आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
यह सामान्य जानकारी है, टैक्स या कानूनी सलाह नहीं। नियम आपके देश और आपकी स्थिति पर निर्भर करते हैं, इसलिए टैक्स या कानून से जुड़ी किसी भी बात को अपने अकाउंटेंट से जाँच लें।
एडवांस और अंतिम भुगतान का इनवॉइस बनाने के लिए अलग-अलग नंबर के दो इनवॉइस जारी करें: एक तय हिस्से के लिए जब एडवांस देय हो, और एक बाक़ी रकम के लिए जब काम पूरा हो। हर एक अपनी रकम पर VAT दिखाता है, और दोनों मिलकर कोट की कुल रकम के बराबर होने चाहिए।
एडवांस का इनवॉइस कैसे बनाएँ?
एडवांस इनवॉइस तय कीमत के एक हिस्से का आम इनवॉइस है। उसमें वही ब्योरे चाहिए जो किसी भी और में होते हैं, आपके सामान्य क्रम का अगला नंबर, और एक लाइन जो बताए कि वह किस काम का है:
एडवांस: कोट QUO-2026-0042 का 30%, 4 मई 2026 को मंज़ूर। VAT समेत कुल काम का मूल्य €7,200.00।
इनवॉइस करने से पहले प्रतिशत तय कर लें। कोट पर लिखा "मंज़ूरी पर 30%" एडवांस इनवॉइस को किसी के लिए चौंकाने वाला नहीं रहने देता, और वह चरण कोट को इनवॉइस में बदलने की गाइड में है।
अंतिम भुगतान का इनवॉइस कैसे बनाएँ?
अंतिम इनवॉइस जो बचा है उसे बिल करता है, दो आम ढाँचों में से एक में। सिर्फ़ बाक़ी रकम बचे हिस्से को अपनी लाइन के रूप में दिखाता है और एडवांस का ज़िक्र एक नोट में करता है। पूरा काम घटाकर एडवांस पूरे काम को सूचीबद्ध करता है, फिर पहले इनवॉइस की गई रकम घटाता है। ग्राहक अक्सर दूसरा पसंद करते हैं क्योंकि वह पूरा काम एक पन्ने पर दिखाता है। पहला ग़लत पढ़ना ज़्यादा मुश्किल है, क्योंकि पन्ने पर एकमात्र कुल वही रकम है जो चुकानी है।
एक हल किया हुआ उदाहरण जो जुड़कर पूरा बैठता है
यह एक काल्पनिक उदाहरण है। एक बढ़ईगिरी फ़र्म €6,000 और VAT का कोट देती है, गणित आसान रखने के लिए 20% पर, जिसमें मंज़ूरी पर 30% और पूरा होने पर बाक़ी देय है।
| दस्तावेज़ | नेट | VAT (20%) | कुल |
|---|---|---|---|
| कोट QUO-2026-0042 | €6,000.00 | €1,200.00 | €7,200.00 |
| एडवांस इनवॉइस INV-2026-0041, 30% | €1,800.00 | €360.00 | €2,160.00 |
| अंतिम इनवॉइस INV-2026-0058, 70% | €4,200.00 | €840.00 | €5,040.00 |
| दोनों इनवॉइस मिलाकर | €6,000.00 | €1,200.00 | €7,200.00 |
पूरे काम वाले ढाँचे में अंतिम इनवॉइस ऐसा दिखता है:
| अंतिम इनवॉइस, पूरा काम घटाकर एडवांस | रकम |
|---|---|
| कोट के अनुसार बढ़ईगिरी, नेट | €6,000.00 |
| 20% पर VAT | €1,200.00 |
| काम का कुल | €7,200.00 |
| घटाएँ एडवांस इनवॉइस INV-2026-0041, 12 मई को चुकाया (नेट €1,800.00, VAT €360.00) | −€2,160.00 |
| देय बाक़ी (नेट €4,200.00, VAT €840.00) | €5,040.00 |
यह इनवॉइस आपके रिटर्न में जो VAT जोड़ता है वह €840 है, €1,200 नहीं। अगर आप €1,200 दर्ज करें तो आपने एडवांस के €360 दो बार चुका दिए।
क्या एडवांस पर VAT लगता है?
हाँ, जो एडवांस कीमत के हिस्से के रूप में गिना जाता है उस पर आमतौर पर VAT देय होता है। EU में VAT Directive का Article 65 कहता है कि जहाँ आपूर्ति से पहले खाते में भुगतान किया जाता है, वहाँ भुगतान मिलने पर और मिली हुई रकम पर VAT देय हो जाता है। Article 220 व्यावसायिक ग्राहक से खाते में भुगतान के लिए इनवॉइस माँगता है।
देश उस क्षण को पहले ला सकते हैं (Article 66), इसलिए अपने देश को जाँचें। UK में HMRC का Notice 700 कहता है कि ज़्यादातर एडवांस अग्रिम भुगतान हैं, और टैक्स पॉइंट वह तारीख है जब आप VAT इनवॉइस जारी करते हैं या पैसा पाते हैं, जो भी पहले हो (पैराग्राफ़ 14.2.2 और 14.2.3)।
"मिली हुई रकम पर" का मतलब है कि जिस एडवांस को आपने गोल आँकड़े में कोट किया, उसमें उसका VAT पहले से शामिल है। गणना है रकम × दर ÷ (100 + दर), इसलिए 20% पर €1,000 के एडवांस में €166.67 VAT और €833.33 नेट होता है। €1,000 के ऊपर 20% जोड़ देना यहाँ की सबसे आम ग़लती है।
आगे से लिया गया सारा पैसा एक जैसा नहीं माना जाता:
| आगे से लिया गया पैसा | आमतौर पर माना जाता है | क्या मिलने पर VAT? |
|---|---|---|
| कीमत की ओर एडवांस | अग्रिम भुगतान | आमतौर पर हाँ |
| काम के दौरान चरण का भुगतान | कीमत का हिस्सा | आमतौर पर हाँ |
| किराए के उपकरण की क्षति के विरुद्ध वापसी योग्य सिक्योरिटी | सिक्योरिटी, किसी आपूर्ति का भुगतान नहीं | आमतौर पर नहीं |
अगर एडवांस और काम पूरा होने के बीच VAT दर बदलती है, तो EU का डिफ़ॉल्ट वह दर है जो VAT देय होने के समय लागू थी (Article 93), जिससे एक काम पर दो दरें हो सकती हैं। राष्ट्रीय संक्रमण नियम उसे बदल सकते हैं, इसलिए जब काम के बीच में दर बदले तो अपने अकाउंटेंट से पूछें। अगर पैसा इनवॉइस जारी करने से पहले आ जाए, तो इनवॉइस पर भुगतान की तारीख भी दिखनी चाहिए (Article 226)।
कितना एडवांस माँगना चाहिए?
एडवांस कम से कम उतना कवर करे जितना आप खोते अगर आपके शुरू करने के बाद ग्राहक पीछे हट जाए: सामग्री जो आपको ख़रीदनी है, सब-कॉन्ट्रैक्टर जिन्हें आपको बुक करना है, दूसरा काम जो आप मना करते हैं। ऊपर के उदाहरण में, €1,800 नेट तब सार्थक है जब कोई साइट पर पहुँचे उससे पहले फ़र्म को €1,500 की लकड़ी ख़रीदनी हो। अपनी लागत से शुरू करें, फिर ऐसे प्रतिशत तक गोल करें जो कोट पर लिखना आसान हो।
क्या इनवॉइस जारी किए बिना एडवांस माँग सकते हैं?
हाँ, कई देशों में आप भुगतान के अनुरोध या प्रो फ़ॉर्मा से एडवांस माँग सकते हैं, जो टैक्स दस्तावेज़ नहीं है। HMRC कहता है कि प्रो फ़ॉर्मा पर साफ़ "this is not a VAT invoice" (यह VAT इनवॉइस नहीं है) लिखा होना चाहिए, और उससे VAT वापस क्लेम नहीं किया जा सकता (Notice 700, पैराग्राफ़ 17.3)। असली इनवॉइस पैसा आने पर आता है।
यह वहाँ मायने रखता है जहाँ इनवॉइस जारी करना ख़ुद VAT की देनदारी बना दे। मार्च में भेजा और मई में चुकाया गया इनवॉइस वरना आपसे उस एडवांस पर VAT चुकवा सकता है जो आपको मिला ही नहीं।
वे ग़लतियाँ जिनसे एडवांस इनवॉइस बिगड़ते हैं
- VAT समेत एडवांस पर और VAT जोड़ना। कुछ जोड़ने से पहले पता करें कि ग्राहक किस आँकड़े पर सहमत हुआ था।
- अंतिम इनवॉइस पर पूरा VAT आँकड़ा। तब आपका रिटर्न एडवांस का VAT दो बार गिनता है।
- ऐसा अंतिम इनवॉइस जो काम का कुल देय दिखाता है। कुछ ग्राहक ठीक वही चुकाएँगे जो बोल्ड लाइन कहती है।
- कोई आपसी संदर्भ नहीं। अंतिम इनवॉइस में एडवांस इनवॉइस का नाम हो, ताकि साल भर बाद किसी को हिसाब न लगाना पड़े।
- बिना सहमति के एडवांस को "वापसी रहित" कहना। सिर्फ़ शब्द शायद टिके नहीं, ख़ासकर निजी ग्राहकों के साथ।
दो की जगह कई चरणों के लिए, देखें चरणबद्ध बिलिंग। अगर ग्राहक बस एक इनवॉइस का कुछ हिस्सा चुकाता है, तो वह आंशिक भुगतान है, और उसे दूसरे इनवॉइस की ज़रूरत नहीं।
ERPFlow में एडवांस और अंतिम भुगतान का इनवॉइस
ERPFlow में एडवांस इनवॉइस का कोई प्रकार नहीं है। एडवांस बदली हुई लाइन वाला आम इनवॉइस है।
कोट खोलें और हर चरण के लिए एक बार इनवॉइस में बदलें चुनें। हर बदलाव पूरे कोट का नया ड्राफ़्ट बनाता है, जो दोनों तरफ़ से उससे जुड़ा होता है, इसलिए जारी करने से पहले उस ड्राफ़्ट को उस चरण के हिस्से तक घटा दें। लाइनों को एक "एडवांस: कोट का 30%..." लाइन से बदलना आमतौर पर सबसे अच्छा पढ़ा जाता है। नियत तारीख कोट की भुगतान की शर्त से आती है, और जारी करने पर इनवॉइस को अपना नंबर मिलता है और वह अंतिम हो जाता है।
ऊपर वाला पूरे काम का ढाँचा ERPFlow में संभव नहीं है, क्योंकि लाइन ऋणात्मक नहीं हो सकती: मात्रा शून्य से ऊपर होनी चाहिए और कीमत शून्य से नीचे नहीं हो सकती। सिर्फ़ बाक़ी रकम वाला ढाँचा इस्तेमाल करें और एडवांस का ज़िक्र नोट्स में करें, जो PDF पर छपते हैं:
€2,160.00 का एडवांस 12 मई 2026 को इनवॉइस INV-2026-0041 के तहत चुकाया गया।
हर भुगतान उसके अपने इनवॉइस के सामने दर्ज करें। टैक्स दरें हर लाइन पर लगती हैं, और टैक्स रिपोर्टिंग ख़ुद इनवॉइस से पढ़ती है। ERPFlow यह तय नहीं करता कि आपके देश में VAT कब देय होता है और आपका रिटर्न दाख़िल नहीं करता, इसलिए अगर एडवांस का इनवॉइस एक अवधि में बना और भुगतान दूसरी में हुआ, तो अपने अकाउंटेंट को बताएँ। प्रो फ़ॉर्मा दस्तावेज़ भी नहीं है, और ग्राहक एडवांस ऑनलाइन नहीं चुका सकते या कोट ऑनलाइन स्वीकार नहीं कर सकते: कोट को मंज़ूर आप ख़ुद चिह्नित करते हैं।