आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
यह सामान्य जानकारी है, टैक्स या कानूनी सलाह नहीं। नियम आपके देश और आपकी स्थिति पर निर्भर करते हैं, इसलिए टैक्स या कानून से जुड़ी किसी भी बात को अपने अकाउंटेंट से जाँच लें।
बिल योग्य घंटों को इनवॉइस में बदलने के लिए अपने टाइम लॉग को कट-ऑफ़ तारीख पर बंद करें, प्रविष्टियों की समीक्षा करें, उन्हें कुछ लाइनों में समूहित करें, घंटों को तय रेट से गुणा करें, टैक्स जोड़ें और बताएँ कि काम किस अवधि का है। विस्तृत लॉग हाथ में रखें, क्योंकि कोई आँकड़ा चौंकाए तो क्लाइंट सबसे पहले वही माँगता है।
घंटों के इनवॉइस में क्या दिखाना चाहिए?
घंटे के काम के इनवॉइस में दिखना चाहिए कि क्या हुआ, कितना हुआ, किस रेट पर और कब। EU में VAT इनवॉइस को "दी गई सेवाओं की सीमा और प्रकृति", VAT छोड़कर इकाई मूल्य, और आपूर्ति की तारीख बतानी होती है, जहाँ वह जारी करने की तारीख से अलग हो (VAT निर्देश का अनुच्छेद 226)।
घंटे के काम में सीमा घंटों की संख्या है, इकाई मूल्य रेट है, और आपूर्ति की तारीख काम की अवधि है। बाकी ज़रूरी फ़ील्ड VAT इनवॉइस टेम्पलेट के फ़ील्ड, समझाए गए में हैं। राष्ट्रीय नियम इनमें और जोड़ते हैं, और EU के बाहर के देशों के अपने नियम हैं।
इनवॉइस की लाइनें कितनी विस्तृत हों?
ज़्यादातर क्लाइंट के लिए हर काम और हर रेट पर एक लाइन ठीक रहती है। इससे बारीक कुछ भी इनवॉइस के साथ भेजे जाने वाले समय सारांश में जाना चाहिए, क्योंकि 60 लाइनों वाला इनवॉइस 60 लाइनों की बहस को न्योता देता है।
| क्लाइंट या कॉन्ट्रैक्ट | लाइनों में क्या दिखे |
|---|---|
| एक रेट पर एक काम | एक लाइन: काम, अवधि, घंटे, रेट |
| कई काम या कॉस्ट सेंटर | हर काम की एक लाइन, ताकि हर एक का अलग कोड बन सके |
| ग्रेड के अनुसार अलग रेट | हर काम और हर रेट की एक लाइन |
| ऐसा कॉन्ट्रैक्ट जो फ़ॉर्मेट तय करता है, जैसा बीमा कंपनियाँ और सरकारी निकाय अक्सर करते हैं | सारांश लाइनें, साथ में ठीक उसी फ़ॉर्मेट में बैकअप जो कॉन्ट्रैक्ट माँगे |
| सीमा या अनुमान वाला काम | सामान्य लाइनें, साथ में आपके कवरिंग नोट में सीमा के मुक़ाबले चलता कुल |
टाइम लॉग से इनवॉइस तक, चरण-दर-चरण
- कट-ऑफ़ तय करें। महीने का अंत, काम का अंत, या जो भी आपने तय किया। उस तारीख के बाद के घंटे अगले इनवॉइस का इंतज़ार करते हैं।
- छूटा हुआ समय माँगें। कुछ भी जाँचने से पहले सबकी प्रविष्टियाँ आ जाने दें।
- लॉग को फ़िल्टर करें: इस क्लाइंट, इस अवधि, बिल योग्य और अभी इनवॉइस न हुए।
- क्लाइंट की नज़र से समीक्षा करें। धुंधली प्रविष्टियाँ दोबारा लिखें, अपना दोबारा किया काम निकालें और रेट जाँचें।
- एक बार राउंड करें, समझौते के बिलिंग इंक्रीमेंट के अनुसार।
- लाइनों में समूहित करें और काम और रेट के अनुसार घंटों का कुल निकालें।
- मिलान करें। दर्ज घंटे में से चार्ज न किए घंटे घटाएँ, तो वे बिल किए घंटों के बराबर होने चाहिए।
- खर्च जोड़ें अपनी-अपनी लाइनों के रूप में। प्रतिपूर्ति योग्य खर्चों का इनवॉइस कैसे बनाएँ देखें।
- जारी करें, फिर लॉग पर निशान लगाएँ। हर प्रविष्टि के बगल में इनवॉइस नंबर लिखें, ताकि कोई घंटा दो बार बिल न हो।
एक उदाहरण: एक महीने के घंटे, तीन लाइनें
यह एक काल्पनिक उदाहरण है। एक छोटी कंसल्टेंसी एक क्लाइंट के लिए मार्च 2026 बंद करती है। वरिष्ठ सलाहकार €120 प्रति घंटा और एनालिस्ट €75 प्रति घंटा बिल करता है, दो कामों में। एनालिस्ट के 1.50 घंटे की एक प्रविष्टि फ़र्म की अपनी गलती का दोबारा किया हुआ काम थी, इसलिए वह चार्ज नहीं होती।
| काम और ग्रेड | दर्ज घंटे | चार्ज नहीं | बिल किए घंटे | रेट | नेट |
|---|---|---|---|---|---|
| मार्केट रिव्यू, वरिष्ठ | 14.50 | 0.00 | 14.50 | €120 | €1,740.00 |
| मार्केट रिव्यू, एनालिस्ट | 23.50 | 1.50 | 22.00 | €75 | €1,650.00 |
| बोर्ड पेपर, वरिष्ठ | 6.00 | 0.00 | 6.00 | €120 | €720.00 |
| कुल | 44.00 | 1.50 | 42.50 | €4,110.00 |
20% पर VAT €822.00 जोड़ता है, इसलिए इनवॉइस का कुल €4,932.00 है।
मिलान आख़िरी पंक्ति है: 44.00 − 1.50 = 42.50। अगर ये आँकड़े मेल न खाएँ, तो कोई प्रविष्टि गायब हो गई है या दो बार गिनी गई है, और यह अभी पता करना कहीं सस्ता है। क्या आप 1.50 घंटे को शिष्टाचार के तौर पर इनवॉइस पर दिखाएँ, यह अलग फ़ैसला है, जो राइट-डाउन बनाम राइट-ऑफ़ में है।
कॉपी करने लायक शब्दावली
लाइन का एक विवरण जो आम सवालों का जवाब देता है:
मार्केट रिव्यू, वरिष्ठ कंसल्टेंट, 1 से 31 मार्च 2026: 14.50 घंटे €120.00 प्रति घंटे पर।
एक कवरिंग नोट जो सवाल उठने से पहले ही जवाब दे देता है:
मार्च के लिए हमारा इनवॉइस संलग्न है: मार्केट रिव्यू और बोर्ड पेपर में कुल 42.50 घंटे। समय का सारांश भी संलग्न है, ताकि आप देख सकें कि घंटे किस पर गए। अगर किसी चीज़ को दोबारा देखने की ज़रूरत हो तो मुझे बताइए।
और संस्करण इनवॉइस ईमेल टेम्पलेट की गाइड में हैं।
क्लाइंट घंटे वाले इनवॉइस पर सवाल क्यों उठाते हैं?
क्लाइंट घंटे वाले इनवॉइस पर तब सवाल उठाते हैं जब कुल राशि उन्हें चौंकाती है, घंटों पर शक की वजह से कम।
- बिना चेतावनी अनुमान से ऊपर। इसे पास करने से पहले बताएँ, जब तक वे योजना बदल सकते हैं।
- ऐसी प्रविष्टियाँ जो आपकी डायरी जैसी पढ़ी जाती हैं। "Internal catch-up" क्लाइंट को बताता है कि वह आपकी मीटिंगों का पैसा दे रहा है।
- देर से आया इनवॉइस। तीन महीने पुराने घंटे जाँचना मुश्किल और उन पर विवाद करना आसान है।
- ऐसा रेट जिसका किसी ने ज़िक्र नहीं किया। कोई भी बढ़ोतरी पहले तय करें। रेट बढ़ाने का पत्र की गाइड में शब्दावली है।
ERPFlow में बिल योग्य घंटों का इनवॉइस
ERPFlow में आज टाइमर या टाइमशीट नहीं है, और प्रोजेक्ट कार्ड पर दर्ज समय इनवॉइस की लाइनें नहीं बनता। टाइम ट्रैकिंग, ट्रैक किए गए समय को इनवॉइस में बदलने सहित, जल्द आ रहा है।
आज आप घंटे उन्हें दर्ज करके बिल करते हैं। अपने प्रति घंटे के दाम के साथ एक सेवा बनाएँ, अगर रेट अलग हैं तो हर ग्रेड की एक, और उसे नए इनवॉइस में जोड़ें। उसे चुनने से विवरण और दाम भर जाते हैं। आप घंटों को मात्रा के रूप में टाइप करते हैं, जिसमें दो दशमलव स्थान रखे जा सकते हैं, विवरण में काम और अवधि जोड़ते हैं, और उस लाइन की कर दर चुनते हैं। PDF में इकाई का कॉलम नहीं है, इसलिए विवरण में "hours" लिखें।
- ग्राहक का परचेज़ ऑर्डर ऑर्डर संख्या फ़ील्ड में जाता है, जो PDF पर छपता है।
- समय का सारांश अलग से भेजना होगा। इनवॉइस के अटैचमेंट कार्ड की फ़ाइलें आंतरिक होती हैं और ग्राहक को कभी ईमेल नहीं की जातीं, इसलिए सारांश खुद भेजें या मुख्य आँकड़े लाइन के विवरण या नोट्स में रखें।
- प्रोजेक्ट को जुड़े दस्तावेज़ के अंतर्गत जोड़ा जा सकता है, जो भी आंतरिक है।
- जारी होने के बाद इनवॉइस अंतिम होता है। गलत आँकड़े को रद्द के रूप में चिह्नित करें और डुप्लिकेट करें से सुधारा जाता है।
अगर आप प्रोजेक्ट इस्तेमाल करते हैं, तो कार्ड का लगा समय कुल आपके लॉग के मुक़ाबले एक काम की जाँच है, हालाँकि उसमें तारीखें नहीं हैं और व्यक्ति के अनुसार बँटवारा नहीं है।