की तीन किस्तों में बिल होता है: एंगेजमेंट पर, शॉर्टलिस्ट पर और प्लेसमेंट पर। तरीक़ा चरणबद्ध बिलिंग का ही है, प्रोजेक्ट की जगह एक सर्च के साथ।
एजेंसी के इनवॉइस पर कौन-सा VAT लागू होता है?
एजेंसी के इनवॉइस पर VAT इस पर निर्भर करता है कि एजेंसी कर्मचारी को सप्लाई करती है या सिर्फ़ उसका परिचय कराती है। HMRC यह रेखा VAT Notice 700/34 में साफ़ खींचता है:
- प्रिंसिपल के रूप में स्टाफ़ सप्लाई करना: VAT पूरे शुल्क पर देय है, जिसमें ग्राहक से वसूली गई स्टाफ़ लागत भी शामिल है (पैराग्राफ़ 2.3)। ऊपर के इनवॉइस में यह पूरे €3,048 पर VAT है, एजेंसी के मार्जिन पर नहीं।
- एजेंट के रूप में काम करना, ऐसे कर्मचारी का परिचय कराना जो ग्राहक से सीधे अनुबंध करता है: यह परिचय सेवा है, और VAT एजेंसी के शुल्क पर देय है (पैराग्राफ़ 5.1.2)।
पूरे शुल्क पर VAT का बोझ उन ग्राहकों पर पड़ता है जो उसे वापस नहीं ले सकते, इसलिए उनके साथ इस बातचीत के लिए तैयार रहें। दूसरे देश अपने जवाब पर पहुँचते हैं, इसलिए अपने देश का नियम जाँचें। विदेश के ग्राहकों के लिए EU ग्राहकों को इनवॉइस करने की गाइड देखें।
एजेंसी-कर्मचारी के कौन-से नियम इनवॉइस पर असर डालते हैं?
एजेंसी-कर्मचारी के नियम इनवॉइस पर मुख्य रूप से बिल रेट और ट्रांसफ़र फ़ीस के ज़रिए असर डालते हैं। नियम देश के हिसाब से बदलते हैं और बदलते रहते हैं, इसलिए इन्हें ऐसे संकेत मानें जिन्हें किसी सलाहकार से जाँचना है।
- समान व्यवहार: EU में Directive 2008/104/EC, अनुच्छेद 5 कहता है कि टेम्प की बुनियादी कामकाजी और रोज़गार शर्तें कम से कम वही होनी चाहिए जो सीधे भर्ती होने पर उन्हें मिलतीं, और राष्ट्रीय क़ानून इसे अलग-अलग तरह से लागू करते हैं। UK में बराबर का अधिकार उसी ग्राहक के साथ उसी भूमिका में 12 लगातार कैलेंडर हफ़्तों के बाद शुरू होता है। अगर उस बिंदु पर वेतन बढ़ता है, तो आपकी टर्म्स में बिल रेट को उसके साथ बढ़ने देना शामिल होना चाहिए।
- स्थायी नौकरी में जाना: EU क़ानून ऐसी क्लॉज़ को अमान्य करता है जो असाइनमेंट के बाद ग्राहक को टेम्प को नौकरी देने से रोकती हैं, साथ ही एजेंसी को अपनी सेवाओं के लिए उचित भरपाई की अनुमति देता है (अनुच्छेद 6(2))। UK में ट्रांसफ़र फ़ीस केवल तय शर्तों के तहत ली जा सकती है, और फ़ीस ग्राहक के साथ आपके अनुबंध में होनी चाहिए।
- कर्मचारियों से शुल्क लेना: उसी Directive का अनुच्छेद 6(3) एजेंसियों को ग्राहक द्वारा कर्मचारियों की भर्ती करवाने के लिए उनसे शुल्क लेने से रोकता है।
- लाइसेंसिंग: कुछ देशों और क्षेत्रों में एजेंसी के पास लाइसेंस होना ज़रूरी है। किसी नए देश के ग्राहक को बिल करने से पहले जाँच लें।
UK सरकार इस ढाँचे में बदलावों पर परामर्श कर रही है, इसलिए वहाँ की मौजूदा स्थिति जाँचें।
ERPFlow में स्टाफ़िंग और रिक्रूटमेंट ग्राहकों को इनवॉइस करना
ERPFlow में आज कोई टाइमर या टाइमशीट नहीं है। टाइम ट्रैकिंग, ट्रैक किए गए समय को इनवॉइस में बदलने सहित, जल्द आ रहा है। उसमें पेरोल, शिफ़्ट शेड्यूलिंग या उम्मीदवार ट्रैकिंग नहीं है, इसलिए वह इनवॉइस सँभालता है, प्लेसमेंट नहीं।
- रेट: हर भूमिका को यूनिट
hrऔर उसके बिल रेट के साथ एक सेवा के रूप में जोड़ें। जो रेट ग्राहकों के बीच अलग हैं, उन्हें लाइन पर ऊपर से लिखा जाता है। - साप्ताहिक इनवॉइस: मंज़ूर घंटे इनवॉइस की लाइन पर मात्रा के रूप में लिखें, और विवरण में सप्ताह और कर्मचारी डालें। डुप्लिकेट करें पिछले हफ़्ते के इनवॉइस को नए ड्राफ़्ट में कॉपी करता है, जिससे लाइनें दोबारा नहीं लिखनी पड़तीं। आवर्ती इनवॉइस यहाँ फ़िट नहीं बैठता, क्योंकि उसकी लाइनें हर बार एक जैसी रहती हैं।
- संदर्भ: ऑर्डर संख्या फ़ील्ड ग्राहक का परचेज़ ऑर्डर रखता है, और वह PDF पर छपता है।
- सबूत के तौर पर टाइमशीट: मंज़ूर टाइमशीट को इनवॉइस से जोड़ें। अटैचमेंट आपके रिकॉर्ड पर रहते हैं और इनवॉइस के साथ ईमेल नहीं होते, इसलिए ग्राहक चाहे तो टाइमशीट अलग से भेजें।
- प्लेसमेंट फ़ीस: इनवॉइस पर एक लाइन, विवरण में ऊपर वाली वर्डिंग के साथ।
- रिबेट: ERPFlow में क्रेडिट नोट दस्तावेज़ नहीं है। रद्द के रूप में चिह्नित करें और डुप्लिकेट करें पूरे रद्दीकरण और दोबारा जारी करने को सँभालते हैं, पर आंशिक रिबेट के लिए आपके अकाउंटिंग सिस्टम से क्रेडिट नोट चाहिए।
हर ग्राहक का ग्राहक रिकॉर्ड नेट राजस्व और बकाया दिखाता है। ERPFlow प्रति कर्मचारी, प्रति ग्राहक या प्रति प्लेसमेंट मार्जिन नहीं दिखाएगा।