आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
यह सामान्य जानकारी है, टैक्स या कानूनी सलाह नहीं। नियम आपके देश और आपकी स्थिति पर निर्भर करते हैं, इसलिए टैक्स या कानून से जुड़ी किसी भी बात को अपने अकाउंटेंट से जाँच लें।
मासिक रिटेनर का इनवॉइस बनाने के लिए हर महीने उसी तारीख को तय फ़ीस का इनवॉइस जारी करें, उसमें वह अवधि लिखें जिसे वह कवर करता है, और अनुबंध में बताई गई नियत तारीख रखें। रिटेनर के बाहर के काम को उसकी अपनी लाइन में बिल करें। एडवांस में बिल करना, ताकि भुगतान महीना शुरू होने से पहले आ जाए, सुरक्षित आदत है।
मासिक रिटेनर इनवॉइस में क्या लिखा होना चाहिए?
मासिक रिटेनर इनवॉइस में वह सब चाहिए जो सामान्य इनवॉइस में होता है, साथ में वह अवधि जिसे वह कवर करता है, उसके पीछे का अनुबंध और कोई अतिरिक्त चीज़ें। अवधि वह हिस्सा है जो लोग छोड़ देते हैं, और ग्राहक की अकाउंट्स टीम उसके बिना इनवॉइस को सही महीने में दर्ज नहीं कर सकती।
यह एक काल्पनिक उदाहरण है, 25 मार्च का अप्रैल के लिए इनवॉइस, एक एजेंसी की ओर से जो अपनी फ़ीस एडवांस में बिल करती है।
| लाइन | मात्रा | कीमत | नेट |
|---|---|---|---|
| मासिक रिटेनर: मार्केटिंग सहायता, अप्रैल 2026, 1 सितंबर 2025 के अनुबंध के अनुसार | 1 | €2,000.00 | €2,000.00 |
| फ़रवरी में सीमा से अधिक अतिरिक्त घंटे | 2 | €110.00 | €220.00 |
| उप-योग | €2,220.00 | ||
| 20% पर VAT | €444.00 | ||
| कुल | €2,664.00 |
आप किस तरह के रिटेनर का इनवॉइस बना रहे हैं?
"रिटेनर" तीन अलग व्यवस्थाओं को कवर करता है, और हर एक का इनवॉइस अलग बनता है। मार्केटिंग एजेंसियाँ और कंसल्टेंट ज़्यादातर पहले दो का मतलब रखते हैं। वकील अक्सर तीसरे का।
| प्रकार | ग्राहक किसके लिए भुगतान करता है | इनवॉइस कैसे बनाएँ |
|---|---|---|
| तय फ़ीस | हर महीने तय दायरा | हर महीने वही रकम |
| घंटों का बैंक | घंटों की एक तय संख्या, अतिरिक्त तय रेट पर | वही रकम, साथ में किसी अतिरिक्त के लिए एक लाइन |
| खाते में रखा पैसा | भावी फ़ीस के विरुद्ध एडवांस, जो कमाए जाने तक रखा जाता है | पहले भुगतान का अनुरोध, फिर उसके विरुद्ध निकाले गए इनवॉइस |
खाते में रखा पैसा क्लाइंट-मनी के नियमों के अधीन हो सकता है, इसलिए कोई लॉ फ़र्म यहाँ से कुछ भी कॉपी करने से पहले अपने नियामक से पूछ ले। अगर आप अब भी रिटेनर और घंटे के हिसाब से बिल के बीच चुन रहे हैं, तो देखें कंसल्टेंट: घंटे बनाम रिटेनर बिलिंग।
रिटेनर को एडवांस में बिल करें या बाद में?
रिटेनर को एडवांस में बिल करना आमतौर पर बेहतर चुनाव है, क्योंकि पैसा काम से पहले आता है और जो ग्राहक भुगतान बंद कर दे उसे आपके ज़्यादा खोने से पहले रोका जा सकता है। दिसंबर के काम के लिए दोनों ऐसे दिखते हैं।
| एडवांस में | बाद में | |
|---|---|---|
| इनवॉइस की तारीख | 25 नवंबर | 1 जनवरी |
| नियत तारीख | 1 दिसंबर | 15 जनवरी |
| पहले काम से पहले भुगतान तक के दिन | 0 | 45 |
| अतिरिक्त | अगले इनवॉइस पर बिल | उसी इनवॉइस पर बिल |
| किसके लिए सबसे अच्छा | तय फ़ीस और तय दायरा | बदलने वाला काम, या ऐसे ग्राहक जिनके सिस्टम को भुगतान से पहले काम पूरा चाहिए |
दिसंबर के काम के लिए नवंबर की तारीख वाला रिटेनर इनवॉइस आमतौर पर आपके खातों में दिसंबर का होता है, नवंबर का नहीं। अपने बहीखाताकार को बताएँ कि आप किस तरह बिल करते हैं, ताकि राजस्व सही महीने में पड़े।
रिटेनर इनवॉइस पर VAT कब देय होता है?
मासिक रिटेनर पर VAT आमतौर पर अवधि-दर-अवधि देय होता है, और अग्रिम भुगतान उसे आगे ले आता है। VAT Directive का Article 64 लगातार भुगतानों वाली सेवा को हर अवधि के अंत में पूरी मानता है, और Article 65 अग्रिम भुगतान मिलने पर VAT को देय बनाता है। सदस्य देश Article 66 के तहत इसमें फेरबदल कर सकते हैं।
UK में HMRC का Notice 700 कहता है कि लगातार आपूर्ति का टैक्स पॉइंट हर बार तब बनता है जब आप VAT इनवॉइस जारी करते हैं या भुगतान पाते हैं, जो भी पहले हो (पैराग्राफ़ 14.3)। तो अप्रैल के लिए 25 मार्च को जारी रिटेनर इनवॉइस उस रिटर्न में आता है जो 25 मार्च को कवर करता है। वही पैराग्राफ़ आपको नियमित भुगतानों के एक साल तक के लिए एक VAT इनवॉइस जारी करने देता है, जिसमें हर भुगतान की नेट रकम, नियत तारीख, VAT दर और VAT सूचीबद्ध हो। यह उस ग्राहक के लिए ठीक है जो एक दस्तावेज़ चाहता है।
रिटेनर से ज़्यादा या कम घंटे कैसे बिल करें?
रिटेनर से ज़्यादा या कम घंटे उस नियम से बिल होते हैं जो आपने पहले तय किया था, ऐसे नियम से नहीं जो आप हर महीने सुलझाते हैं। नियम के तीन हिस्से चाहिए: अतिरिक्त घंटे की कीमत क्या है, क्या बिना इस्तेमाल घंटे आगे जाते हैं, और आगे गए घंटे कब ख़त्म होते हैं।
यह एक काल्पनिक उदाहरण है। एक एजेंसी 20 घंटे के लिए €2,000 महीना लेती है। अतिरिक्त घंटे €110 हैं। बिना इस्तेमाल घंटे सिर्फ़ अगले महीने में जाते हैं।
| महीना | उपलब्ध घंटे | काम किए घंटे | नतीजा | बिल करने को अतिरिक्त |
|---|---|---|---|---|
| जनवरी | 20 | 16 | 4 फ़रवरी में गए | €0 |
| फ़रवरी | 24 | 26 | 2 ज़्यादा | €220 |
| मार्च | 20 | 18 | 2 अप्रैल में गए | €0 |
तिमाही में यह 3 × €2,000 + €220, यानी €6,220 नेट है। 20% VAT पर, ग्राहक कुल €7,464 चुकाता है। हर इनवॉइस के साथ घंटों की गिनती भेजें, क्योंकि जो ग्राहक तालिका देख सकता है वह लाइन पर सवाल नहीं उठाता।
अनुबंध के लिए शब्द:
रिटेनर: €2,000.00 और VAT प्रति कैलेंडर महीना, मार्केटिंग सहायता के अधिकतम 20 घंटे कवर करता है। पिछले महीने की 25 तारीख को इनवॉइस होता है और 1 तारीख तक देय है। बिना इस्तेमाल घंटे सिर्फ़ अगले महीने में जाते हैं, फिर ख़त्म हो जाते हैं। सीमा से ऊपर के घंटे €110.00 प्रत्येक हैं, अगले इनवॉइस पर बिल होते हैं। कोई भी पक्ष 30 दिन की लिखित सूचना देकर इस रिटेनर को समाप्त कर सकता है।
वे ग़लतियाँ जिनसे रिटेनर में रिसाव होता है
- ग़लत महीने का नाम लेने वाली लाइन। पिछले महीने के नाम के साथ आगे कॉपी किया गया टेम्पलेट सवाल उठवाता है, और सवाल भुगतान में देरी करता है।
- बिना किनारों का दायरा। अगर अनुबंध नहीं बताता कि उसके बाहर क्या है, तो सब कुछ उसके अंदर आ जाता है।
- ऐसे घंटे जिन्हें कोई गिनता नहीं। जो अतिरिक्त आपने दर्ज नहीं किया उसे बिल नहीं कर सकते, और गिनती के बिना फ़ीस का बचाव नहीं कर सकते।
- ऐसी फ़ीस जो कभी नहीं हिलती। अनुबंध में सालाना समीक्षा रखें, और उसे बढ़ाने के तरीक़े के लिए रेट बढ़ाने के पत्र की गाइड देखें।
- ऐसी शर्तें जो काम से आगे निकल जाएँ। एडवांस वाले रिटेनर पर Net 30 उसे बाद में बिल करने में बदल देता है। भुगतान की शर्तें महीने की पहली तारीख तक देय होनी चाहिए।
ERPFlow में मासिक रिटेनर इनवॉइस सेट करना
ERPFlow में आवर्ती इनवॉइस रिटेनर को तय समय पर बिल करता है। वह इनवॉइस जारी करता है और कभी पैसा वसूल नहीं करता: कुछ भी कार्ड चार्ज नहीं करता या भुगतान नहीं लेता, इसलिए ग्राहक सामान्य तरीक़े से भुगतान करता है और आप उसे दर्ज करते हैं। अतिदेय रिटेनर इनवॉइस के रिमाइंडर हाथ से भेजे जाते हैं।
ग्राहक का कोई इनवॉइस खोलें और आवर्ती बनाएँ चुनें, या इनवॉइस > आवर्ती से शुरू करें। उसे मासिक पर सेट करें, पहली तारीख और भुगतान की शर्त चुनें, फिर हर ग्राहक को ईमेल करें या ड्राफ़्ट बनाएँ चुनें। अपनी कीमत वाली सेवा लाइन भर देती है। हर बार चलने पर हर ग्राहक के लिए एक आम इनवॉइस बनता है, जिस पर चलने के दिन की तारीख होती है, जो किसी भी और की तरह भुगतान और रिमाइंडर लेता है और आपके प्लान की मासिक इनवॉइस सीमा में गिना जाता है।
लाइनें ठीक वैसी ही दोहराई जाती हैं, महीने के लिए कोई फ़ील्ड नहीं है। लाइन के शब्द ऐसे रखें कि वह सच बनी रहे, जैसे "मासिक रिटेनर: इनवॉइस की तारीख के बाद वाले कैलेंडर महीने की सेवाएँ", या ड्राफ़्ट बनाएँ इस्तेमाल करें और जारी करने से पहले हर ड्राफ़्ट में महीना और कोई अतिरिक्त चीज़ें टाइप करें। अतिरिक्त चीज़ें इनवॉइस पर लाने का तरीक़ा भी ड्राफ़्ट ही हैं, क्योंकि आनुपातिक बिलिंग या उपयोग-आधारित बिलिंग नहीं है। दो कार्यक्रमों पर चलने वाले ग्राहक को दो इनवॉइस मिलते हैं, कभी एक मिला हुआ नहीं।
प्रोजेक्ट में कार्ड का लगा समय फ़ील्ड घंटे और मिनट में टाइप किया जाता है और प्रोजेक्ट व ग्राहक के हिसाब से जुड़ता है, इसलिए वह सीमा के विरुद्ध आपकी गिनती रख सकता है। वह समय इनवॉइस की लाइनें नहीं बनता: घंटे इनवॉइस पर रेट और मात्रा लिखकर बिल होते हैं। टाइम ट्रैकिंग, ट्रैक किए गए समय को इनवॉइस में बदलने सहित, जल्द आ रहा है।